समस्या · दस्तावेज़ न की गई प्रक्रियाएँ
यह हमेशा Sabine करती है। जब तक Sabine छुट्टी पर न हो।
दिमाग़ में रखी प्रक्रियाएँ तब तक चलती हैं, जब तक वही व्यक्ति मौजूद है। लिखना कोई हैंडबुक प्रोजेक्ट नहीं होना चाहिए: एक प्रक्रिया, पाँच कदम, एक पेज।
SOP स्टार्टर टेम्पलेट
एक प्रक्रिया। पाँच पंक्तियाँ।
कोई ऐसी प्रक्रिया चुनें जो नियमित रूप से होती है। उदाहरण नई ग्राहक पूछताछ दिखाता है; इसे अपनी प्रक्रिया से बदलें।
आपकी योजना
5 में से 5 पंक्तियाँ पूरी।
Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.
मान्यताएँ और सीमाएँ
- टेम्पलेट पहले ड्राफ़्ट में मदद करता है। प्रक्रिया सही है या नहीं, यह तभी पता चलता है जब कोई और उसके बाद उसे करे।
- कानूनी या सुरक्षा से जुड़ी शर्तों वाली प्रक्रियाओं के लिए स्टार्टर टेम्पलेट काफ़ी नहीं है।
आपकी जानकारी इसी ब्राउज़र में रहती है। कुछ भी सेव या भेजा नहीं जाता।
आपको कैसे पता चलता है
जानकारी मौजूद है। बस लिखी नहीं गई।
- नए साथी हफ़्तों तक देखकर और पूछकर सीखते हैं।
- एक ही प्रक्रिया तीन लोग तीन तरीकों से करते हैं, तीन नतीजों के साथ।
- कोई एक व्यक्ति बीमार हो, तो पूरी प्रक्रिया रुक जाती है।
कारण समझें
क्यों कोई प्रक्रियाएँ नहीं लिखता।
- 01
दस्तावेज़ बनाना एक बड़ा प्रोजेक्ट लगता है
- आपको कैसे पता चलता है
- हैंडबुक एक साल से योजना में है।
- ऐसा क्यों होता है
- सब कुछ एक साथ लिखना है, इसलिए कोई शुरू ही नहीं करता।
- क्या मदद करता है
- एक ऐसी प्रक्रिया से शुरू करें जो अक्सर होती है या अक्सर गड़बड़ होती है।
- सीमा
- एक प्रक्रिया सब कुछ हल नहीं करती, लेकिन दिखाती है कि यह कैसे होता है।
- 02
जानकारों के पास समय नहीं है
- आपको कैसे पता चलता है
- जो प्रक्रिया जानता है, वही व्यक्ति हमेशा व्यस्त रहता है।
- ऐसा क्यों होता है
- लिखना रोज़ के काम के बाद आता है।
- क्या मदद करता है
- जब अनुभवी व्यक्ति प्रक्रिया एक बार करता है, तब कोई और साथ में लिखता है।
- सीमा
- अनुभवी व्यक्ति को फिर भी ड्राफ़्ट एक बार जाँचना होगा।
- 03
दस्तावेज़ वहाँ पड़े हैं जहाँ कोई नहीं ढूँढता
- आपको कैसे पता चलता है
- गाइड मौजूद हैं, लेकिन कोई उन्हें ढूँढता या इस्तेमाल नहीं करता।
- ऐसा क्यों होता है
- दस्तावेज़ काम से अलग, बिना संरचना वाले फ़ोल्डरों में पड़े रहते हैं।
- क्या मदद करता है
- गाइड ऐसी जगह इकट्ठा करें जिसे टीम वैसे भी इस्तेमाल करती है, और प्रक्रिया में उसका हवाला दें।
- सीमा
- अच्छा दस्तावेज़ भी पुराना हो जाता है, अगर उसकी देखभाल की ज़िम्मेदारी किसी की न हो।
समाधान के रास्ते
प्रक्रियाएँ दर्ज करें। जितना हो सके उतना आसान।
| रास्ता | काफ़ी है, अगर | सीमा |
|---|---|---|
| ऊपर का टेम्पलेट दस्तावेज़ के रूप में | कुछ प्रक्रियाएँ, जो कम ही बदलती हैं। | रोज़मर्रा में जल्दी भूल जाते हैं, अगर प्रक्रिया में उसका लिंक न हो। |
| छोटे नोट के साथ स्क्रीन वीडियो | कंप्यूटर पर होने वाली प्रक्रियाएँ, जिन्हें बताने से बेहतर दिखाना है। | खोजना मुश्किल और अपडेट करना थकाऊ। |
| विकी या डॉक्यूमेंटेशन टूल | कई प्रक्रियाएँ, जिन्हें ढूँढना और मिलकर संभालना है। | प्रक्रिया का वर्णन करता है, लेकिन उसे चलाता नहीं। |
| Peak One | आप चाहते हैं कि टीम गाइड फिर से ढूँढ सके और बार-बार होने वाली प्रक्रियाएँ कदम-दर-कदम ऑटोमेट हों। | प्रक्रिया का वर्णन आपको पहले खुद करना होगा; कोई ऑटोमेशन तभी चलता है जब आपने उसे जाँचकर मंज़ूर कर दिया हो। |
Peak One काम करते हुए
दिमाग़ से उस प्रक्रिया तक, जिसे हर कोई जानता है।
- ट्रिगरहम यह असल में करते कैसे हैं?
- 01 · दस्तावेज़संकेतPeak Docs में Document Library दिखाती है कि कौन-से दस्तावेज़ और गाइड पहले से मौजूद हैं।
- 02 · गाइडसमझप्रक्रिया Peak Docs में गाइड के रूप में लिखी जाती है और टीम के साथ साझा की जाती है।
- 03 · प्रक्रियाफ़ैसलाAutomation Opportunities दिखाता है कि आप आगे क्या ऑटोमेट कर सकते हैं।
- 04 · Workflowएक्शनPeak Automations में बार-बार होने वाला हिस्सा टास्क और मंज़ूरियों वाली एक प्रक्रिया बन जाता है, जिसे आप जाँचते, टेस्ट करते और मंज़ूर करते हैं।
इसके लिए ऐप्स
पहले लिखें, फिर बोझ हटाएँ।
व्यू
क्या पहले से मौजूद है।
तीन कदम
पहली प्रक्रिया लिखें।
- 01 / 03
एक प्रक्रिया चुनें
वह प्रक्रिया लें जो सबसे ज़्यादा होती है या हाल में गड़बड़ हुई, सबसे अहम वाली नहीं।
- 02 / 03
करते समय साथ-साथ लिखें
अनुभवी व्यक्ति से प्रक्रिया एक बार करवाएँ और हर कदम लिखें।
- 03 / 03
किसी और से टेस्ट करवाएँ
विवरण किसी ऐसे व्यक्ति को दें जो प्रक्रिया नहीं जानता। जहाँ वह सवाल पूछे, वहाँ कुछ छूटा है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
संक्षेप में उत्तर।
SOP क्या है?
स्टैंडर्ड ऑपरेटिंग प्रोसीजर (SOP): एक छोटा विवरण कि बार-बार होने वाली प्रक्रिया कदम-दर-कदम कैसे की जाती है, उसे कौन करता है और नतीजा कैसे पहचाना जाता है।
प्रक्रिया का विवरण कितना विस्तृत होना चाहिए?
इतना विस्तृत कि कोई नया व्यक्ति बिना पूछे प्रक्रिया कर सके। इससे ज़्यादा नहीं। लंबे मैनुअल रोज़मर्रा में कोई नहीं पढ़ता।
क्या Peak One प्रक्रियाएँ अपने-आप चला सकता है?
Peak Automations से आप किसी प्रक्रिया का वर्णन आम शब्दों में करते हैं। उसमें टास्क, मंज़ूरियों और इंतज़ार के समय वाले कई कदम हो सकते हैं, और वह तभी चलती है जब आपने उसे जाँच, टेस्ट और मंज़ूर कर दिया हो।
और खोजें
इसमें क्या शामिल है।
- फ़ंक्शनइंटीग्रेशन3.270 टूल्स जोड़ें, आपके डेटा की दूसरी कॉपी के बिना।देखें
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अच्छे सिस्टम शांत होते हैं। वे सहारा देते हैं, बिना दबाव डाले।
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और समस्याएँ
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