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समस्या · ज्ञान सिर्फ़ दिमाग़ में

वह छुट्टी पर है। उनका ज्ञान भी।

छोटी टीमों में सबसे ज़रूरी ज्ञान कुछ ही लोगों के दिमाग़ में होता है: ग्राहकों से हुई बातें, ख़ास मामले, असल में काम कैसे होता है। यह तभी पता चलता है जब कोई छुट्टी पर हो या चला जाए।

नॉलेज ट्रांसफ़र और SOP चेक

कितनी जोखिम भरी है अगली छुट्टी?

टीम या किसी एक क्षेत्र के लिए सवालों के जवाब दें। नतीजा दिखाता है कि ज्ञान सबसे ज़्यादा किन लोगों पर टिका है और आपको पहले क्या लिखना है।

01एक अनुभवी व्यक्ति दो हफ़्ते नहीं है। क्या होता है?
02आपकी सबसे ज़रूरी प्रक्रियाएँ कहाँ लिखी हैं?
03नए लोग कैसे जानते हैं कि कोई काम कैसे होता है?
04मीटिंग के फ़ैसले कहाँ जाते हैं?
05दस्तावेज़ों और फ़ाइलों के लिए कितनी जगहें हैं?

5 में से 0 के उत्तर दिए गए

आपका परिणाम

सभी प्रश्नों के उत्तर दें। फिर यहाँ दिखेगा कि समस्या संभवतः कहाँ से पैदा होती है और कौन-सा छोटा कदम सबसे पहले मदद करता है।

मान्यताएँ और सीमाएँ

  • यह चेक एक दिशा दिखाता है, जोखिम नहीं मापता। जवाबों को टीम में बातचीत का मौक़ा बनाएँ।
  • हर ज्ञान लिखा नहीं जा सकता। अनुभव और समझ साथ काम करके बेहतर तरीक़े से आगे बढ़ती है।

आपकी जानकारी इसी ब्राउज़र में रहती है। कुछ भी सेव या भेजा नहीं जाता।

आपको कैसे पता चलता है

एक व्यक्ति है, जिसे सब पता है।

  • हर हफ़्ते वही सवाल उसी सहकर्मी के पास जाता है।
  • किसी के नौकरी छोड़ने के बाद आप हफ़्तों तक यह जोड़ते रहते हैं कि एक ग्राहक को कैसे संभाला गया था।
  • मीटिंग के फ़ैसले कहीं दर्ज नहीं होते, इसलिए उन पर फिर से चर्चा होती है।

कारण समझें

ज्ञान क्यों सिर्फ़ दिमाग़ में रहता है।

  1. 01

    लिखने की कोई जगह नहीं

    आपको कैसे पता चलता है
    सब जानते हैं कि यह कमी है, पर रोज़ के काम में इसके लिए कभी समय नहीं मिलता।
    ऐसा क्यों होता है
    दस्तावेज़ बनाना अतिरिक्त काम माना जाता है, काम का हिस्सा नहीं।
    क्या मदद करता है
    हर हफ़्ते एक प्रक्रिया के लिए एक तय समय रखें, उससे ज़्यादा नहीं।
    सीमा
    कैलेंडर में समय के बिना हर नॉलेज पहल बस एक इरादा रह जाती है।
  2. 02

    ज्ञान एक रुतबा है

    आपको कैसे पता चलता है
    जो बहुत जानता है, उसकी ज़रूरत पड़ती है, और यह सुरक्षित महसूस होता है।
    ऐसा क्यों होता है
    साझा करना दिखता नहीं, अपरिहार्य होना दिखता है।
    क्या मदद करता है
    सराहना करें, जब कोई प्रक्रिया ऐसे लिखे कि दूसरे उसे बिना सवाल पूछे इस्तेमाल कर सकें।
    सीमा
    यह लीडरशिप का सवाल है, टूल की समस्या नहीं।
  3. 03

    दस्तावेज़ पुराने हो जाते हैं

    आपको कैसे पता चलता है
    एक हैंडबुक है, पर कोई उस पर भरोसा नहीं करता।
    ऐसा क्यों होता है
    दस्तावेज़ों का न कोई ज़िम्मेदार व्यक्ति है, न समीक्षा की तारीख।
    क्या मदद करता है
    हर ज़रूरी दस्तावेज़ को एक ज़िम्मेदार व्यक्ति और एक तारीख दें।
    सीमा
    बहुत सारे दस्तावेज़ कोई अपडेट नहीं करता। कम, पर अपडेटेड दस्तावेज़ बेहतर हैं।
  4. 04

    फ़ाइल रखने की बहुत सारी जगहें

    आपको कैसे पता चलता है
    मिनट्स ईमेल में हैं, निर्देश फ़ोल्डरों में, नोट्स निजी ऐप्स में।
    ऐसा क्यों होता है
    हर कोई वहीं फ़ाइल रखता है जहाँ वह उस समय काम कर रहा होता है।
    क्या मदद करता है
    प्रक्रियाओं और फ़ैसलों के लिए एक जगह तय करें और उसी का हवाला दें।
    सीमा
    पुरानी फ़ाइलें अपने-आप नहीं जातीं। सिर्फ़ वही ले जाएँ जिसकी अब भी ज़रूरत है।

समाधान के रास्ते

सिर्फ़ लिखना काफ़ी नहीं। दोबारा ढूँढना भी नहीं।

नॉलेज साइलो तोड़ने के तरीक़ों की तुलना
रास्ताकाफ़ी है, अगरसीमा
साझा दस्तावेज़ या विकीआपके पास कुछ प्रक्रियाएँ हैं और कोई है जो उन्हें अपडेट रखता है।ज़िम्मेदार व्यक्ति के बिना पुराना हो जाता है और जल्दी उलझ जाता है।
छुट्टी और विदाई पर हैंडओवर बातचीतज्ञान कभी-कभार और सोच-समझकर सौंपना होता है।अक्सर देर से होता है और याद रहने पर निर्भर करता है।
प्रक्रियाओं की स्क्रीन रिकॉर्डिंगस्क्रीन पर होने वाली प्रक्रियाओं को शब्दों में बताना मुश्किल है।खोजना मुश्किल और जल्दी पुराना।
Peak Oneदस्तावेज़, प्रक्रियाएँ और कोर्स एक जगह हों और आसानी से मिलें।लिखना आपको खुद होगा; पुरानी फ़ाइलें अपने-आप नहीं जातीं।

Peak One काम करते हुए

दिमाग़ से साझा ज्ञान में।

  1. ट्रिगरयह कैसे होता है, कौन जानता है?
  2. 01 · प्रक्रियासंकेतPeak SOP में Process Radar दिखाता है कि किन प्रक्रियाओं को SOP चाहिए।
  3. 02 · दस्तावेज़समझDocument Library दिखाती है कि कौन-से दस्तावेज़ हैं; Document Decisions, कि उनमें कौन-से फ़ैसले दर्ज हैं।
  4. 03 · SOPफ़ैसलाProcess Builder में आप प्रक्रिया ऐसे लिखते हैं कि दूसरे उसे पूरा कर सकें।
  5. 04 · कोर्सएक्शनAcademy में इससे सीखने के लक्ष्य वाला कोर्स बनता है, ताकि नए लोग प्रक्रिया सीखें।
परिणाम: जो एक व्यक्ति जानता है, वह वहाँ लिखा है जहाँ सबको मिले।

इसके व्यू

Peak One में उपलब्ध।

इसके लिए ऐप्स

ज्ञान जो टिकता है।

तीन कदम

छोटे से शुरू करें। हर हफ़्ते एक प्रक्रिया

  1. 01 / 03

    नॉलेज आइलैंड पहचानें

    लिखें कि आज कौन-सी प्रक्रियाएँ सिर्फ़ एक व्यक्ति जानता है। यही आपकी सूची है।

  2. 02 / 03

    हर हफ़्ते एक प्रक्रिया लिखें

    पाँच स्टेप, एक मक़सद, और यह पहचान कि काम पूरा हो गया। शुरुआत में इतना ही काफ़ी है।

  3. 03 / 03

    किसी दूसरे से आज़माकर देखें

    जो प्रक्रिया नहीं जानता, वह विवरण के अनुसार उसे पूरा करता है। हर सवाल टेक्स्ट को बेहतर बनाता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

संक्षेप में उत्तर।

अनुभवी कर्मचारियों से ज्ञान कैसे लिखवाऊँ?

इसे छोटा रखें: हर हफ़्ते एक प्रक्रिया, पाँच स्टेप, और कोई दूसरा उसे आज़माए। जिसे लगता है कि उसे कम टोका जाता है, वह आगे भी लिखता है।

SOP में क्या होना चाहिए?

मक़सद, ट्रिगर, क्रम से स्टेप, कौन ज़िम्मेदार है और कैसे पता चले कि प्रक्रिया पूरी हुई। शुरुआत के लिए इतना काफ़ी है।

बिना दस्तावेज़ वाली प्रक्रियाओं से इसका क्या फ़र्क़ है?

यहाँ बात उस ज्ञान की है जो लोगों पर टिका है। बिना दस्तावेज़ वाली प्रक्रियाओं में बात खुद प्रक्रियाओं के विवरण की होती है। अक्सर दोनों जुड़े होते हैं।

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बदलने से पहले समझें। तब हर कदम असर करता है।

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