O co jde
Sales Management není titul, ale operační systém: hrstka dat, která jsou vždy aktuální, pár pravidel, která vždy platí, a rutiny, které se vždy konají – bez ohledu na to, kdo je zrovna v týmu. Tento playbook popisuje systém tak, abys ho mohl zavést za čtyři týdny. Je to návrh, ne slib: jestli funguje, ukážou tvoje ukazatele, ne samotné zavedení.
Playbook důsledně odděluje dvě věci: aktivitu (co tým dělá) a účinek (co z toho vzejde). Měří se obojí, ale nikdy se to nezaměňuje. Mnoho hovorů je aktivita. Rozhodnutí zákazníka je účinek.
1. Minimální data ke každému obchodu
Bez těchto sedmi polí obchod nejde řídit. Všechno navíc je volitelné; těchto sedm je povinných – a prázdné znamená: obchod se na review probírá jako první.
| Pole | Proč | Pravidlo |
|---|---|---|
| Firma a kontaktní osoba | Kdo rozhoduje, kdo ovlivňuje | Rozhodovatel jménem, ne jen „nákup“ |
| Stupeň | Kde obchod stojí | Měnit jen při splnění kritéria pro opuštění |
| Hodnota (netto) | Velikost příležitosti | Odhad povolen, změnu zapsat |
| Další krok | Co se stane dál | Sloveso + výsledek, např. „probrat nabídku“ |
| Odpovědný | Kdo udělá krok | Přesně jedna osoba |
| Datum dalšího kroku | Kdy | Kalendářní den, ne „tento týden“ |
| Poslední reakce zákazníka | Žije obchod? | Datum poslední odpovědi zákazníka – ne vlastního e-mailu |
2. Kritéria pro opuštění fáze
Fáze se neopouští proto, že uplynul čas, ale proto, že se stalo něco ověřitelného. Kritéria níže jsou příkladem čtyřfázového B2B modelu; přizpůsob je svému byznysu, ale nech je ověřitelná.
- Kvalifikováno → Potřeba vyjasněna
- Důvod, rozhodovatele, časový rámec a rozpočtový rámec potvrdil zákazník – ne že je obchod předpokládá.
- Potřeba vyjasněna → Nabídka
- Zákazník souhlasil se směrem řešení a přijal termín k probrání nabídky.
- Nabídka → Rozhodnutí
- Nabídka byla probrána s rozhodovatelem (nejen odeslána); námitky jsou zdokumentované.
- Rozhodnutí → Vyhráno / Prohráno
- Písemný souhlas, nebo zdokumentovaný důvod ztráty z pevného seznamu. „Cena“ je přípustná, jen když ji uvedl zákazník.
3. Role
- Vlastník obchodu
- Odpovídá za data a další krok svého obchodu. Přesně jedna osoba na obchod.
- Sales manažer (interní nebo externí)
- Odpovídá za rutinu: agenda, čas, rozhodnutí, zápis. V této roli sám neprodává.
- Vedení firmy
- Rozhoduje eskalace a výjimky (cena, podmínky, zdroje). Účastní se měsíčního review funnelu, ne nutně týdenního review.
- Údržba dat
- Žádná vlastní role. Kdo udělá krok, aktualizuje záznam – týž den.
4. Týdenní review obchodů: 30 minut
Jádrem je týdenní rutina. Koná se vždy ve stejný den ve stejný čas, trvá 30 minut a drží se stejné agendy. Je to navržená pracovní rutina – žádná záruka výsledků. Její hodnota vzniká opakováním.
| Minuta | Bod | Pravidlo |
|---|---|---|
| 0–3 | Čísla týdne | Čtyři ukazatele, připravené, bez diskuse |
| 3–8 | Obchody bez minimálních dat | Vlastník doplní hned, nebo se obchod uzavře |
| 8–18 | Obchody bez reakce zákazníka > 14 dní | Ke každému obchodu jedno rozhodnutí: další krok s datem, eskalovat nebo uzavřít |
| 18–25 | Obchody s rozhodnutím v příštích 14 dnech | Co zákazníkovi chybí k rozhodnutí? Kdo to zajistí do kdy? |
| 25–28 | Eskalace | Jen případy, které potřebuje vedení; všechno ostatní rozhodne tým |
| 28–30 | Protokol | Přečíst rozhodnutí, potvrdit odpovědné osoby |
5. Měsíční review funnelu
Jednou měsíčně se pohled přesune od jednotlivého obchodu k celé trase. Základem je kohorta: všechny poptávky z uzavřeného období, sledované až do dnešního stavu. Jen tak jsou míry mezi měsíci srovnatelné.
- Počty v každé fázi pro kohortu a konverze mezi fázemi.
- Průměrná doba v každé fázi – kde se to zasekává?
- Důvody ztráty z pevného seznamu – spočítané, ne vyprávěné.
- Doba reakce na nové poptávky (medián, ne průměr).
- Jedna hypotéza na měsíc, jeden test, jeden ukazatel, kterým se test měří.
6. Eskalace obchodů a zápis rozhodnutí
Eskaluje se podle pravidla, ne podle pocitu. Obchod jde na vedení, když platí jedno z toho: hodnota nad stanoveným prahem a rozhodnutí v příštích 14 dnech; přání zákazníka po zvláštních podmínkách; dvě review po sobě bez nového kroku; nebo ztráta, která se týká stávajícího zákazníka.
Zápis rozhodnutí je seznam, ne próza: datum, obchod, rozhodnutí, odpovědná osoba, termín. Na příštím review se kontroluje jako první. Co se dvakrát nesplnilo, se eskaluje – ne znovu odkládá.
7. Forecast ve třech scénářích
Forecast s jedním číslem je sázka. Tři scénáře zviditelní předpoklady:
- Jisté
- Písemné souhlasy a smlouvy s dodáním v daném období. Žádné pravděpodobnosti.
- Očekávané
- Jisté plus obchody ve fázi „Rozhodnutí“ s reakcí zákazníka za posledních 14 dní a termínem rozhodnutí v daném období.
- Možné
- Očekávané plus obchody ve fázi „Nabídka“ s potvrzeným rozpočtovým rámcem. Všechno ostatní je pipeline, ne forecast.
8. Pět definic KPI
Každý ukazatel má čitatel, jmenovatel a období. Bez těchto tří údajů není číslo srovnatelné – ani s vlastním minulým týdnem.
| Ukazatel | Typ | Čitatel | Jmenovatel | Období |
|---|---|---|---|---|
| Doba reakce na poptávky | Aktivita | Hodiny do první osobní reakce (medián) | Všechny nové poptávky | Kalendářní týden |
| Podíl obchodů s naplánovaným dalším krokem | Aktivita | Otevřené obchody s datem v budoucnosti | Všechny otevřené obchody | Rozhodný den review |
| Míra kvalifikace | Účinek | Poptávky, které dosáhly fáze „Potřeba vyjasněna“ | Poptávky kohorty | Kohorta jednoho měsíce, měřeno po 60 dnech |
| Míra uzavření (kvalifikované) | Účinek | Vyhrané obchody kohorty | Obchody kohorty ve fázi „Potřeba vyjasněna“ | Kohorta jednoho měsíce, měřeno po 120 dnech |
| Doba rozhodnutí | Účinek | Dny od „Nabídky“ po „Vyhráno/Prohráno“ (medián) | Uzavřené obchody | Čtvrtletí |
9. Přijetí týmem
- Review nikomu obchody nebere. Pomáhá získat rozhodnutí. To je první věta zavedení.
- Údržba dat se odměňuje tím, že šetří čas: kdo udržuje minimální data, nemusí na review nic vysvětlovat.
- Žádný ukazatel se neukazuje jako žebříček mezi lidmi. Jednotkou je kohorta, ne člověk.
- Pravidla se jednou společně schválí a pak se tři měsíce nevyjednávají. Potom se upraví, co nefungovalo.
10. První čtyři týdny (návrh)
- 01Týden 1: Stanovit fáze a kritéria pro opuštění, definovat minimální data, jednou projít všechny otevřené obchody a doplnit mezery, nebo obchody uzavřít.
- 02Týden 2: První týdenní review podle agendy. Jen body 1–3 agendy, záměrně krátce. Založit zápis.
- 03Týden 3: Celá agenda. Pravidla eskalace sepsat. Schválit seznam důvodů ztráty.
- 04Týden 4: První review funnelu s kohortou předchozího měsíce. Jednou sestavit tři scénáře forecastu. Zapsat jednu hypotézu na příští měsíc.
Agenda ke stažení níže obsahuje týdenní rutinu jako soubor Markdown, který si můžeš rovnou převzít do svého nástroje na poznámky nebo schůzky.
Ke stažení
K odnesení
Markdown se otevře v každém textovém editoru nebo nástroji na poznámky. Soubory CSV jsou oddělené středníkem a otevřou se rovnou v Excelu, Numbers nebo LibreOffice.
