Objetivo de aprendizaje
Tras esta lección podrás asignar cada tarea abierta a una de cuatro fases, ajustar el orden con cuatro correcciones y derivar una lista semanal que empiece por las tareas más cercanas a tu próximo cobro, sin descuidar la captación.
Las cuatro fases
Entre una tarea y el dinero en la cuenta hay un número distinto de pasos. El modelo ordena las tareas según esos pasos, de atrás hacia delante:
- Cobrar
- El dinero está ganado, pero no ha llegado: facturas vencidas, servicios facturables, vías de pago poco claras. Un paso hasta el cobro.
- Cerrar
- El cliente está ahí, falta la decisión: ofertas abiertas, contactos interesados sin siguiente paso. De dos a tres pasos.
- Ampliar
- El cliente te conoce, la necesidad aún no se ha hablado: clientes actuales, renovaciones, reactivaciones. Varios pasos, pero con ventaja de confianza.
- Captar
- Nadie te conoce todavía: generar demanda, responder consultas y cualificarlas. La mayor cantidad de pasos, y el efecto más duradero.
El orden no significa “captar no importa”. Significa: si hoy tienes una hora, cobrar es lo que más rápido trae dinero. Captar necesita su tiempo fijo, pero no desplaza al cobro solo porque sea más emocionante.
Cuatro correcciones
La fase es el primer criterio de orden. Cuatro correcciones pueden adelantar o retrasar una tarea:
- Ventana de tiempo: ¿caduca la tarea? Una renovación que vence la semana que viene se adelanta a una factura que vence el mes próximo.
- Importe: en la misma fase, primero el importe mayor, si es realista.
- Probabilidad: ¿qué probabilidad tiene el resultado? Una oferta con un cliente activo va antes que una que lleva semanas en silencio.
- Esfuerzo: una tarea que lleva diez minutos puede adelantarse a una que necesita un día de preparación.
Un ejemplo
El lunes, la dueña de una agencia tiene seis puntos abiertos: (a) una factura vencida de 3.200 €, (b) una oferta de 18.000 € sin respuesta desde hace cinco semanas, (c) un contrato de mantenimiento de 6.000 € al año que vence en nueve días, (d) un cliente actual que ha pedido una conversación sobre el próximo año, (e) tres consultas nuevas de ayer y (f) la idea de una serie en LinkedIn.
Por fase: a (Cobrar), b (Cerrar), c y d (Ampliar), e y f (Captar). Tras las correcciones: c pasa al primer lugar por la ventana de tiempo, le sigue a (llamada breve, poco esfuerzo), e se adelanta a b porque las consultas nuevas pierden probabilidad con cada día de espera, mientras que b tiene poca probabilidad tras cinco semanas de silencio: b recibe una pregunta de decisión clara, pero no una mañana entera. d se agenda. f recibe su tiempo semanal fijo el jueves por la tarde y no se elimina.
Ejercicio
- 01Haz una lista de diez tareas abiertas relacionadas con ingresos o dinero.
- 02Asigna cada una a una fase: Cobrar, Cerrar, Ampliar, Captar.
- 03Anota para cada tarea la ventana de tiempo, el importe, la probabilidad (alta/media/baja) y el esfuerzo (minutos/horas/días).
- 04Ordena por fase y luego corrige. Anota el nuevo orden.
- 05Planifica las cinco primeras en la semana, con día y hora. Reserva además un tiempo fijo para Captar.
Guía de reflexión
- ¿Hay en tu lista una tarea de “Cobrar” detrás de una de “Captar”? Entonces comprueba si alguna corrección lo justifica, o si solo ha decidido el atractivo.
- ¿Tiene cada tarea un importe? Si no lo conoces, no puedes priorizarla.
- ¿Tienes bloqueado en el calendario tu tiempo para Captar? Si no, en dos semanas habrá desaparecido.
La próxima lección muestra cómo hacer gestionable la fase “Cerrar”: con criterios por etapa, siguiente paso, responsable y fecha.
