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Peak Atlas

Problema · Reuniones sin resultados

Una hora de debate. Nadie sabe qué pasa ahora.

A las reuniones sin resultados rara vez les falta contenido. Lo que falta es el momento final en el que alguien dice qué se ha decidido y quién hace qué y para cuándo.

Abrir la checklist de reunionesEntender las causas

Checklist de reuniones

Antes, durante y después.

Repasa los puntos para tu próxima reunión. Lo que quede abierto aparece a la derecha como siguiente paso.

Tu situación

0 / 9

A continuación:

  1. 1La reunión tiene un objetivo en una frase.
  2. 2La agenda llegó antes, con preguntas en lugar de palabras clave.
  3. 3Solo está invitado quien decide o aporta algo.

Supuestos y límites

  • La checklist no hace las reuniones más cortas, sino más vinculantes. No comprueba si la reunión es necesaria.
  • Para coordinaciones breves bastan los puntos sobre decisiones y tareas.
  • Nada de esto se guarda ni se envía. Copia el resultado antes de cerrar la página.

Tus datos se quedan en este navegador. No se guarda ni se envía nada.

Cómo lo notas

Mucho hablar. Nada decidido.

  • En la siguiente reunión se vuelve a tratar el mismo tema.
  • Después de la reunión, cada uno recuerda algo distinto.
  • Las tareas de la reunión no aparecen en ningún sitio y se quedan sin hacer.

Entender las causas

Donde los resultados se pierden.

  1. 01

    Tema en lugar de pregunta

    Cómo lo notas
    La agenda consiste en palabras clave como “Marketing” o “Proyecto X”.
    Por qué ocurre
    Un tema se puede comentar sin fin; una pregunta se puede responder.
    Qué ayuda
    Formular cada punto de la agenda como una pregunta que termine en una decisión.
    Límite
    Algunas reuniones sirven para intercambiar información; en ese caso, el objetivo es entender, no decidir.
  2. 02

    No está claro quién decide

    Cómo lo notas
    La discusión da vueltas hasta que se acaba el tiempo.
    Por qué ocurre
    Todos esperan a ponerse de acuerdo y nadie tiene la última palabra.
    Qué ayuda
    Antes del punto, decir quién decide y si habrá votación.
    Límite
    Una persona con la última palabra necesita la confianza del equipo.
  3. 03

    Nada registrado

    Cómo lo notas
    No hay acta, o solo palabras clave que luego nadie entiende.
    Por qué ocurre
    Tomar notas no es un rol, así que nadie lo hace bien.
    Qué ayuda
    Una persona toma notas, con las decisiones en frases completas.
    Límite
    Un acta solo sirve si está donde el equipo mira.
  4. 04

    Tareas sin nombre

    Cómo lo notas
    Al final se dice “lo hacemos” y nadie se siente aludido.
    Por qué ocurre
    Las tareas se comentan, pero no se asignan.
    Qué ayuda
    Dar cada tarea a una persona con fecha durante la propia reunión.
    Límite
    A quien esté ausente hay que preguntarle antes de darle una tarea.

Caminos de solución

Una regla supera a cualquier herramienta.

Caminos para las reuniones sin resultados
CaminoBasta siLímite
Reglas fijas para reuniones y esta checklistTienen pocas reuniones recurrentes y las respetan.Las tareas acaban en el acta, no donde se trabaja.
Plantilla de acta en un documento compartidoTodos encuentran el documento y lo leen.Alguien tiene que hacer el seguimiento a mano de las tareas del acta.
Herramienta de reuniones con transcripción automáticaTienen muchas conversaciones y no quieren perderse nada.Una transcripción todavía no es ni una decisión ni una tarea.
Peak OneEl acta, las decisiones y las tareas con responsables deben poder encontrarse en un solo lugar.El acta y las tareas están en dos apps, Docs y Work. Las tareas las introduces tú mismo en Work.

Peak One en acción

De la reunión a la tarea terminada.

  1. Disparador¿Qué decidimos realmente en la reunión?
  2. 01 · CitaSignalCalendar Today muestra qué reunión toca hoy.
  3. 02 · DocumentoComprensiónEl acta se crea en Peak Docs; Documents Today muestra en qué se está escribiendo ahora mismo.
  4. 03 · DecisiónDecisiónDocument Decisions muestra qué decisiones figuran en sus documentos.
  5. 04 · TareaAcciónCada tarea va a Peak Work, con persona responsable y próxima fecha. Commitments muestra qué le has prometido a quién.
Resultado: Después de cada reunión se puede consultar qué se decidió y quién hace qué y para cuándo.

Las apps para ello

Disponible en Peak One.

Para empezar

Tres apps en torno a la reunión.

Tres pasos

La próxima reunión termina de otra manera.

  1. 01 / 03

    Preguntas en lugar de temas

    Escribe cada punto de la agenda como una pregunta que deba quedar respondida al final.

  2. 02 / 03

    Leer en voz alta las decisiones

    En los últimos cinco minutos, lee en voz alta cada decisión. Quien no esté de acuerdo, que lo diga ahora.

  3. 03 / 03

    Asignar las tareas en la sala

    Ninguna tarea sale de la sala sin nombre y fecha.

Preguntas frecuentes

Respuesta breve.

¿Quién debería redactar el acta?

No la persona que dirige la reunión. Quien dirige vigila el tiempo y las decisiones; quien escribe las registra. El rol puede cambiar cada vez.

¿Y si en la reunión no se puede decidir nada?

Entonces el resultado es una tarea: ¿quién aclara, y para cuándo, lo que falta para decidir? Eso también va al acta, con nombre.

¿Volveremos a encontrar las decisiones más tarde?

En Peak Docs hay una vista propia para las decisiones que figuran en sus documentos. Cómo aparecen ahí lo ves en la app.

Seguir explorando

Lo que incluye.

Welt Direction

✦ Un principio Peak

Relevancia antes que volumen. Lo que importa se hace visible.

Seleccionado, no infinito

Más problemas

Cuellos de botella típicos en empresas en crecimiento, cada uno con una herramienta para probar al momento, sus causas y el camino que Peak One prevé para resolverlo.

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Resuélvelo una vez. El resto viene después.

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