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Peak Atlas

Problema · Processos não documentados

Isso é sempre a Sabine que faz. Até a Sabine sair de férias.

Processos na cabeça funcionam enquanto a mesma pessoa estiver presente. Documentar não precisa ser um projeto de manual: um processo, cinco passos, uma página.

Descrever o primeiro processoEntender as causas

Modelo inicial de POP

Um processo. Cinco linhas.

Escolha um processo que acontece regularmente. O exemplo mostra uma nova solicitação de cliente; substitua-o pelo seu processo.

Seu plano

5 de 5 linhas completas.

Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.

Premissas e limites

  • O modelo ajuda no primeiro rascunho. Se o processo está certo, só se vê quando outra pessoa o executa depois.
  • Para processos com exigências legais ou de segurança, um modelo inicial não basta.

Seus dados ficam neste navegador. Nada é salvo nem enviado.

Como você percebe

O conhecimento existe. Só não está escrito.

  • Novas colegas aprendem observando e perguntando, por semanas.
  • O mesmo processo é feito por três pessoas de três jeitos, com três resultados.
  • Quando uma pessoa fica doente, um processo inteiro para.

Entender as causas

Por que ninguém documenta os processos.

  1. 01

    Documentar parece um grande projeto

    Como você percebe
    O manual está planejado há um ano.
    Por que acontece
    Tudo deveria ser descrito de uma vez, por isso ninguém começa.
    O que ajuda
    Começar com um único processo que acontece com frequência ou que dá errado com frequência.
    Limite
    Um processo não resolve tudo, mas mostra como se faz.
  2. 02

    Quem sabe não tem tempo

    Como você percebe
    Quem conhece o processo é justamente a pessoa que está sempre sobrecarregada.
    Por que acontece
    Documentar fica atrás do dia a dia.
    O que ajuda
    Outra pessoa anota enquanto a pessoa experiente executa o processo uma vez.
    Limite
    Mesmo assim, a pessoa experiente precisa revisar o rascunho uma vez.
  3. 03

    Os documentos ficam onde ninguém procura

    Como você percebe
    Existem guias, mas ninguém os encontra ou usa.
    Por que acontece
    A documentação fica separada do trabalho, em pastas sem estrutura.
    O que ajuda
    Reunir os guias em um lugar que a equipe já usa e fazer referência a eles no processo.
    Limite
    Mesmo uma boa documentação fica desatualizada se ninguém é responsável por mantê-la.

Caminhos de solução

Registrar os processos. O mais leve possível.

Comparação de soluções para processos de trabalho não documentados
CaminhoBasta seLimite
Modelo acima como documentoPoucos processos, que raramente mudam.É esquecido rapidamente no dia a dia se não estiver vinculado ao processo.
Vídeo de tela com uma nota curtaProcessos no computador que é melhor mostrar do que descrever.Difícil de pesquisar e trabalhoso de atualizar.
Wiki ou ferramenta de documentosMuitos processos que precisam ser encontrados e mantidos em conjunto.Descreve o processo, mas não o executa.
Peak OneVocê quer encontrar guias na equipe e automatizar processos recorrentes passo a passo.Você precisa primeiro descrever o processo; uma automação só roda depois que você a revisou e liberou.

Peak One em ação

Da cabeça ao processo que todos conhecem.

  1. GatilhoAfinal, como fazemos isso?
  2. 01 · DocumentoSinalA Document Library, no Peak Docs, mostra quais documentos e guias já existem.
  3. 02 · GuiaCompreensãoO processo é documentado como guia no Peak Docs e compartilhado com a equipe.
  4. 03 · ProcessoDecisãoAutomation Opportunities mostra o que vocês poderiam automatizar em seguida.
  5. 04 · WorkflowAçãoNo Peak Automations, a parte recorrente vira um fluxo com tarefas e aprovações, que você revisa, testa e libera.
Resultado: O processo fica em um lugar que a equipe encontra, e os passos recorrentes não dependem mais de uma única pessoa.

Os apps para isso

Documentar, depois aliviar.

Visualizações

O que já existe.

Três passos

Documentar o primeiro processo.

  1. 01 / 03

    Escolher um processo

    Escolha o processo que acontece com mais frequência ou que deu errado por último, não o mais importante.

  2. 02 / 03

    Anotar durante a execução

    Peça para a pessoa experiente executar o processo uma vez e anote cada passo.

  3. 03 / 03

    Pedir para outra pessoa testar

    Entregue a descrição a uma pessoa que não conhece o processo. Onde ela perguntar, falta algo.

Perguntas frequentes

Respondido em poucas palavras.

O que é um POP?

Um Standard Operating Procedure, em português Procedimento Operacional Padrão (POP): uma descrição curta de como um processo recorrente é executado passo a passo, quem o executa e como se reconhece o resultado.

Quão detalhada precisa ser a descrição de um processo?

Detalhado o suficiente para que uma pessoa nova consiga executar o processo sem perguntar. Nada além disso. Manuais longos ninguém lê no dia a dia.

O Peak One pode executar processos automaticamente?

Com o Peak Automations, você descreve um processo em palavras normais. Ele pode ter vários passos com tarefas, aprovações e tempos de espera e só roda depois que você o revisou, testou e liberou.

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O que faz parte.

Welt Value

✦ Um princípio Peak

Bons sistemas são silenciosos. Elas sustentam sem pressionar.

Uma estrutura clara

Mais problemas

Gargalos típicos em empresas em crescimento, cada um com uma ferramenta para testar na hora, as causas e o caminho que o Peak One prevê para resolvê-lo.

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