समस्या · बार-बार होने वाला हाथ का काम
हर हफ़्ते वही छोटे काम। साल में ये कितने घंटे हैं?
छोटे रूटीन अलग-अलग नज़र नहीं आते। जोड़ने पर वे जल्दी पूरे कामकाजी दिन बन जाते हैं। सिर्फ़ संख्या दिखाती है कि आप कौन-सा रूटीन पहले सौंपें: किसी व्यक्ति को, लिखी हुई प्रक्रिया को या ऑटोमेशन को।
ऑटोमेशन संभावना की खुद जाँच
मिनट × आवृत्ति। साल भर का हिसाब।
अपने दोहराए जाने वाले काम दर्ज करें: हर बार कितना समय लगता है और हफ़्ते में कितनी बार होते हैं। उदाहरण आप बदल सकते हैं।
साल भर का हाथ का काम
375,7 घंटे
46 कामकाजी हफ़्तों पर लगभग 47 कामकाजी दिन
पहले जाँचें:
- दो टूल के बीच डेटा ट्रांसफ़र करें115 h
- इनवॉइस और रसीदें मिलाएँ115 h
- ग्राहकों को रिमाइंडर लिखना76,7 h
साल के घंटे = मिनट × हर हफ़्ते की आवृत्ति × 46 ÷ 60
मान्यताएँ और सीमाएँ
- गणना 46 कामकाजी हफ़्ते और हर कामकाजी दिन 8 घंटे मानती है।
- यह समय दिखाता है, उपयुक्तता नहीं। कुछ काम में विवेक चाहिए और वह ऑटोमेट नहीं हो सकता।
- ऑटोमेशन में सेटअप और देखभाल की लागत लगती है। यह आमतौर पर बार-बार होने वाले, एक जैसे कदमों में ही फ़ायदेमंद है।
आपकी जानकारी इसी ब्राउज़र में रहती है। कुछ भी सेव या भेजा नहीं जाता।
आपको कैसे पता चलता है
दिन भरा हुआ है। बस असली काम से नहीं।
- शुक्रवार को आप तीन टूल से आँकड़े एक स्प्रेडशीट में डालते हैं।
- ग्राहकों को रिमाइंडर आप हर बार नए सिरे से लिखते हैं।
- सहकर्मी छुट्टी पर हो, तो एक कदम रुक जाता है, क्योंकि सिर्फ़ उसे ही याद रहता है।
कारण समझें
हाथ का काम क्यों बना रहता है, जबकि यह सबको परेशान करता है।
- 01
रूटीन कहीं लिखे नहीं हैं
- आपको कैसे पता चलता है
- हर कोई प्रक्रिया थोड़ा अलग तरीके से करता है।
- ऐसा क्यों होता है
- जो लिखा नहीं गया, उसे न सौंपा जा सकता है न ऑटोमेट किया जा सकता है।
- क्या मदद करता है
- ऊपर की गणना के तीन सबसे बड़े आइटम पाँच-पाँच कदमों में लिखें।
- सीमा
- विवरण से अभी समय नहीं बचता। यह उसकी शर्त है।
- 02
एक इंसान इंटरफ़ेस बना हुआ है
- आपको कैसे पता चलता है
- हाथ के काम का बड़ा हिस्सा टूल के बीच दोबारा टाइप करना और कॉपी करना है।
- ऐसा क्यों होता है
- सिस्टम डेटा का आदान-प्रदान नहीं करते, इसलिए कोई उसे हाथ से ट्रांसफ़र करता है।
- क्या मदद करता है
- पहले वह ट्रांसफ़र जोड़ें जिसमें साल में सबसे ज़्यादा घंटे लगते हैं, सबसे आसान वाला नहीं।
- सीमा
- कुछ टूल कोई इंटरफ़ेस नहीं देते। तब एक तय एक्सपोर्ट बीच का समाधान रहता है।
- 03
छोटे टास्क फ़ायदेमंद नहीं लगते
- आपको कैसे पता चलता है
- पाँच मिनट नज़र नहीं आते, इसलिए कोई उन पर काम नहीं करता।
- ऐसा क्यों होता है
- कोई अवधि × आवृत्ति को साल भर पर नहीं गिनता।
- क्या मदद करता है
- हर रूटीन को साल में घंटों के हिसाब से आँकें, जैसे ऊपर के कैलकुलेटर में।
- सीमा
- कम होने वाले, जटिल टास्क ज़्यादा मिनटों के बावजूद अक्सर फ़ायदेमंद नहीं होते।
- 04
पुराने ऑटोमेशन कोई नहीं समझता
- आपको कैसे पता चलता है
- कुछ अपने-आप चलता है, लेकिन किसी को ठीक से नहीं पता कि क्या।
- ऐसा क्यों होता है
- ऑटोमेशन एक बार बनाए गए और कभी लिखे नहीं गए। लोग नए बनाने से हिचकते हैं।
- क्या मदद करता है
- चल रहे सभी ऑटोमेशन की सूची बनाएँ: वे क्या करते हैं और उनकी ज़िम्मेदारी किसकी है।
- सीमा
- ऐसा ऑटोमेशन जिसे कोई न समझे, राहत नहीं बल्कि जोखिम है।
समाधान के रास्ते
हर चीज़ को ज़रूरी नहीं अपने-आप चलना है।
| रास्ता | काफ़ी है, अगर | सीमा |
|---|---|---|
| रूटीन को चेकलिस्ट के रूप में लिखें | इस टास्क में विवेक चाहिए या यह कभी-कभार ही आता है। | समय नहीं बचाता, सिर्फ़ गलतियाँ और सवाल। |
| टेम्पलेट और टेक्स्ट ब्लॉक | बहुत-सा हाथ का काम मिलते-जुलते टेक्स्ट और मेल से बना है। | फिर भी किसी को याद रखना और उन्हें भेजना होता है। |
| दूसरे टूल के बीच ऑटोमेशन टूल | दो सिस्टम के बीच अलग-अलग डेटा फ़्लो चलने चाहिए। | संभालने के लिए एक और जगह; गलतियाँ अक्सर देर से दिखती हैं। |
| Peak One Automations | टास्क, मंज़ूरियों और इंतज़ार के समय वाली बार-बार होने वाली प्रक्रियाएँ जाँचकर और पारदर्शी तरीके से चलनी चाहिए। | दूसरे टूल में सीधे होने वाली कार्रवाइयाँ योजना में हैं, उपलब्ध नहीं। फ़ैसला टीम के पास रहता है। |
Peak One काम करते हुए
रूटीन से जाँची हुई प्रक्रिया तक।
- ट्रिगरहाथ का काम हमें कितने का पड़ता है, और हम पहले क्या सौंपें?
- 01 · प्रक्रियासंकेतAutomation Opportunities दिखाता है कि आप आगे क्या ऑटोमेट कर सकते हैं।
- 02 · प्रक्रियासमझAutomation Coverage दिखाता है कि कौन-सी प्रक्रियाएँ पहले से अपने-आप चलती हैं।
- 03 · ऑटोमेशनफ़ैसलाAutomations में आप रूटीन को एक वाक्य में बताते हैं, प्रक्रिया जाँचते और टेस्ट करते हैं, और उसके बाद ही चलने की मंज़ूरी देते हैं।
- 04 · रनएक्शनAutomation Runs दिखाता है कि ऑटोमेशन ने पिछली बार क्या किया; Automation Health, कि सब कुछ बिना गलती के चल रहा है या नहीं।
इसके व्यू
Peak One में ऑटोमेशन।
इसके लिए ऐप्स
जो दोहराया जाता है, उसे सौंप दें।
तीन कदम
पहले गिनें। फिर सौंप दें।
- 01 / 03
एक हफ़्ते तक लिखते रहें
हर दोहराए जाने वाले काम को नोट करें, हर बार के मिनटों के साथ। छोटे भी।
- 02 / 03
अनुमान लगाएँ और क्रम दें
सूची को ऊपर के कैलकुलेटर में दर्ज करें। ऊपर के तीन आइटम मायने रखते हैं, बाकी इंतज़ार करते हैं।
- 03 / 03
एक रूटीन सौंपें
सिर्फ़ एक: लिखें, किसी को सौंपें या ऑटोमेट करें। फिर अगला।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
संक्षेप में उत्तर।
कौन-से टास्क ऑटोमेशन के लिए उपयुक्त हैं?
वे, जो अक्सर होते हैं, हमेशा एक जैसे चलते हैं और जिनमें विवेक नहीं चाहिए। कई अपवादों वाले टास्क को पहले चेकलिस्ट के रूप में लिखना बेहतर है।
क्या Peak One में ऑटोमेट करने के लिए मुझे प्रोग्रामिंग आनी चाहिए?
नहीं। Automations में आप आम शब्दों में बताते हैं कि क्या होना चाहिए। उससे एक प्रक्रिया बनती है, जिसे आप मंज़ूर करने से पहले जाँचते और टेस्ट करते हैं।
ऑटोमेशन कब फ़ायदेमंद होता है?
जब साल में बचे घंटे सेटअप और देखभाल की मेहनत से साफ़ तौर पर ज़्यादा हों। ऊपर की गणना इस तुलना का पहला आधा हिस्सा देती है।
और खोजें
इसमें क्या शामिल है।
- फ़ंक्शनटास्क और प्रोजेक्टप्रोजेक्ट Board के रूप में, टास्क दिन की योजना में, हर प्रोजेक्ट के लिए एक चैट।देखें
- फ़ंक्शनइंटीग्रेशन3.270 टूल्स जोड़ें, आपके डेटा की दूसरी कॉपी के बिना।देखें
- उपयोग मामलाग्राहक ऑनबोर्डिंगसौदा पक्का होने से लेकर पहले नतीजे तक, सेल्स और डिलीवरी के बीच कुछ भी खोए बिना।देखें
- सॉफ़्टवेयर श्रेणीवर्कफ़्लो ऑटोमेशनआवर्ती प्रक्रियाएँ जो चलती रहती हैं, भले ही कोई उनके बारे में न सोचे।देखें
- समस्याबिना कनेक्शन वाले सिस्टमशॉप, अकाउंटिंग और CRM सब काम करते हैं, लेकिन इनमें से कुछ भी दूसरे तक नहीं पहुँचता।देखें
- समस्याबिना दस्तावेज़ की प्रक्रियाएँकोई काम कैसे होता है, यह सिर्फ़ वही जानता है जो उसे हमेशा करता है।देखें
✦ एक Peak सिद्धांत
ऊर्जा सीमित है। उसे दें जो सँभालता है।
जो आपको मज़बूत बनाता है, उसकी रक्षा करें
और समस्याएँ
बढ़ते बिज़नेस की आम रुकावटें, हर एक के साथ तुरंत आज़माने का एक टूल, उसकी वजहें और वह रास्ता जो Peak One इसके लिए देता है।
इसे एक बार हल करें। बाकी पीछे आता है।
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