Wie oft sollte ich Kunden über den Projektstand informieren?

So oft, dass der Kunde nicht nachfragen muss. Für die meisten Projekte ist ein fester wöchentlicher Termin sinnvoll, bei kurzen Projekten ein Update je Meilenstein.

Sollen Kunden direkt in unsere Aufgaben schauen?

Das hängt vom Kunden ab. Viele wollen ein kurzes Update, nicht jede Aufgabe. In Peak Board sehen Gäste nur, was geteilt ist, also entscheidest du, was sichtbar wird.

Was schreibe ich, wenn es keinen Fortschritt gibt?

Genau das, mit Grund und nächstem Schritt. Ein ehrliches „diese Woche keine Bewegung, weil …“ schafft mehr Vertrauen als ein ausgelassenes Update.

문제 · 고객이 프로젝트 현황을 모름

"어디까지 진행됐나요?" 이번 주에만 세 번째 메일.

고객이 묻는 건 의심해서가 아니에요. 아무것도 보이지 않아서예요. 짧고 정기적인 업데이트가 질문이 나오기 전에 답해 줘요.

현황 업데이트 만들기 원인 이해하기

프로젝트 상태 템플릿

업데이트 하나, 따로 묻지 않아도 되는.

예시 행을 내 프로젝트로 바꾸세요. 결과를 복사해 고객에게 보낼 메일에 붙여넣으세요.

Konzept und Seitenstruktur
Freigabe ist erteilt, keine Aktion nötig
Erledigt
Entwurf Startseite
Erste Fassung geht an euch
Donnerstag
Texte für Leistungsseiten
Bitte Rückmeldung zu den Stichpunkten
Dienstag
Livegang
Neuer Termin nach Freigabe der Texte
In zwei Wochen

나의 계획

4행 중 4행 완료.

Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.

가정과 한계

템플릿은 입력한 내용을 정리해 줘요. 현황이 맞는지는 팀만 알 수 있어요.
일정이 정말 흔들릴 때는 업데이트가 대화를 대신하지 못해요. 그럴 땐 차라리 전화하세요.

입력값은 이 브라우저에만 남아요. 아무것도 저장되거나 전송되지 않아요.

알아차리는 방법

고객이 기다려요. 그런데 무엇 때문인지 모르겠어요.

고객이 메일, 전화, 채팅으로 진행 상황을 물어요. 같은 질문을 여러 사람에게 하는 경우도 많아요.
승인이 빠져 실제로는 고객 때문에 생긴 지연인데, 고객이 화를 내고 있어요.
고객 미팅 전마다 팀에서 현재 상황부터 모아요.

원인 이해하기

왜 고객은 아무것도 모르는 채 남아요.

01
정해진 주기 없음
알아차리는 방법
업데이트는 누군가 시간이 날 때나 고객이 물어볼 때만 해요.
왜 일어나는가
고객이 언제 무엇을 알게 되는지 아무도 합의하지 않았어요.
도움이 되는 것
업데이트 요일을 정하고, 일이 별로 없어도 지키기.
한도
아주 짧은 프로젝트라면 마일스톤마다 업데이트 한 번이면 충분해요.
02
현황이 흩어져 있어요
알아차리는 방법
업데이트할 때마다 동료 세 명에게 물어봐야 해요.
왜 일어나는가
할 일, 대화, 파일이 서로 다른 도구에 흩어져 있어요.
도움이 되는 것
업데이트가 나오는 한곳에서 프로젝트 현황 관리하기.
한도
한곳이 있어도 팀이 거기서 실제로 일할 때만 도움이 돼요.
03
대기 시간은 보이지 않아요
알아차리는 방법
고객은 프로젝트가 자신의 승인을 기다리고 있다는 걸 모르고 있어요.
왜 일어나는가
업데이트에는 한 일만 나열될 뿐, 지금 누구 차례인지는 없어요.
도움이 되는 것
업데이트에서 고객 쪽에 무엇이 남아 있고 언제까지인지 솔직하게 말하기.
한도
모든 지연을 해결하지는 못하지만, 어디서 생기는지는 분명해져요.

해결 방법

현황 공유하기. 최대한 간단하게.

고객이 프로젝트 진행 상황을 알 수 있게 하는 해결 방법 비교
길	이럴 때 충분해요	한도
위 템플릿을 활용한 주간 현황 메일	몇 개의 고객 프로젝트와 현황을 아는 한 사람.	수작업; 현황을 매번 처음부터 다시 모아야 해요.
고객과 공유한 문서	고객이 함께 읽고, 팀이 문서를 꾸준히 관리하는 경우.	실제 할 일 옆에 두 번째 목록이 되기 쉬워요.
프로젝트 도구의 고객 포털	고객이 언제든 직접 할 일을 볼 수 있어야 해요.	고객이 보고 싶어 하거나 봐야 하는 것보다 내부 사정을 더 많이 보여 주는 경우가 많아요.
Peak One	팀이 일하는 같은 할 일과 문서에서 현황을 가져오고 싶어요.	게스트는 공유된 것만 볼 수 있어요. 무엇을 공유할지는 프로젝트마다 직접 정해요.