Duplicados y registros muertos
El mismo contacto existe tres veces, con tres estados distintos. Cuál es el correcto solo lo sabe quien lo creó.
Optimización de CRM · Peak Atlas
Tu CRM debe mostrar el siguiente paso.
Ordenamos pipeline, datos y responsabilidades para que los contactos almacenados se conviertan en oportunidades gestionables.
Analizar mi tienda
Trabajamos con el CRM que ya tienes.
Síntomas
El CRM está lleno. Y aun así nadie sabe qué hacer.
Un CRM que solo almacena cuesta tiempo y devuelve poco. Probablemente conoces las señales típicas.
Fases poco claras
“Cualificado” significa algo distinto para cada persona del equipo. El forecast calcula con fases que nadie entiende igual.
Deals abiertos sin próxima cita
Las oportunidades están en el sistema con importe y probabilidad, pero sin fecha, sin tarea y sin responsable.
Informes que nadie lee
Los dashboards muestran cifras de las que no se deriva ninguna decisión. El equipo rellena campos cuyo propósito desconoce.
Un CRM guía cuando tiene, para cada deal, la respuesta a una pregunta: ¿qué pasa a continuación y quién lo hace?
Auditoría
Revisamos cuatro cosas antes de cambiar nada.
Campos
¿Qué campos existen, cuáles se mantienen realmente y cuáles no necesita nadie? Cada campo obligatorio debe permitir una decisión.
Niveles
¿Las fases del pipeline están ligadas a criterios verificables o a la intuición? Definimos qué debe cumplirse para que un deal avance.
Permisos
¿Quién puede cambiar, ver o borrar qué? Unos permisos demasiado abiertos generan caos; demasiado restrictivos generan listas paralelas en hojas de cálculo.
Automatizaciones e informes
¿Qué seguimientos, notificaciones e informes funcionan hoy, y cuáles de ellos desencadenan realmente una acción?
Datos mínimos
Lo que cada deal necesita como mínimo.
No más campos, sino los correctos. Un deal es gestionable cuando tiene estos datos; todo lo demás es un extra.
| Campo | Por qué importa | Obligatorio desde |
|---|---|---|
| Fase con criterio cumplido | Sin criterio, la fase es una opinión | Creación |
| Importe o rango de importe | Base para la priorización y el forecast | Cualificación |
| Decisor y rol | Muestra si hablamos con la persona adecuada | Cualificación |
| Último contacto | Hace visibles las lagunas de contacto | Creación, automática |
| Siguiente paso con fecha | Convierte una entrada en una tarea | Creación |
| Persona responsable | Sin responsable no hay seguimiento | Creación |
Antes / Después
El mismo deal: una vez almacenado, otra vez gestionable.
No son datos de ejemplo, sino la estructura de campos: a la izquierda, lo que ofrece una entrada típica; a la derecha, qué campos se mantienen para la misma oportunidad después de la auditoría.
Estructura de campos · sin datos de clientes
Antes: entrada
- Etapa
- Texto libre, sin criterio
- Importe
- a menudo vacío
- Contacto
- Nombre, rol poco claro
- Último contacto
- mantenido a mano o desconocido
- Siguiente paso
- no registrado
- Responsable
- sin designar
- Nota
- Texto libre sin consecuencia
Después: oportunidad
- Etapa
- con criterio de entrada por fase
- Importe
- Rango o valor, campo obligatorio desde la cualificación
- Responsable de decisiones
- Persona, rol y circuito de decisión
- Último contacto
- automáticamente desde el correo y el calendario
- Siguiente paso
- Tarea con fecha, campo obligatorio
- Responsable
- miembro del equipo designado
- Seguimiento
- automáticamente cuando pasa una cita sin resultado
La diferencia no está en tener más datos, sino en datos de los que se deriva una acción.
Enfoque
De la auditoría a un sistema que se usa de verdad.
- 01
Auditoría
Campos, fases, permisos, automatizaciones e informes: diagnóstico con recomendaciones claras.
- 02
Visión objetivo
Datos mínimos, criterios de fase, seguimientos, traspasos entre marketing, ventas y entrega, informes útiles.
- 03
Reestructuración
Ajuste en el sistema existente. Migración de datos solo donde realmente hace falta, no como fin en sí misma.
- 04
Implantación
Formación breve y concreta con deals reales. El equipo entiende por qué existe cada campo.
- 05
Operación
Revisión periódica de la completitud y la antigüedad en cada fase. Ajustes cuando cambia el negocio.
Primero analizamos las posibilidades de tu sistema actual y lo configuramos allí donde pueda reflejar los procesos de tu equipo.
Medición
Tres indicadores muestran si el CRM guía.
01
Completitud
Porcentaje de deals abiertos en los que están completos todos los datos mínimos.
02
Antigüedad en la fase
Cuánto tiempo pasan los deals en una fase y cuántos superan la duración máxima acordada.
03
Fiabilidad del seguimiento
Por separado: ¿cuántos siguientes pasos se completaron a tiempo y cuántos vencen y siguen abiertos en la fecha de corte? Las fechas reprogramadas con motivo las registramos como categoría propia: no cuentan como completadas.
Entregables
Lo que recibes en concreto.
Informe de auditoría
Diagnóstico de campos, fases, permisos, automatizaciones e informes con recomendaciones priorizadas.
Visión objetivo y criterios de fase
Definición por escrito de las fases del pipeline, los datos mínimos y los traspasos.
Configuración implementada
Campos, fases, recordatorios de seguimiento y permisos adaptados en el sistema existente.
Informes con propósito
Pocos informes, cada uno preparando una decisión, en lugar de muchos dashboards.
Implantación en el equipo
Formación con deals reales y una breve norma de trabajo por escrito para el día a día.
Preguntas frecuentes
Respondido con claridad.
¿Tenemos que migrar nuestros datos?
Solo si es necesario. Primero comprobamos si el sistema existente puede quedarse y si los datos actuales se pueden depurar y estructurar. Solo valoramos una migración si el CRM existente no puede reflejar las fases, los campos o las automatizaciones necesarios, y aun así con un alcance claro.
¿Trabajan con nuestro CRM?
Cuéntanos en la primera reunión cuál es tu CRM, los procesos que quieres y las interfaces existentes. Comprobamos qué se puede implementar en él con sentido y qué ajustes requiere.
¿Cómo consiguen que el equipo se implique?
Haciendo que cada campo tenga un propósito reconocible y que mantenerlo ahorre tiempo en el día a día en lugar de costarlo. Formamos con deals reales, no con diapositivas, y eliminamos los campos que nadie necesita. La aceptación llega cuando el CRM ayuda al equipo en lugar de servir para controlarlo.
¿Cuánto dura una optimización de CRM?
Depende del tamaño del sistema, de la calidad de los datos y del tamaño del equipo. Tras la auditoría podemos estimarlo de forma realista. El alcance lo definimos en la primera reunión.
¿Y las automatizaciones?
Configuramos seguimientos, notificaciones cuando se supera el tiempo en una fase y traspasos entre equipos en cuanto la estructura básica está lista. La automatización más avanzada, como la preparación de notas, forma parte de nuestra automatización con IA.
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