Objetivo de aprendizaje
Después de esta lección podrás formular criterios de etapa verificables y describir cada deal de forma que quede claro qué pasa a continuación, quién lo hace y para cuándo. Un pipeline en el que estos cuatro datos son correctos se gestiona en 30 minutos por semana. Uno en el que faltan no se puede gestionar en absoluto, solo comentar.
Criterios de etapa en lugar de intuición
La etapa de un deal dice hasta dónde ha llegado el cliente, no lo optimista que está el equipo de ventas. Por eso cada etapa necesita un criterio que el cliente haya cumplido: una confirmación, un compromiso, una cita. “Tengo un buen presentimiento” no es un criterio. “La persona que decide indicó el rango de presupuesto” sí lo es.
Un criterio es verificable si una tercera persona puede consultar en el CRM si se cumple. Si no puedes escribirlo, el deal no está en esa etapa.
Los cuatro datos de cada deal
- Etapa
- Con el criterio cumplido – ver arriba.
- Siguiente paso
- Un verbo y un resultado: “Revisar la oferta con la Sra. Weber”, no “hacer seguimiento”. El paso describe qué sabe o qué ha decidido el cliente después.
- Responsable
- Exactamente un nombre. Dos nombres significan: nadie.
- Fecha
- Un día del calendario. “Esta semana” no es una fecha. Si la fecha ya pasó, el deal toca en la próxima revisión.
Un deal de ejemplo: antes y después
| Campo | Antes | Después |
|---|---|---|
| Etapa | Oferta (desde hace 6 semanas) | Necesidad aclarada – el criterio “Oferta” nunca se cumplió: la oferta se envió, pero nunca se habló de ella |
| Valor | “aprox. 20–40k” | 24.000 € netos (estimación, registrada) |
| Siguiente paso | “Hacer seguimiento” | Revisar la oferta con el Sr. Aydin (quien decide) y recoger sus objeciones |
| Responsable | Ventas | M. Roth |
| Fecha | vacío | Jue., día 14 del mes, 10:00 |
| Última respuesta del cliente | vacío | Hace 41 días (acuse de recibo) |
Tras la corrección, el deal no está más avanzado, sino que es más honesto. Está una etapa antes, pero por primera vez tiene un paso que realmente puede hacerlo avanzar. Y la última reacción del cliente, hace 41 días, ahora es visible: eso va en la revisión, no en el forecast.
Ejercicio
- 01Escribe para tu modelo de etapas un criterio por etapa que el cliente tenga que haber cumplido.
- 02Abre cinco deals abiertos. Comprueba en cada uno: ¿está documentado el criterio de la etapa actual? Si no, retrocede la etapa.
- 03Completa en cada deal el siguiente paso (verbo + resultado), el responsable y la fecha.
- 04Anota en cada deal la fecha de la última reacción del cliente. Marca todos los que superen los 14 días.
Guía de reflexión
- ¿Cuántos de los cinco deals estaban una etapa demasiado adelante? Ese es tu factor de optimismo, y distorsiona cada forecast.
- ¿Cuántos tenían una fecha pasada o ninguna? Esos deals no se gestionaban, se almacenaban.
- ¿Algún siguiente paso contenía las palabras “hacer seguimiento”, “contactar” o “seguir en ello”? Entonces falta el resultado del paso.
La próxima lección cambia de tema: ¿cómo compruebas si una tarea manual debería automatizarse y qué aporta realmente después de los costos operativos?
