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Peak Atlas

Problema · Clientes sem status do projeto

“Em que pé vocês estão?” O terceiro e-mail desta semana.

Clientes não perguntam porque desconfiam. Perguntam porque não veem nada. Uma atualização curta e regular responde à pergunta antes que ela seja feita.

Criar atualização de statusEntender as causas

Modelo de status do projeto

Uma atualização que não precisa de pergunta de acompanhamento.

Substitua as linhas de exemplo pelo seu projeto. Copie o resultado em um e-mail para o cliente.

Seu plano

4 de 4 linhas completas.

Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.

Premissas e limites

  • O modelo organiza o que você preenche. Se o status está correto, só a sua equipe sabe.
  • Uma atualização não substitui uma conversa quando um prazo está seriamente em risco. Nesse caso, melhor ligar.

Seus dados ficam neste navegador. Nada é salvo nem enviado.

Como você percebe

O cliente está esperando. E não sabe pelo quê.

  • Clientes perguntam pelo status por e-mail, telefone e chat, muitas vezes a mesma pergunta para pessoas diferentes.
  • Um cliente está irritado com um atraso que, na verdade, ele mesmo causou, porque faltava uma aprovação.
  • Antes de cada reunião com o cliente, você primeiro reúne o status com a equipe.

Entender as causas

Por que os clientes fiquem no escuro.

  1. 01

    Sem ritmo fixo

    Como você percebe
    Atualizações acontecem quando alguém tem tempo ou quando o cliente pergunta.
    Por que acontece
    Ninguém combinou quando o cliente fica sabendo de quê.
    O que ajuda
    Combinar um dia fixo para a atualização e cumpri-lo, mesmo quando pouca coisa aconteceu.
    Limite
    Em projetos muito curtos, basta uma atualização a cada marco.
  2. 02

    O status está espalhado

    Como você percebe
    Para cada atualização você precisa perguntar a três colegas.
    Por que acontece
    Tarefas, conversas e arquivos ficam em ferramentas diferentes.
    O que ajuda
    Manter o status do projeto em um só lugar, do qual nasce a atualização.
    Limite
    Um lugar único só ajuda se a equipe também trabalhar nele.
  3. 03

    Os tempos de espera são invisíveis

    Como você percebe
    O cliente não percebe que o projeto está aguardando a aprovação dele.
    Por que acontece
    As atualizações listam o que foi feito, mas não quem está com a bola agora.
    O que ajuda
    Dizer abertamente na atualização o que está aguardando o cliente e até quando.
    Limite
    Isso não resolve todo atraso, mas deixa claro onde ele surge.

Caminhos de solução

Compartilhar o status. O mais simples possível.

Comparação de soluções para que os clientes conheçam o status do projeto
CaminhoBasta seLimite
E-mail semanal de status com o modelo acimaPoucos projetos de clientes e uma pessoa que conhece o status.Trabalho manual; o status precisa ser reunido de novo toda vez.
Documento compartilhado com o clienteO cliente acompanha a leitura e a equipe mantém o documento com confiabilidade.Muitas vezes vira uma segunda lista ao lado das tarefas reais.
Portal do cliente de uma ferramenta de projetosOs clientes devem poder olhar as tarefas sozinhos a qualquer momento.Muitas vezes mostra mais dos bastidores do que o cliente quer ou deve ver.
Peak OneVocê quer tirar o status das mesmas tarefas e documentos com que sua equipe trabalha.Convidados veem só o que foi compartilhado; o que compartilhar, você decide por projeto.

Peak One em ação

Da pergunta constante à atualização fixa.

  1. GatilhoEm que pé está o projeto do cliente Müller?
  2. 01 · ProjetoSinalProject Portfolio, no Peak Board, mostra quais projetos de clientes precisam de atenção agora.
  3. 02 · TarefaCompreensãoO Project Board mostra onde cada tarefa está e quais aguardam o cliente.
  4. 03 · EntregaDecisãoDelivery, no Peak Service, mostra se vocês entregam no prazo o que prometeram.
  5. 04 · DocumentoAçãoVocê escreve a atualização no Peak Docs, para que cada status fique registrado e consultável em um só lugar.
Resultado: O cliente recebe o status antes de precisar perguntar, a partir das mesmas tarefas com que a equipe trabalha.

Os apps para isso

Status do projeto no Peak One.

Para testar

Registrar e compartilhar o status.

Três passos

A partir desta semana, sem perguntas de acompanhamento.

  1. 01 / 03

    Definir o dia da atualização

    Diga ao seu cliente em que dia da semana ele recebe o status.

  2. 02 / 03

    Quatro linhas bastam

    Concluído, em andamento, aguardando vocês, próximos passos. Uma boa atualização raramente precisa de mais.

  3. 03 / 03

    Nomear os tempos de espera

    Acrescente o que está aguardando o cliente e até quando. Assim o atraso não é atribuído a você.

Perguntas frequentes

Respondido em poucas palavras.

Com que frequência devo informar os clientes sobre o status do projeto?

Com frequência suficiente para que o cliente não precise perguntar. Para a maioria dos projetos, um horário semanal fixo faz sentido; em projetos curtos, uma atualização por marco.

Os clientes devem olhar diretamente nossas tarefas?

Depende do cliente. Muitos querem uma atualização curta, não cada tarefa. No Peak Board, convidados veem só o que foi compartilhado, então você decide o que fica visível.

O que escrevo quando não há progresso?

Exatamente isso, com o motivo e o próximo passo. Um honesto “nesta semana não houve avanço, porque …” gera mais confiança do que uma atualização pulada.

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O que faz parte.

Welt Value

✦ Um princípio Peak

Entender antes de mudar. Assim, cada passo faz efeito.

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Mais problemas

Gargalos típicos em empresas em crescimento, cada um com uma ferramenta para testar na hora, as causas e o caminho que o Peak One prevê para resolvê-lo.

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