ปัญหา · พลาดกำหนดส่ง
กำหนดส่งชัดเจน แต่ก็ยังไม่เสร็จ
กำหนดส่งไม่ค่อยหลุดในทันที แต่ค่อย ๆ พลาดเพราะมีหลายนัดหมายที่ดูสำคัญเท่ากัน และงานที่เป็นอันตรายต่อกำหนดส่งถูกมองเห็นช้าเกินไป
ตรวจความเสี่ยงของกำหนดส่ง
อะไรก่อน? สามกำหนดส่ง ไม่ใช่สิบ
แทนที่ตัวอย่างด้วยกำหนดส่งที่ค้างอยู่ของคุณ ให้คะแนนแต่ละรายการ 1 ถึง 3: หากล่าช้าจะเกิดอะไรขึ้น และกำหนดส่งใกล้แค่ไหน?
อันดับแรก
- 1ข้อเสนอสำหรับลูกค้าใหม่ ครบกำหนดวันพฤหัสบดี
- 2ขออนุมัติหน้าแรกจากลูกค้า
- 3งานนำเสนอสำหรับการประชุมเริ่มโปรเจกต์วันจันทร์
หลังจากนั้น:
- เตรียมการส่งทดลองให้ลูกค้ารายใหญ่
- อัปเดตคำอธิบายกระบวนการภายใน
- ส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ให้ฝ่ายบัญชี
ลำดับ: ผลกระทบหากล่าช้า × ความใกล้ของกำหนดส่ง หากคะแนนเท่ากันใช้ ผลกระทบหากล่าช้า ต่ำกว่า 3 คะแนน: ตัดทิ้งหรือมอบหมายให้คนอื่น
สมมติฐานและข้อจำกัด
- ลำดับมาจากการให้คะแนนของคุณเอง ไม่ได้รู้เรื่องการพึ่งพากันระหว่างงาน
- กำหนดส่งที่ได้คะแนนต่ำไม่ได้แปลว่าไม่สำคัญ เพียงแต่ไม่ต้องใช้เวลาของคุณเป็นอันดับแรก
ข้อมูลที่คุณกรอกจะอยู่ในเบราว์เซอร์นี้ ไม่มีการบันทึกหรือส่งข้อมูลใด ๆ
คุณจะรู้ได้อย่างไร
ในวันครบกำหนด เวลาก็เริ่มกระชั้น
- สองวันสุดท้ายก่อนทุกกำหนดส่งมีแต่การทำงานล่วงเวลาและการส่งข้อความถึงลูกค้า
- รู้เรื่องงานหนึ่งมาหลายสัปดาห์แล้ว แต่ก็ไม่มีใครเริ่มทำ
- กำหนดส่งถูกเลื่อน แต่ยังไม่ชัดว่าใครจะเป็นคนบอกลูกค้า
เข้าใจสาเหตุ
ทำไมกำหนดส่งจึงหลุด แม้ทุกคนจะรู้อยู่แล้ว
- 01
ประมาณการไว้ในแง่ดีเกินไป
- คุณจะรู้ได้อย่างไร
- งานเกือบทุกงานใช้เวลานานกว่าที่วางแผนไว้
- ทำไมจึงเกิดขึ้น
- การประมาณคิดจากเวลาที่ไม่ถูกรบกวน ซึ่งไม่มีอยู่จริงในชีวิตประจำวัน
- สิ่งที่ช่วยได้
- วางเวลาสำรองอย่างตั้งใจ และหลังงานเสร็จให้เปรียบเทียบเวลาที่ประมาณไว้กับเวลาจริง
- ขอบเขต
- เวลาสำรองช่วยได้ก็ต่อเมื่อไม่ถูกเติมด้วยงานใหม่ทันที
- 02
รู้แค่วันสิ้นสุด
- คุณจะรู้ได้อย่างไร
- ทุกอย่างดูเป็นไปตามแผนจนเกือบถึงวันสุดท้าย
- ทำไมจึงเกิดขึ้น
- หากไม่มีนัดหมายระหว่างทาง ก็ไม่มีช่วงไหนที่จะเห็นความล่าช้าได้เร็ว
- สิ่งที่ช่วยได้
- แบ่งกำหนดส่งใหญ่ทุกรายการเป็นผลลัพธ์ระหว่างทางสองหรือสามช่วง แต่ละช่วงมีวันที่ของตัวเอง
- ขอบเขต
- นัดหมายระหว่างทางที่มากเกินไปสร้างงานจัดการแทนความคืบหน้า
- 03
ทุกอย่างเร่งด่วนเท่ากัน
- คุณจะรู้ได้อย่างไร
- ทีมทำงานกับเรื่องที่เสียงดังที่สุด ไม่ใช่เรื่องที่เสี่ยงที่สุด
- ทำไมจึงเกิดขึ้น
- ไม่มีกฎร่วมกันว่ากำหนดส่งใดมาก่อน
- สิ่งที่ช่วยได้
- จัดเรียงกำหนดส่งที่ค้างอยู่ตามผลกระทบและความใกล้เป็นประจำ เหมือนในการตรวจข้างต้น
- ขอบเขต
- ลำดับไม่ได้แทนการตัดสินใจว่าจะตัดหรือเลื่อนอะไร
- 04
รอคนอื่น
- คุณจะรู้ได้อย่างไร
- งานของตัวเองเสร็จแล้ว แต่ยังขาดการอนุมัติหรือสิ่งที่ต้องได้รับจากคนอื่น
- ทำไมจึงเกิดขึ้น
- การพึ่งพาลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานไม่ได้อยู่ในแผนใดเลย
- สิ่งที่ช่วยได้
- บันทึกช่วงเวลารอเป็นงานแยกพร้อมกำหนดเวลาและผู้รับผิดชอบ
- ขอบเขต
- คุณมีอิทธิพลต่อความตรงเวลาของคนอื่นได้จำกัด แต่การติดตามตั้งแต่เนิ่น ๆ ก็ยังช่วยได้
แนวทางแก้ไข
รักษากำหนดส่ง ด้วยเครื่องมือที่ใช้ได้เพียงพอ
| เส้นทาง | เพียงพอ หาก | ขอบเขต |
|---|---|---|
| รอบทบทวนกำหนดส่งประจำสัปดาห์ในทีม | โปรเจกต์ไม่กี่โปรเจกต์ ทีมเล็ก และนัดประจำสัปดาห์ละครั้ง | สิ่งที่หลุดระหว่างสองรอบจะถูกพบในรอบถัดไป |
| ปฏิทินพร้อมนัดหมายระหว่างทาง | คุณทำงานคนเดียวและกำหนดส่งของคุณขึ้นอยู่กับคนไม่กี่คน | แสดงกำหนดส่ง แต่ไม่แสดงว่าใครทำอยู่และคืบหน้าไปแค่ไหน |
| รายการงานพร้อมวันครบกำหนด | ทุกงานมีผู้รับผิดชอบและวันที่ | หากไม่ดูภาระงาน กำหนดส่งจำนวนมากจะไปตกอยู่กับคนคนเดียว |
| Peak One | คุณต้องการเห็นกำหนดส่ง คำมั่นสัญญา และภาระงานบนงานชุดเดียวกัน | การประมาณยังเป็นของคุณ Peak One แสดงความเสี่ยง แต่ไม่ได้ป้องกันให้เอง |
Peak One ในการใช้งานจริง
ก่อนที่กำหนดส่งจะหลุด ไม่ใช่หลังจากนั้น
- ทริกเกอร์กำหนดส่งใดมีความเสี่ยงในสัปดาห์นี้?
- 01 · คำมั่นSignalCommitments Today ใน Peak Accountability แสดงว่าคำมั่นใดถึงกำหนดหรือมีความเสี่ยงในวันนี้
- 02 · งานความเข้าใจUpcoming Tasks แสดงว่ามีอะไรรออยู่ในอีกไม่กี่วัน และ Project Board แสดงว่าแต่ละงานอยู่ในสถานะใด
- 03 · PersonการตัดสินใจTeam Capacity แสดงว่าใครยังมีเวลาว่าง ก่อนที่คุณจะกระจายงานใหม่หรือเจรจากำหนดส่งใหม่
- 04 · งานแอ็กชันงานที่เสี่ยงจะได้ผู้รับผิดชอบใหม่หรือวันครบกำหนดใหม่ใน Peak Board
แอปที่เกี่ยวข้อง
เห็นกำหนดส่งได้ชัดใน Peak One
สามขั้นตอน
กู้กำหนดส่งครั้งถัดไป
- 01 / 03
รวมกำหนดส่งทั้งหมดไว้ในรายการเดียว
เขียนกำหนดส่งที่ค้างอยู่ทั้งหมดในสองสัปดาห์ข้างหน้า รวมถึงที่อยู่แค่ในหัว
- 02 / 03
สามเรื่องก่อน
เรียงตามผลกระทบหากล่าช้าและความใกล้ของกำหนดส่ง แล้วทำสามอันดับแรกก่อน
- 03 / 03
แจ้งตั้งแต่เนิ่น ๆ
หากกำหนดส่งใดทำไม่ทัน ให้บอกลูกค้าตอนนี้พร้อมวันที่ใหม่ ไม่ใช่ในวันครบกำหนด
คำถามที่พบบ่อย
คำตอบสั้น ๆ
ควรเผื่อเวลาสำรองสำหรับกำหนดส่งเท่าไร?
ไม่มีตัวเลขตายตัว เปรียบเทียบเวลาที่ประมาณไว้กับเวลาที่ใช้จริงของงานที่เสร็จล่าสุด ส่วนต่างคือเวลาสำรองที่สมจริงของคุณ
ควรทำอย่างไรถ้าทุกกำหนดส่งสำคัญเท่ากัน?
ในกรณีนั้นสิ่งที่ขาดคือการตัดสินใจ ไม่ใช่เครื่องมือ ถามว่ากำหนดส่งใดจะเสียหายมากที่สุดหากล่าช้า และตกลงกับผู้เกี่ยวข้องว่ากำหนดใดเลื่อนได้
Peak One เตือนเรื่องกำหนดส่งหรือไม่?
Peak One แสดงคำมั่นสัญญาที่ครบกำหนดและที่มีความเสี่ยง รวมถึงงานที่จะถึงในอีกไม่กี่วัน ดูในแอปได้ว่ามีการแจ้งเตือนอะไรบ้าง
สำรวจต่อ
สิ่งที่รวมอยู่
- ฟังก์ชันงานและโปรเจกต์โปรเจกต์เป็นบอร์ด งานในแผนรายวัน หนึ่งแชตต่อโปรเจกต์ดู
- ฟังก์ชันโฟกัสNext 3 แผนรายวัน และโปรไฟล์พลังงาน: เริ่มน้อยลง ทำเสร็จมากขึ้นดู
- หมวดหมู่ซอฟต์แวร์ซอฟต์แวร์บริหารโปรเจกต์ทุกงานในโปรเจกต์มีผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา และสถานะที่มองเห็นได้ดู
- กรณีใช้งานวางแผนรายสัปดาห์สามลำดับความสำคัญทุกสัปดาห์ วางลงในวัน และมาจากเป้าหมายดู
- Problemมีแต่ดับไฟงานประจำวันเต็มไปด้วยการดับไฟ เรื่องสำคัญถูกทิ้งค้างไว้ดู
- Problemโปรเจกต์หลุดการควบคุมทุกโปรเจกต์เดินไปได้แบบหนึ่ง แต่ไม่มีใครบอกได้ว่าจริง ๆ แล้วอยู่ตรงไหนดู
✦ หลักการของ Peak
เริ่มให้น้อยลง ทำงานให้เสร็จมากขึ้น
โฟกัสคือการตัดสินใจ
ปัญหาอื่น ๆ
คอขวดที่พบบ่อยในธุรกิจที่กำลังเติบโต แต่ละเรื่องมีเครื่องมือให้ลองใช้ทันที สาเหตุ และแนวทางที่ Peak One วางไว้
แก้ครั้งเดียว ที่เหลือจะตามมาเอง
ตกลงกำหนดส่งแล้ว แต่ในวันครบกำหนดก็ยังไม่เสร็จทุกอย่าง เข้าสู่ระบบด้วย Google และดูธุรกิจของคุณในที่เดียว
แพ็กเกจฟรี · เข้าสู่ระบบด้วย Google · ตั้งค่าเสร็จในประมาณสองนาที