Problema · Prazos perdidos
O prazo era claro. Mesmo assim, não ficou pronto.
Prazos raramente estouram de uma vez. Eles desandam porque compromissos demais parecem igualmente importantes e o trabalho que os ameaça fica visível tarde demais.
Check de risco de prazos
O que vem primeiro? Três prazos, não dez.
Substitua os exemplos pelos seus prazos em aberto. Avalie cada um de 1 a 3: o que acontece em caso de atraso, e quão perto está o prazo?
Primeiro
- 1Proposta para o cliente novo, prazo quinta-feira
- 2Obter a aprovação da página inicial com o cliente
- 3Apresentação para o kick-off de segunda-feira
Depois:
- Preparar uma entrega de teste para o grande cliente
- Atualizar a descrição do processo interno
- Enviar os dados de faturamento para a contabilidade
Ordem: Consequências do atraso × Proximidade do prazo, em caso de empate vale Consequências do atraso. Abaixo de 3 pontos: eliminar ou delegar.
Premissas e limites
- A ordem surge das suas próprias avaliações. Ela não sabe nada sobre dependências entre as tarefas.
- Um prazo com avaliação baixa não é sem importância. Ele só não precisa do seu tempo primeiro.
Seus dados ficam neste navegador. Nada é salvo nem enviado.
Como você percebe
No dia do prazo o tempo fica curto.
- Os últimos dois dias antes de cada prazo são feitos de horas extras e mensagens ao cliente.
- Uma tarefa era conhecida há semanas, mas mesmo assim ninguém a começou.
- Prazos são adiados, mas não está definido quem avisa o cliente.
Entender as causas
Por que prazos estouram, embora todos o conheçam.
- 01
Estimativas otimistas demais
- Como você percebe
- Quase toda tarefa leva mais tempo do que o planejado.
- Por que acontece
- As estimativas contam com um tempo sem interrupções que não existe no dia a dia.
- O que ajuda
- Planejar uma margem de forma consciente e, ao concluir, comparar a estimativa com a duração real.
- Limite
- A margem só ajuda se não for preenchida imediatamente com trabalho novo.
- 02
Só a data final é conhecida
- Como você percebe
- Até pouco antes do fim, tudo parece dentro do plano.
- Por que acontece
- Sem marcos intermediários, não há um momento em que o atraso seja percebido cedo.
- O que ajuda
- Dividir cada prazo maior em dois ou três resultados intermediários, cada um com data própria.
- Limite
- Marcos intermediários demais geram burocracia em vez de progresso.
- 03
Tudo é igualmente urgente
- Como você percebe
- A equipe trabalha no tema mais barulhento, não no mais arriscado.
- Por que acontece
- Não há uma regra comum sobre qual prazo tem prioridade.
- O que ajuda
- Ordenar regularmente os prazos em aberto por consequência e proximidade, como no check acima.
- Limite
- Uma ordem não substitui a decisão sobre o que será cortado ou adiado.
- 04
Esperando por outros
- Como você percebe
- O próprio trabalho está pronto, mas faltam aprovações ou entregas de terceiros.
- Por que acontece
- Dependências de clientes ou colegas não constam em nenhum plano.
- O que ajuda
- Registrar tempos de espera como tarefa própria, com prazo e pessoa responsável.
- Limite
- Sobre a pontualidade dos outros, sua influência é limitada; mesmo assim, cobrar cedo ajuda.
Caminhos de solução
Cumprir prazos. Com a ferramenta que basta.
| Caminho | Basta se | Limite |
|---|---|---|
| Rodada semanal de prazos na equipe | Poucos projetos, uma equipe pequena e um horário fixo por semana. | O que desanda entre duas rodadas só é percebido na seguinte. |
| Agenda com marcos intermediários | Você trabalha sozinho, e seus prazos dependem de poucas pessoas. | Mostra datas, mas não quem está trabalhando nelas nem em que ponto estão. |
| Lista de tarefas com prazos | Cada tarefa tem uma pessoa responsável e uma data. | Sem olhar a carga de trabalho, prazos demais acabam com a mesma pessoa. |
| Peak One | Você quer ver prazos, compromissos e carga de trabalho nas mesmas tarefas. | As estimativas continuam sendo suas; o Peak One mostra riscos, mas não os evita sozinho. |
Peak One em ação
Antes que o prazo estoure, não depois.
- GatilhoQual prazo está em risco nesta semana?
- 01 · CompromissoSinalCommitments Today, no Peak Accountability, mostra quais compromissos vencem hoje ou estão em risco.
- 02 · TarefaCompreensãoO Upcoming Tasks mostra o que vem nos próximos dias, e o Project Board, em que etapa está cada tarefa.
- 03 · PessoaDecisãoO Team Capacity mostra quem ainda tem folga antes de você redistribuir trabalho ou renegociar o prazo.
- 04 · TarefaAçãoA tarefa em risco ganha no Peak Board um novo responsável ou um novo prazo.
Os apps para isso
Prazos visíveis no Peak One.
Commitments TodayDisponívelPeak AccountabilityQuais compromissos vencem hoje ou estão em risco?
Upcoming TasksDisponívelPeak TaskO que vem pela frente nos próximos dias?
Project BoardDisponívelPeak BoardEm que ponto do processo do projeto está cada tarefa?
Team CapacityDisponívelPeak PlanOnde há pessoas sobrecarregadas ou subutilizadas?
Três passos
Salvar o próximo prazo.
- 01 / 03
Todos os prazos em uma lista
Anote cada prazo em aberto das próximas duas semanas, inclusive os que estão só na sua cabeça.
- 02 / 03
Três primeiro
Ordene por consequência do atraso e proximidade do prazo e cuide primeiro dos três de cima.
- 03 / 03
Avisar cedo
Se um prazo não puder ser cumprido, avise o cliente agora, com uma nova data, não no dia do prazo.
Perguntas frequentes
Respondido em poucas palavras.
Quanta margem devo planejar para prazos?
Não existe um número fixo. Compare a estimativa com a duração real nas últimas tarefas concluídas. A diferença é a sua margem realista.
O que faço quando todos os prazos são igualmente importantes?
Então falta uma decisão, não uma ferramenta. Pergunte qual prazo causa o maior dano em caso de atraso e esclareça com os envolvidos qual pode ser adiado.
O Peak One me lembra de prazos?
O Peak One mostra compromissos vencidos e em risco e as tarefas dos próximos dias. Quais notificações existem em detalhe, você vê no app.
Continuar explorando
O que faz parte.
- FunçãoTarefas & projetosProjetos como board, tarefas no plano do dia, um chat por projeto.Ver
- FunçãoFocoNext 3, plano do dia e perfil de energia: começar menos, terminar mais.Ver
- Categoria de softwareSoftware de gestão de projetosCada tarefa do projeto com responsável, prazo e status visível.Ver
- Caso de usoPlanejamento semanalTrês prioridades por semana, planejadas no dia, derivadas da meta.Ver
- ProblemaSó apagando incêndiosO dia a dia é feito de apagar incêndios, e o importante fica para trás.Ver
- ProblemaProjetos fora de controleTodo projeto anda de algum jeito, mas ninguém sabe dizer onde ele realmente está.Ver
✦ Um princípio Peak
Comece menos. Concluir mais.
Foco é uma decisão
Mais problemas
Gargalos típicos em empresas em crescimento, cada um com uma ferramenta para testar na hora, as causas e o caminho que o Peak One prevê para resolvê-lo.
Resolva uma vez. O resto vem depois.
Os prazos foram prometidos e, mesmo assim, no dia nem tudo está pronto. Entre com o Google e veja sua empresa em um só lugar.
Plano Free · login com Google · configurado em cerca de dois minutos