En el traspaso de ventas a ejecución se pierde información
Lo que se prometió en la conversación de venta no figura en el encargo. Ejecución pregunta, el cliente se sorprende y tú lo explicas por tercera vez.
Área 04 · Operaciones
Tu empresa debe funcionar aunque no estés en todas partes.
Operaciones significa: traspasos, entrega, responsabilidad, capacidad y documentación están organizados de forma que el caso estándar funcione sin ti y las excepciones se traten como excepciones.
Analizar mi tienda
Primera conversación: vemos en qué traspaso se atasca primero.
Cómo lo notas
Tres puntos en los que las operaciones cuestan dinero en silencio
Cada proyecto es un caso especial
No hay un proceso estándar con el que medir las excepciones. Así que todo se planifica de forma individual, incluso lo que se repite cada semana.
La capacidad se intuye, no se planifica
Si el equipo puede asumir otro encargo solo lo sabe quien está más cerca en ese momento. Los compromisos nacen del optimismo, no de la carga de trabajo.
El principio
Separar la operación estándar de las excepciones
La mayor palanca en operaciones rara vez es una herramienta nueva. Es la decisión sobre qué es estándar y qué no.
Operación estándar
- Traspaso definido con campos obligatorios entre ventas y ejecución
- Un proceso documentado para el tipo de encargo más frecuente
- Responsabilidad clara por paso, no por persona
- Criterios de aceptación conocidos antes de empezar
Excepciones
- Se marcan como tales, no se incorporan en silencio
- Tienen un responsable de la decisión y un motivo
- Se recopilan: las excepciones frecuentes se convierten en el nuevo estándar
- Cuestan tiempo de forma visible, para poder incluirlo en el precio
Lo que tienes en las manos
Procesos que funcionan incluso sin explicaciones
Protocolo de traspaso ventas → ejecución
Qué información debe contener un encargo antes de empezar.
Proceso estándar para el tipo de pedido principal
Pasos, responsabilidades y puntos de aceptación: lo bastante breve como para que se lea.
Resumen de capacidad
Una vista sencilla de lo que el equipo ha comprometido y de lo que aún es posible.
Lista de excepciones
Desviaciones recopiladas con su motivo: la base para el siguiente estándar.
Servicios relacionados
Con qué trabajamos en esta área
- Optimización del CRMAsegurar el traspaso de ventas a ejecución con campos obligatorios y etapas.Abrir
- Automatización con IAQuitarte de encima los pasos recurrentes con el proceso estándar, con responsable y gestión de excepciones.Abrir
- Función de operacionesLas mismas preguntas desde la perspectiva de los responsables de ejecución.Abrir
Valoración
No construimos un mapa de procesos para guardarlo en un cajón.
Creamos la documentación siguiendo el proceso real y solo con el detalle con el que se lee en el día a día. Se trata de procesos que funcionen sin ti, no de exhaustividad.
En la tienda online
Inventario y devoluciones: así se manifiesta el área en el e-commerce.
Inventario y capacidad de entrega
Una disponibilidad errónea cuesta pedidos que ya estaban ahí (estación 02).
Devoluciones
Los costes de devolución forman parte del margen de contribución por pedido, no solo de la logística.
Preguntas frecuentes
Respondido con claridad.
¿No es esto solo para empresas más grandes?
Al contrario. Cuanto más pequeño es el equipo, más depende del propietario. Un único proceso estándar documentado es lo que más le descarga.
¿Hace falta software nuevo para esto?
Normalmente no. Un CRM bien utilizado y un proceso estándar breve suelen bastar. El software llega cuando el proceso ya está definido.
¿Cómo evitan que la documentación quede desactualizada?
Siendo breve, teniendo un responsable y recopilando las excepciones con regularidad. Lo que se repite a menudo pasa al estándar; así se mantiene actualizado.
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