เป้าหมายการเรียนรู้
หลังจบบทเรียนนี้ คุณจะอธิบายงานที่ทำด้วยมือได้ในแบบที่คำนวณประโยชน์ของระบบอัตโนมัติหลังหักค่าใช้จ่ายดำเนินงานได้ – และรู้ทันเมื่อกรณียกเว้นกินประโยชน์ไปหมด ก่อนที่คุณจะลงทุนเวลากับเครื่องมือ
กำหนดขอบเขตของงาน
“ทำให้การจัดทำใบเสนอราคาของเราเป็นอัตโนมัติ” ไม่ใช่งาน แต่เป็นขอบเขตงานทั้งด้าน งานหนึ่งงานมีจุดเริ่มต้นที่ชัดเจน (ข้อมูลเข้า) จุดสิ้นสุดที่ชัดเจน (ผลลัพธ์) และมีขั้นตอนไม่กี่ขั้นระหว่างกลาง “สร้างร่างใบเสนอราคาพร้อมรายการจากใบราคา โดยใช้แบบฟอร์มความต้องการที่กรอกแล้ว” คือหนึ่งงาน
กำหนดขอบเขตด้วยสี่คำถาม: อะไรเข้ามา? อะไรออกไป? มีขั้นตอนใดอยู่ระหว่างกลาง? ขั้นตอนใดต้องใช้วิจารณญาณ? ขั้นตอนที่ต้องใช้วิจารณญาณยังคงเป็นหน้าที่ของคน – อย่างน้อยในรอบแรก
ประโยชน์หลังหักค่าใช้จ่ายดำเนินงาน
ประโยชน์ขั้นต้นคือเวลาที่ได้คืนมาคูณด้วยมูลค่าต่อชั่วโมงเชิงคำนวณ หักด้วยค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานต่อเนื่อง: ค่าไลเซนส์ ค่าบำรุงรักษา เวลาที่คนใช้ตรวจสอบ และการแก้ไขงานเมื่อเกิดข้อผิดพลาด ส่วนที่เหลือคือประโยชน์สุทธิ ค่าสร้างระบบครั้งเดียวจะคืนทุนผ่านประโยชน์สุทธินี้ – หากเป็นบวก
ตัวอย่าง
บริษัทค้าขายแห่งหนึ่งจัดการใบยืนยันคำสั่งซื้อ 100 รายการต่อเดือนด้วยมือ แต่ละรายการใช้เวลา 20 นาที หลังทำระบบอัตโนมัติโดยมีคนตรวจสอบ แต่ละรายการจะยังใช้เวลา 5 นาที มูลค่าต่อชั่วโมงเชิงคำนวณคือ 50 € ค่าใช้จ่ายดำเนินงานรายเดือน 100 € และค่าสร้างระบบครั้งเดียว 2.300 €
การคำนวณ: (20 − 5) นาที × 100 รายการ = 1.500 นาที = กำลังการผลิต 25 ชั่วโมงต่อเดือน ประโยชน์ขั้นต้นเชิงคำนวณ 25 × 50 € = 1.250 € ประโยชน์สุทธิ 1.250 € − 100 € = 1.150 € ต่อเดือน ระยะคืนทุน 2.300 € ÷ 1.150 € = 2 เดือน ถึงตรงนี้ดูดี จากนั้นคือคำถามเรื่องกรณียกเว้น: หาก 30 จาก 100 ใบยืนยันมีเงื่อนไขพิเศษที่เอเจนต์จัดการได้ไม่เรียบร้อย และแต่ละรายการต้องแก้ไข 15 นาที ประโยชน์ 7,5 ชั่วโมงจะหายไป ผลการคำนวณยังเป็นบวก – แต่เฉพาะเมื่อคุณนับกรณียกเว้นไว้ล่วงหน้าแล้วเท่านั้น
กรณีปกติและกรณียกเว้น
ก่อนตัดสินใจใด ๆ ให้สุ่มนับกรณีจริง 20 ถึง 30 รายการและจัดกลุ่ม: กรณีปกติ (กฎใช้ได้โดยไม่ต้องปรับ) กรณียกเว้น (กฎใช้ได้แต่ต้องปรับ) กรณีพิเศษ (กฎใช้ไม่ได้) กรณีปกติคือสิ่งที่ทำเป็นอัตโนมัติ กรณียกเว้นต้องมีการตรวจสอบ กรณีพิเศษยังคงทำด้วยมือ – และไม่นำมานับรวมในประโยชน์
แบบฝึกหัด
- 01เลือกงานที่เกิดซ้ำหนึ่งงาน และอธิบายข้อมูลเข้า ผลลัพธ์ และขั้นตอนภายในห้าบรรทัด
- 02นับปริมาณต่อเดือน และวัด (ไม่ใช่ประเมิน) จำนวนนาทีต่อรายการจากสามตัวอย่าง
- 03จัดกลุ่ม 20 รายการเป็นกรณีปกติ กรณียกเว้น และกรณีพิเศษ
- 04ประเมินจำนวนนาทีหลังทำระบบอัตโนมัติ ค่าใช้จ่ายดำเนินงาน และแรงงานในการสร้างระบบ ใช้เครื่องคำนวณระบบอัตโนมัติคำนวณประโยชน์สุทธิและระยะคืนทุน
- 05คำนวณสองครั้ง: ครั้งหนึ่งไม่รวม และอีกครั้งรวมการแก้ไขงานสำหรับกรณียกเว้น
แนวทางทบทวนตนเอง
- ประโยชน์สุทธิของคุณยังเป็นบวกเมื่อรวมการแก้ไขงานกรณียกเว้นหรือไม่? ถ้าไม่ งานนั้นยังไม่พร้อม – หรือกำหนดขอบเขตผิด
- คุณได้ระบุมูลค่าต่อชั่วโมงว่าเป็น “เชิงคำนวณ” หรือไม่? มันคือสมมติฐาน ไม่ใช่รายการบัญชี
- มีคนที่รับผิดชอบการตรวจสอบและคุณได้นับเวลาของเขาด้วยหรือไม่?
บทเรียนสุดท้ายจะปิดวงจร: คุณจะวัดได้อย่างไรว่าการเปลี่ยนแปลงได้ผลจริง – โดยไม่หลอกตัวเองเรื่องความเป็นเหตุเป็นผล?
