Problema · Tarefas demais
Trinta tarefas em aberto. Três delas contam hoje.
Uma lista longa parece trabalho, mas não diz por onde você deve começar. Duas perguntas por tarefa bastam para encontrar as três que realmente fazem diferença.
Triagem de tarefas
Duas avaliações. Três tarefas.
Substitua os exemplos pelas suas tarefas e avalie cada uma de 1 a 3. No topo ficam as três com que você começa.
Primeiro
- 1Finalizar a proposta para o cliente Berger
- 2Conferir as faturas do mês passado
- 3Preparar a integração da nova colega
Depois:
- Revisar os textos do site
- Retornar a ligação do escritório de contabilidade
- Organizar os arquivos na pasta
- Montar a apresentação para sexta-feira
Ordem: Impacto × Urgência, em caso de empate vale Impacto. Abaixo de 3 pontos: eliminar ou delegar.
Premissas e limites
- A avaliação é sua; a ferramenta só calcula impacto vezes urgência.
- Tarefas que bloqueiam outras pessoas vão para a frente, mesmo que pareçam pequenas.
- Nada disso é salvo ou enviado. Copie o resultado antes de fechar a página.
Seus dados ficam neste navegador. Nada é salvo nem enviado.
Como você percebe
Muito feito. Pouco feito.
- Você trabalha o dia inteiro e mesmo assim não conclui nada importante.
- A lista fica mais longa a cada manhã, porque o novo chega mais rápido do que o antigo sai.
- Você pula entre cinco coisas e não termina nenhuma.
Entender as causas
Por que a lista nunca fica mais curta.
- 01
Tudo está em uma lista
- Como você percebe
- Miudezas e grandes projetos aparecem lado a lado, com o mesmo peso.
- Por que acontece
- Sem diferença entre tarefa e projeto, tudo parece igualmente grande e igualmente urgente.
- O que ajuda
- Dividir grandes projetos em um próximo passo concreto.
- Limite
- Com poucas tarefas, uma folha de papel basta; uma estrutura só compensa com muitas.
- 02
O novo é tratado na hora
- Como você percebe
- Cada e-mail e cada pergunta interrompem o que você está fazendo.
- Por que acontece
- Não existe um lugar onde o novo chega primeiro e é organizado depois.
- O que ajuda
- Uma entrada para tudo o que é novo, organizada duas vezes ao dia em vez de resolvida na hora.
- Limite
- Emergências reais continuam sendo emergências; a regra vale para todo o resto.
- 03
Pouca delegação
- Como você percebe
- Você faz tarefas que outras pessoas poderiam fazer igualmente bem.
- Por que acontece
- Fazer você mesmo parece mais rápido do que explicar.
- O que ajuda
- Perguntar para cada tarefa: só eu posso fazer isso? Se não, delegar com prazo.
- Limite
- Delegar exige alguém com tempo; caso contrário, a sobrecarga só muda de lugar.
- 04
Sem limite por dia
- Como você percebe
- O plano do dia contém mais do que cabe em um dia de trabalho.
- Por que acontece
- O planejamento segue o desejo, não o tempo que sobra entre as reuniões.
- O que ajuda
- Três tarefas como meta do dia; o que vier depois é bônus.
- Limite
- Em dias cheios de reuniões, até três é demais. Aí conta uma.
Caminhos de solução
Do papelzinho até o sistema.
| Caminho | Basta se | Limite |
|---|---|---|
| Lista em papel com três tarefas marcadas | Você trabalha sozinho e as tarefas vêm de poucas fontes. | Sem visão dos prazos, e a equipe não vê nada disso. |
| Matriz de importante e urgente em uma planilha | Você quer organizar a fundo, uma vez, um acúmulo de pendências. | Precisa ser refeita sempre que chegam novas tarefas. |
| Um app de tarefas | Trata-se de tarefas pessoais, sem projetos nem equipe. | As tarefas da equipe ficam em outro lugar; surge uma segunda lista. |
| Peak One | Tarefas de projetos e novidades devem ficar em um só lugar, com três prioridades na frente. | O que é importante, quem decide é você. O Peak One mostra as tarefas, mas não as avalia por você. |
Peak One em ação
Da entrada a três tarefas.
- GatilhoO que eu faço primeiro hoje?
- 01 · TarefaSinalTask Inbox, no Peak Task, mostra o que é novo e ainda não foi organizado.
- 02 · MarcoCompreensãoWork Roadmap mostra como o trabalho avança da meta até a tarefa.
- 03 · TarefaDecisãoFocus Three, no Peak Work, registra as três coisas que hoje fazem avançar a meta mais importante.
- 04 · DiaAçãoDay Plan, no Peak Day, encaixa as tarefas no dia, começando pelas três mais importantes.
Os apps para isso
Disponível no Peak One.
Para começar
Um app para começar.
Três passos
Comece hoje. Com papel e caneta.
- 01 / 03
Tirar tudo da cabeça
Anote cada tarefa em aberto, por menor que seja. O que está só na cabeça sempre fura a fila.
- 02 / 03
Duas perguntas por tarefa
Quanto impacto ela tem e o que acontece se esperar uma semana? A ordem não precisa de mais do que isso.
- 03 / 03
Três para hoje
Pegue as três de cima e comece pela primeira antes de abrir os e-mails.
Perguntas frequentes
Respondido em poucas palavras.
O que faço com as tarefas que não entram entre as três?
Elas ficam na lista. O que em duas semanas nunca entra entre as três, em geral você pode cortar ou delegar.
Isso ajuda se minha gestora define as prioridades?
Sim, como base para a conversa. Mostre as suas três e pergunte se estão certas. Isso esclarece mais do que uma lista longa.
Qual é a diferença em relação a prioridades pouco claras na empresa?
Aqui se trata da ordem das suas próprias tarefas. Se já falta a meta comum, ajuda o check de prioridades da página sobre prioridades pouco claras.
Continuar explorando
O que faz parte.
- FunçãoTarefas & projetosProjetos como board, tarefas no plano do dia, um chat por projeto.Ver
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- ProblemaSó apagando incêndiosO dia a dia é feito de apagar incêndios, e o importante fica para trás.Ver
✦ Um princípio Peak
Comece menos. Concluir mais.
Foco é uma decisão
Mais problemas
Gargalos típicos em empresas em crescimento, cada um com uma ferramenta para testar na hora, as causas e o caminho que o Peak One prevê para resolvê-lo.
Resolva uma vez. O resto vem depois.
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