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Peak Atlas

Problema · Reuniões sem resultados

Uma hora de discussão. Ninguém sabe o que acontece agora.

Reuniões sem resultado raramente têm conteúdo de menos. Falta o momento final em que alguém diz o que foi decidido e quem faz o quê até quando.

Abrir checklist de reuniãoEntender as causas

Checklist de reunião

Antes, durante, depois.

Percorra os itens para a sua próxima reunião. O que ficar em aberto aparece à direita como próximo passo.

Sua situação

0 / 9

A seguir:

  1. 1A reunião tem um objetivo em uma frase.
  2. 2A pauta foi enviada antes, com perguntas em vez de palavras-chave.
  3. 3Só é convidado quem decide ou contribui com algo.

Premissas e limites

  • O checklist não deixa as reuniões mais curtas, e sim mais conclusivas. Se uma reunião é necessária, ele não verifica.
  • Para alinhamentos rápidos, bastam os itens sobre decisões e tarefas.
  • Nada disso é salvo ou enviado. Copie o resultado antes de fechar a página.

Seus dados ficam neste navegador. Nada é salvo nem enviado.

Como você percebe

Muita conversa. Nada decidido.

  • Na próxima reunião, o mesmo tema é discutido de novo.
  • Depois da reunião, cada um se lembra de algo diferente.
  • Tarefas da reunião não aparecem em lugar nenhum e ficam paradas.

Entender as causas

Onde os resultados se perdem.

  1. 01

    Tema em vez de pergunta

    Como você percebe
    A pauta é feita de palavras-chave como “Marketing” ou “Projeto X”.
    Por que acontece
    Um tema pode ser discutido sem fim; uma pergunta pode ser respondida.
    O que ajuda
    Formular cada item da pauta como uma pergunta que termina com uma decisão.
    Limite
    Algumas reuniões servem para troca de informações; nesse caso, o objetivo é entendimento, não decisão.
  2. 02

    Não está claro quem decide

    Como você percebe
    A discussão anda em círculos até o tempo acabar.
    Por que acontece
    Todos esperam consenso, ninguém tem a palavra final.
    O que ajuda
    Antes do item, dizer quem decide e se haverá votação.
    Limite
    Uma pessoa com a palavra final precisa da confiança da equipe.
  3. 03

    Nada registrado

    Como você percebe
    Não há ata, ou só palavras-chave que depois ninguém entende.
    Por que acontece
    Fazer as anotações não é uma função definida, então ninguém faz direito.
    O que ajuda
    Uma pessoa faz as anotações, com as decisões em frases completas.
    Limite
    Uma ata só é útil se estiver onde a equipe procura.
  4. 04

    Tarefas sem nome

    Como você percebe
    No fim, alguém diz “a gente faz”, e ninguém se sente responsável.
    Por que acontece
    Tarefas são discutidas, mas não atribuídas.
    O que ajuda
    Dar cada tarefa a uma pessoa, com prazo, ainda durante a reunião.
    Limite
    Quem está ausente precisa ser consultado antes de receber uma tarefa.

Caminhos de solução

Uma regra supera qualquer ferramenta.

Caminhos para reuniões sem resultados
CaminhoBasta seLimite
Regras fixas de reunião e este checklistVocês têm poucas reuniões recorrentes e seguem as regras.As tarefas vão para a ata, não para onde o trabalho acontece.
Modelo de ata em um documento compartilhadoTodos encontram o documento e o leem.Tarefas na ata precisam ser acompanhadas à mão por alguém.
Ferramenta de reunião com transcrição automáticaVocês têm muitas conversas e não querem perder nada.Uma anotação ainda não é uma decisão nem uma tarefa.
Peak OneAta, decisões e tarefas com responsáveis devem poder ser encontradas em um só lugar.Ata e tarefas ficam em dois apps, Docs e Work. As tarefas você mesmo registra no Work.

Peak One em ação

Da reunião à tarefa concluída.

  1. GatilhoO que realmente decidimos na reunião?
  2. 01 · CompromissoSinalO Calendar Today mostra qual reunião acontece hoje.
  3. 02 · DocumentoCompreensãoA ata é criada no Peak Docs; o Documents Today mostra no que se está escrevendo agora.
  4. 03 · DecisãoDecisãoO Document Decisions mostra quais decisões estão nos documentos de vocês.
  5. 04 · TarefaAçãoCada tarefa vai para o Peak Work, com pessoa responsável e próximo prazo. O Commitments mostra o que você prometeu a quem.
Resultado: Depois de cada reunião, dá para consultar o que foi decidido e quem faz o quê até quando.

Os apps para isso

Disponível no Peak One.

Para começar

Três apps em torno da reunião.

Três passos

A próxima reunião termina diferente.

  1. 01 / 03

    Perguntas em vez de temas

    Escreva cada item da pauta como uma pergunta que deve estar respondida no final.

  2. 02 / 03

    Ler as decisões em voz alta

    Nos últimos cinco minutos, leia cada decisão em voz alta. Quem discordar, fala agora.

  3. 03 / 03

    Atribuir tarefas ainda na sala

    Nenhuma tarefa sai da sala sem nome e prazo.

Perguntas frequentes

Respondido em poucas palavras.

Quem deve escrever a ata?

Não a pessoa que conduz a reunião. Quem conduz cuida do tempo e das decisões; quem anota, as registra. A função pode mudar a cada vez.

E se nada puder ser decidido na reunião?

Então o resultado é uma tarefa: quem esclarece, até quando, o que falta para a decisão? Isso também vai para a ata com nome.

Encontramos as decisões depois?

No Peak Docs, há uma visualização própria para as decisões que estão nos documentos de vocês. Como elas aparecem lá, você vê no app.

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O que faz parte.

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✦ Um princípio Peak

Relevância antes de volume. O que importa fica visível.

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