Pular para o conteúdo
Peak Atlas

Problema · Trabalho manual recorrente

Os mesmos procedimentos toda semana. Quantas horas isso dá por ano?

Pequenas rotinas, isoladamente, passam despercebidas. Somadas, rapidamente viram dias inteiros de trabalho. Só o número mostra qual rotina você delega primeiro: a uma pessoa, a um processo documentado ou a uma automação.

Calcular o trabalho manual agoraEntender as causas

Autoavaliação do potencial de automação

Minutos vezes frequência. Calculado para o ano.

Insira suas atividades recorrentes: quanto tempo levam uma vez e com que frequência acontecem por semana. Você pode sobrescrever os exemplos.

Trabalho manual por ano

375,7 Horas

cerca de 47 dias úteis com 46 semanas de trabalho

Verificar primeiro:

  1. Transferir dados entre duas ferramentas115 h
  2. Conciliar faturas e comprovantes115 h
  3. Escrever lembretes para clientes76,7 h

Horas por ano = minutos × frequência por semana × 46 ÷ 60

Premissas e limites

  • O cálculo considera 46 semanas de trabalho e 8 horas por dia útil.
  • Ela mostra tempo, não adequação. Algumas atividades exigem julgamento e não podem ser automatizadas.
  • Uma automação custa configuração e manutenção. Em geral, só vale a pena com passos frequentes e uniformes.

Seus dados ficam neste navegador. Nada é salvo nem enviado.

Como você percebe

O dia está cheio. Só não com o trabalho de verdade.

  • Às sextas-feiras você transfere números de três ferramentas para uma planilha.
  • Você escreve os lembretes para clientes do zero toda vez.
  • Se a colega está de férias, um passo fica parado, porque só ela se lembra dele.

Entender as causas

Por que o trabalho manual continua, mesmo irritando todo mundo.

  1. 01

    As rotinas não estão descritas em lugar nenhum

    Como você percebe
    Cada pessoa executa o processo de um jeito um pouco diferente.
    Por que acontece
    O que não está escrito não pode ser delegado nem automatizado.
    O que ajuda
    Descrever em cinco passos cada um dos três maiores itens do cálculo acima.
    Limite
    Uma descrição ainda não economiza tempo. Ela é o pré-requisito para isso.
  2. 02

    Uma pessoa é a interface

    Como você percebe
    Grande parte do trabalho manual é digitar e copiar entre ferramentas.
    Por que acontece
    Os sistemas não trocam dados, então alguém os transfere à mão.
    O que ajuda
    Conectar primeiro a transferência com mais horas por ano, não a mais simples.
    Limite
    Algumas ferramentas não oferecem integração. Nesse caso, uma exportação fixa fica como solução provisória.
  3. 03

    Tarefas pequenas não parecem valer a pena

    Como você percebe
    Cinco minutos não chamam atenção, então ninguém resolve.
    Por que acontece
    Ninguém multiplica duração por frequência para projetar o ano.
    O que ajuda
    Avaliar cada rotina em horas por ano, como na calculadora acima.
    Limite
    Tarefas raras e complexas muitas vezes não compensam, apesar de muitos minutos.
  4. 04

    Ninguém entende as automações antigas

    Como você percebe
    Algo roda automaticamente, mas ninguém sabe exatamente o quê.
    Por que acontece
    As automações foram criadas uma vez e nunca documentadas. Ninguém tem coragem de criar novas.
    O que ajuda
    Criar uma lista de todas as automações em execução: o que fazem e quem é responsável por elas.
    Limite
    Uma automação que ninguém entende é um risco, não um alívio.

Caminhos de solução

Nem tudo precisa rodar automaticamente.

Comparação de soluções para trabalho manual recorrente
CaminhoBasta seLimite
Descrever a rotina como checklistA tarefa exige julgamento ou acontece raramente.Não economiza tempo, só erros e perguntas de acompanhamento.
Modelos e blocos de textoMuito trabalho manual consiste em textos e e-mails parecidos.Mesmo assim, alguém precisa se lembrar de enviá-los.
Ferramenta de automação entre outras ferramentasFluxos de dados isolados entre dois sistemas precisam funcionar.Mais um ponto que precisa de manutenção; erros muitas vezes são percebidos tarde.
Peak One AutomationsProcessos recorrentes com tarefas, aprovações e tempos de espera devem rodar de forma revisada e rastreável.Ações diretamente em outras ferramentas estão planejadas, não disponíveis. O julgamento continua com a equipe.

Peak One em ação

Da rotina ao fluxo revisado.

  1. GatilhoQuanto o trabalho manual nos custa e o que delegamos primeiro?
  2. 01 · ProcessoSinalAutomation Opportunities mostra o que vocês poderiam automatizar em seguida.
  3. 02 · ProcessoCompreensãoAutomation Coverage mostra quais processos já rodam automaticamente.
  4. 03 · AutomaçãoDecisãoNo Automations, você descreve a rotina em uma frase, revisa e testa o fluxo e só então libera a execução.
  5. 04 · ExecuçãoAçãoAutomation Runs mostra o que a automação fez por último; Automation Health, se tudo está rodando sem erros.
Resultado: Cada rotina que você delega roda de forma revisada e continua rastreável.

As visões correspondentes

Automação no Peak One.

Os apps para isso

Delegar o que se repete.

Três passos

Primeiro contar. Depois delegar.

  1. 01 / 03

    Anotar durante uma semana

    Anotar cada atividade que se repete, com os minutos por vez. Inclusive as pequenas.

  2. 02 / 03

    Projetar e ordenar

    Inserir a lista na calculadora acima. Os três primeiros itens contam, o resto espera.

  3. 03 / 03

    Delegar uma rotina

    Só uma: descrever, passar para alguém ou automatizar. Depois a próxima.

Perguntas frequentes

Respondido em poucas palavras.

Quais tarefas são adequadas para automatizar?

Aquelas que acontecem com frequência, sempre do mesmo jeito e não exigem julgamento. Tarefas com muitas exceções é melhor descrever primeiro como checklist.

Preciso saber programar para automatizar no Peak One?

Não. No Automations, você descreve em palavras normais o que deve acontecer. Disso nasce um fluxo que você revisa e testa antes de liberá-lo.

A partir de quando vale a pena uma automação?

Quando as horas economizadas por ano ficam claramente acima do esforço de configuração e manutenção. O cálculo acima fornece a primeira metade dessa avaliação.

Continuar explorando

O que faz parte.

Welt Scale

✦ Um princípio Peak

A energia é finita. Dedique-a ao que sustenta.

Proteger o que fortalece você

Mais problemas

Gargalos típicos em empresas em crescimento, cada um com uma ferramenta para testar na hora, as causas e o caminho que o Peak One prevê para resolvê-lo.

Alle Probleme

Resolva uma vez. O resto vem depois.

Os mesmos procedimentos toda semana, e ninguém tem tempo para eliminá-los. Entre com o Google e veja sua empresa em um só lugar.

Teste grátisVer preços

Plano Free · login com Google · configurado em cerca de dois minutos