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Peak Atlas

Problema · Só apagando incêndios

Todo dia um novo incêndio. E amanhã, o mesmo de novo.

Quem só reage resolve problemas rápido, mas nunca de vez. Geralmente, os mesmos incêndios voltam, porque a causa nunca ganha uma data.

Encontrar a causaEntender as causas

Análise de causas

De onde os incêndios vêm.

Pense nas últimas quatro semanas, não na pior delas. O resultado aponta o padrão por trás do trabalho reativo e um primeiro passo.

01Com que frequência o mesmo problema volta?
02Quão cheia está a semana antes de começar?
03Quem é chamado quando há um incêndio?
04Como as solicitações e os problemas chegam até vocês?

0 de 4 respondidas

Seu resultado

Responda a todas as perguntas. Aqui aparecerá onde o problema provavelmente surge e qual pequeno passo ajuda primeiro.

Premissas e limites

  • O check mostra padrões, não culpados. Apagar incêndios é quase sempre um problema do sistema, não das pessoas.
  • Algumas funções são reativas por natureza, como o suporte. Nesse caso, o objetivo é previsibilidade, não zero interrupções.
  • Suas respostas ficam no navegador e não são salvas em lugar nenhum.

Seus dados ficam neste navegador. Nada é salvo nem enviado.

Como você percebe

Sempre em ação. Nunca chega ao objetivo.

  • Você começa o dia com um plano e o termina com cinco problemas não planejados.
  • A mesma falha volta todo mês, só que com outro cliente.
  • Temas estratégicos estão sendo empurrados para a semana seguinte há semanas.

Entender as causas

Quatro fontes de trabalho reativo.

  1. 01

    As causas não são eliminadas

    Como você percebe
    Os mesmos problemas reaparecem de tempos em tempos.
    Por que acontece
    Apagar é rápido; resolver exige um tempo que nunca está planejado.
    O que ajuda
    Tratar, por mês, um incêndio recorrente como um pequeno projeto com prazo.
    Limite
    Nem toda causa pode ser eliminada; às vezes basta um guia claro.
  2. 02

    Nenhuma folga no plano

    Como você percebe
    Cada interrupção adia algo planejado.
    Por que acontece
    As semanas são planejadas até a última hora.
    O que ajuda
    Reservar conscientemente tempo livre para imprevistos.
    Limite
    Se a folga for totalmente usada toda semana, o problema é o volume, não o plano.
  3. 03

    Uma pessoa como gargalo

    Como você percebe
    Sem uma determinada pessoa, nada anda quando há problemas.
    Por que acontece
    Conhecimento e poder de decisão estão com uma única pessoa.
    O que ajuda
    Documentar casos recorrentes e delegar decisões até um limite.
    Limite
    No começo, delegar leva mais tempo do que fazer você mesmo.
  4. 04

    Nenhuma entrada fixa

    Como você percebe
    As solicitações chegam por e-mail, chat, telefone e no corredor.
    Por que acontece
    Sem uma entrada comum, tudo cai direto em pessoas específicas.
    O que ajuda
    Um lugar para as solicitações e horários fixos para organizá-las.
    Limite
    Não dá para reeducar os clientes; a entrada precisa funcionar internamente.

Caminhos de solução

De apagar a prevenir.

Comparação de soluções para quem vive apagando incêndios no dia a dia
CaminhoBasta seLimite
Lista de incêndios e uma rodada semanal de causasVocês são uma equipe pequena e os incêndios são administráveis.Exige alguém que conduza a rodada, mesmo quando há um incêndio no momento.
Processos documentados para casos recorrentesOs mesmos casos voltam sempre e podem ser descritos.Os processos precisam ser mantidos; caso contrário, logo deixam de corresponder à realidade.
Um sistema de tickets ou de helpdeskA maioria dos incêndios chega como solicitações de clientes.Organiza as solicitações, mas não elimina as causas internas.
Peak OneGargalo, compromissos com prazo e suas três prioridades devem aparecer em um só quadro.O Peak One mostra onde está travando e o que vence hoje. Ainda assim, alguém com tempo para isso precisa eliminar a causa.

Peak One em ação

Do incêndio à causa.

  1. GatilhoPor que está pegando fogo de novo?
  2. 01 · CompromissoSinalCommitments Today, no Peak Accountability, mostra quais compromissos vencem hoje ou estão em risco.
  3. 02 · GargaloCompreensãoActive Constraint no Peak Constraints mostra por que algo é o gargalo e quanto ele custa.
  4. 03 · GargaloDecisãoConstraint Resolution registra como vocês resolvem o gargalo.
  5. 04 · TarefaAçãoA solução vira uma das três tarefas no Focus Three, em vez de esperar ao lado do dia a dia.
Resultado: O incêndio mais frequente ganha uma data, em vez de ser apagado de novo toda semana.

Os apps para isso

Disponível no Peak One.

Três passos

Observar por uma semana. Depois, resolver um incêndio.

  1. 01 / 03

    Anotar os incêndios

    Durante uma semana, anote cada problema não planejado em uma linha: o quê, de onde, quanto tempo.

  2. 02 / 03

    Escolher o mais frequente

    Qual incêndio aparece com mais frequência ou custa mais tempo? Só esse.

  3. 03 / 03

    Agendar a causa

    Dê à solução uma data fixa e um responsável, como em qualquer outro projeto.

Perguntas frequentes

Respondido em poucas palavras.

Apagar incêndios não é simplesmente parte do trabalho?

Uma parte, sim. Vira um problema quando os mesmos incêndios voltam e nunca sobra tempo para o que é importante. Aí já não é acaso, é um padrão.

Qual é a diferença em relação a ter tarefas demais?

Com tarefas demais, o problema é a lista. Quando você vive apagando incêndios, interrupções externas determinam o dia, por melhor que seja a lista.

E se o gargalo for eu mesmo?

Isso é comum quando tudo passa pela direção. Comece com um caso recorrente que você documenta e delega. Mais sobre isso na página sobre o gargalo da direção.

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O que faz parte.

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✦ Um princípio Peak

Entender antes de mudar. Assim, cada passo faz efeito.

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Gargalos típicos em empresas em crescimento, cada um com uma ferramenta para testar na hora, as causas e o caminho que o Peak One prevê para resolvê-lo.

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