Probleem · Klanten zonder projectstatus
“Hoe ver zijn jullie?” De derde mail deze week.
Klanten vragen niet na omdat ze wantrouwig zijn. Ze vragen omdat ze niets zien. Een korte, regelmatige update beantwoordt de vraag voordat die wordt gesteld.
Sjabloon projectstatus
Eén update, dat geen navraag nodig heeft.
Vervang de voorbeeldregels door je project. Kopieer het resultaat in een mail aan de klant.
Jouw plan
4 van 4 rijen volledig.
Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.
Aannames en grenzen
- Het sjabloon ordent wat je invult. Of de stand klopt, weet alleen je team.
- Een update vervangt geen gesprek als een deadline echt wankelt. Bel dan liever.
Je invoer blijft in deze browser. Er wordt niets opgeslagen of verzonden.
Waaraan je het merkt
De klant wacht. En weet niet waarop.
- Klanten vragen per mail, telefoon en chat naar de stand van zaken, vaak dezelfde vraag aan verschillende mensen.
- Een klant is boos over vertraging die hij eigenlijk zelf heeft veroorzaakt, omdat een goedkeuring ontbrak.
- Vóór elke klantafspraak verzamel je eerst de stand van zaken in het team.
Oorzaken begrijpen
Waarom klanten in het duister tasten.
- 01
Geen vast ritme
- Waaraan je het merkt
- Updates komen er als iemand tijd heeft of de klant ernaar vraagt.
- Waarom het gebeurt
- Niemand heeft afgesproken wanneer de klant wat te horen krijgt.
- Wat helpt
- Een vaste dag voor de update afspreken en die aanhouden, ook als er weinig is gebeurd.
- Grens
- Bij zeer korte projecten volstaat een update per mijlpaal.
- 02
De stand is verspreid
- Waaraan je het merkt
- Voor elke update moet je drie collega's iets vragen.
- Waarom het gebeurt
- Taken, gesprekken en bestanden staan in verschillende tools.
- Wat helpt
- De projectstatus op één plek bijhouden, waaruit de update ontstaat.
- Grens
- Eén plek helpt alleen als het team daar ook werkt.
- 03
Wachttijden zijn onzichtbaar
- Waaraan je het merkt
- De klant merkt niet dat het project op zijn akkoord wacht.
- Waarom het gebeurt
- Updates sommen op wat er is gedaan, maar niet wie er nu aan zet is.
- Wat helpt
- In de update eerlijk zeggen wat er op de klant wacht en tot wanneer.
- Grens
- Dat lost niet elke vertraging op, maar maakt wel duidelijk waar die ontstaat.
Oplossingsrichtingen
De stand delen. Zo eenvoudig mogelijk.
| Route | Volstaat als | Grens |
|---|---|---|
| Wekelijkse statusmail met het sjabloon hierboven | Een paar klantprojecten en één persoon die de stand kent. | Handmatig werk; de stand van zaken moet elke keer opnieuw bij elkaar worden gezocht. |
| Gedeeld document met de klant | De klant leest mee en het team houdt het document betrouwbaar bij. | Wordt vaak een tweede lijst naast de eigenlijke taken. |
| Klantportaal van een projecttool | Klanten moeten op elk moment zelf in taken kunnen kijken. | Laat vaak meer van de binnenkant zien dan een klant wil of mag zien. |
| Peak One | Je wilt de stand halen uit dezelfde taken en documenten waarmee je team werkt. | Gasten zien alleen wat gedeeld is; wat je deelt, bepaal je zelf per project. |
Peak One in actie
Van het nabellen naar een vaste update.
- TriggerHoe ver is het project voor klant Müller?
- 01 · ProjectSignaalProject Portfolio in Peak Board laat zien welke klantprojecten nu aandacht nodig hebben.
- 02 · TaakBegripHet Project Board laat zien waar elke taak staat en welke op de klant wacht.
- 03 · LeveringBeslissingDelivery in Peak Service laat zien of jullie op tijd leveren wat jullie beloofd hebben.
- 04 · DocumentActieJe schrijft de update in Peak Docs, zodat elke stand op één plek na te lezen is.
De bijbehorende apps
Projectstatus in Peak One.
Om uit te proberen
De stand vastleggen en delen.
Drie stappen
Vanaf deze week zonder vragen achteraf.
- 01 / 03
Updatedag vastleggen
Vertel je klant op welke dag hij elke week de stand van zaken krijgt.
- 02 / 03
Vier regels zijn genoeg
Afgerond, loopt, wacht op jullie, volgende. Meer heeft een goede update zelden nodig.
- 03 / 03
Wachttijden benoemen
Schrijf erbij waar er op de klant wordt gewacht en tot wanneer. Zo wordt vertraging niet aan jou toegeschreven.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord.
Hoe vaak moet ik klanten informeren over de projectstatus?
Zo vaak dat de klant niet hoeft na te vragen. Voor de meeste projecten is een vast wekelijks moment zinvol, bij korte projecten een update per mijlpaal.
Moeten klanten direct in onze taken kunnen kijken?
Dat hangt van de klant af. Velen willen een korte update, niet elke taak. In Peak Board zien gasten alleen wat gedeeld is, dus jij bepaalt wat zichtbaar wordt.
Wat schrijf ik als er geen vooruitgang is?
Precies dat, met de reden en de volgende stap. Een eerlijk “deze week geen beweging, omdat …” schept meer vertrouwen dan een overgeslagen update.
Verder ontdekken
Wat erbij hoort.
- FunctieTaken & projectenProjecten als board, taken in de dagplanning, één chat per project.Bekijken
- Use caseKlantvragen beantwoordenElke aanvraag met een verantwoordelijke, veelgestelde vragen één keer openbaar beantwoord.Bekijken
- SoftwarecategorieProjectmanagementsoftwareElke projecttaak met persoon, datum en zichtbare stand.Bekijken
- ProbleemEindeloze correctierondesElke feedbackronde brengt een nieuwe ronde wijzigingen, en het project wordt nooit af.Bekijken
- ProbleemProjecten uit de hand gelopenElk project loopt op de een of andere manier, maar niemand kan zeggen waar het echt staat.Bekijken
- ProbleemGemiste deadlinesDeadlines zijn toegezegd, en toch is op de peildatum niet alles klaar.Bekijken
✦ Een Peak-principe
Begrijpen vóór veranderen. Dan telt elke stap.
Peak leert met je mee
Meer problemen
Typische knelpunten in groeiende bedrijven, telkens met een tool om direct uit te proberen, de oorzaken en de route die Peak One ervoor biedt.
Los het één keer op. De rest volgt.
Klanten weten niet hoe ver hun project is en vragen er steeds weer naar. Log in met Google en zie je hele bedrijf op één plek.
Free-abonnement · inloggen met Google · in ongeveer twee minuten ingericht