ปัญหา · ขั้นตอนการทำงานที่ไม่มีเอกสาร
Sabine เป็นคนทำเสมอ จนกว่า Sabine จะลาพักร้อน
ขั้นตอนที่อยู่ในหัวใช้ได้ ตราบใดที่คนเดิมยังอยู่ การเขียนไม่จำเป็นต้องเป็นโปรเจกต์คู่มือ: หนึ่งขั้นตอน ห้าขั้น หนึ่งหน้า
เทมเพลตเริ่มต้น SOP
หนึ่งขั้นตอน ห้าบรรทัด
เลือกขั้นตอนที่เกิดเป็นประจำ ตัวอย่างแสดงคำขอจากลูกค้าใหม่ ให้แทนที่ด้วยขั้นตอนของคุณ
แผนของคุณ
ครบถ้วนแล้ว 5 จาก 5 แถว
Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.
สมมติฐานและข้อจำกัด
- เทมเพลตช่วยร่างฉบับแรก ขั้นตอนถูกต้องหรือไม่ จะรู้ก็ต่อเมื่อมีคนอื่นนำไปทำตาม
- สำหรับขั้นตอนที่มีข้อกำหนดทางกฎหมายหรือด้านความปลอดภัย เทมเพลตเริ่มต้นไม่เพียงพอ
ข้อมูลที่คุณกรอกจะอยู่ในเบราว์เซอร์นี้ ไม่มีการบันทึกหรือส่งข้อมูลใด ๆ
คุณจะรู้ได้อย่างไร
ความรู้มีอยู่แล้ว แค่ไม่ได้เขียนไว้
- เพื่อนร่วมงานใหม่เรียนรู้จากการดูและการถาม เป็นเวลาหลายสัปดาห์
- ขั้นตอนเดียวกัน สามคนทำสามแบบ ได้ผลลัพธ์สามแบบ
- เมื่อมีคนป่วย ทั้งขั้นตอนก็หยุดชะงัก
เข้าใจสาเหตุ
ทำไมไม่มีใคร เขียนขั้นตอนการทำงาน
- 01
การทำเอกสารดูเหมือนโปรเจกต์ใหญ่
- คุณจะรู้ได้อย่างไร
- คู่มือถูกวางแผนไว้มาตั้งปีแล้ว
- ทำไมจึงเกิดขึ้น
- ตั้งใจจะเขียนทุกอย่างพร้อมกัน จึงไม่มีใครเริ่ม
- สิ่งที่ช่วยได้
- เริ่มจากขั้นตอนเดียวที่เกิดบ่อยหรือผิดพลาดบ่อย
- ขอบเขต
- ขั้นตอนเดียวไม่ได้แก้ทุกอย่าง แต่แสดงให้เห็นว่าทำได้อย่างไร
- 02
คนที่รู้ไม่มีเวลา
- คุณจะรู้ได้อย่างไร
- คนที่รู้ขั้นตอน คือคนเดียวกับที่งานล้นมือตลอด
- ทำไมจึงเกิดขึ้น
- การเขียนเอกสารต้องรอคิวหลังงานประจำวัน
- สิ่งที่ช่วยได้
- อีกคนหนึ่งจดไว้ ระหว่างที่คนที่มีประสบการณ์ทำขั้นตอนนั้นหนึ่งรอบ
- ขอบเขต
- คนที่มีประสบการณ์ยังต้องตรวจร่างอีกครั้งหนึ่ง
- 03
เอกสารอยู่ในที่ที่ไม่มีใครหา
- คุณจะรู้ได้อย่างไร
- มีคู่มือ แต่ไม่มีใครหาเจอหรือใช้
- ทำไมจึงเกิดขึ้น
- เอกสารแยกอยู่ต่างหากจากงาน ในโฟลเดอร์ที่ไม่มีโครงสร้าง
- สิ่งที่ช่วยได้
- รวบรวมคู่มือไว้ในที่ที่ทีมใช้อยู่แล้ว และอ้างถึงในขั้นตอนการทำงาน
- ขอบเขต
- แม้เอกสารที่ดีก็ล้าสมัย ถ้าไม่มีใครรับผิดชอบดูแล
แนวทางแก้ไข
บันทึกขั้นตอนการทำงาน ง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้
| เส้นทาง | เพียงพอ หาก | ขอบเขต |
|---|---|---|
| เทมเพลตด้านบนในรูปแบบเอกสาร | ขั้นตอนไม่กี่อย่างที่ไม่ค่อยเปลี่ยน | ถูกลืมได้ง่ายในงานประจำวัน ถ้าไม่ได้ลิงก์ไว้ในขั้นตอนการทำงาน |
| วิดีโอบันทึกหน้าจอพร้อมโน้ตสั้น ๆ | ขั้นตอนบนคอมพิวเตอร์ที่แสดงให้ดูดีกว่าเขียนอธิบาย | ค้นหายากและอัปเดตลำบาก |
| Wiki หรือเครื่องมือจัดการเอกสาร | ขั้นตอนจำนวนมากที่ต้องหาเจอและดูแลร่วมกัน | อธิบายขั้นตอน แต่ไม่ได้ลงมือทำให้ |
| Peak One | คุณต้องการให้ทีมหาคู่มือเจอ และทำให้ขั้นตอนที่เกิดซ้ำเป็นอัตโนมัติทีละขั้น | คุณต้องอธิบายขั้นตอนเองก่อน ระบบอัตโนมัติจะทำงานก็ต่อเมื่อคุณตรวจสอบและอนุมัติแล้ว |
Peak One ในการใช้งานจริง
จากในหัว สู่ขั้นตอนที่ทุกคนรู้จัก
- ทริกเกอร์จริง ๆ แล้วเราทำเรื่องนี้อย่างไร?
- 01 · เอกสารSignalDocument Library ใน Peak Docs แสดงว่ามีเอกสารและคู่มืออะไรอยู่แล้วบ้าง
- 02 · คู่มือความเข้าใจขั้นตอนถูกเขียนเป็นคู่มือใน Peak Docs และแชร์ให้ทีม
- 03 · ขั้นตอนการตัดสินใจAutomation Opportunities แสดงว่าคุณควรทำอะไรเป็นอัตโนมัติต่อไป
- 04 · Workflowแอ็กชันใน Peak Automations ส่วนที่เกิดซ้ำจะกลายเป็นขั้นตอนอัตโนมัติที่มีงานและการอนุมัติ ซึ่งคุณตรวจสอบ ทดสอบ และอนุมัติ
แอปที่เกี่ยวข้อง
เขียนไว้ แล้วค่อยลดภาระ
มุมมอง
สิ่งที่มีอยู่แล้ว
สามขั้นตอน
เขียนขั้นตอนแรก
- 01 / 03
เลือกหนึ่งขั้นตอน
เลือกขั้นตอนที่เกิดบ่อยที่สุดหรือผิดพลาดล่าสุด ไม่ใช่ขั้นตอนที่สำคัญที่สุด
- 02 / 03
จดระหว่างลงมือทำ
ให้คนที่มีประสบการณ์ทำขั้นตอนนั้นหนึ่งรอบ แล้วจดทุกขั้น
- 03 / 03
ให้คนอื่นทดสอบ
ให้คนที่ไม่รู้จักขั้นตอนนี้อ่านคำอธิบาย จุดที่เขาถามคือจุดที่ยังขาด
คำถามที่พบบ่อย
คำตอบสั้น ๆ
SOP คืออะไร?
Standard Operating Procedure หรือขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน: คำอธิบายสั้น ๆ ว่าขั้นตอนที่เกิดซ้ำทำทีละขั้นอย่างไร ใครเป็นคนทำ และดูผลลัพธ์จากอะไร
คำอธิบายขั้นตอนต้องละเอียดแค่ไหน?
ละเอียดพอที่คนใหม่จะทำตามขั้นตอนได้โดยไม่ต้องถาม ไม่ต้องมากกว่านั้น คู่มือยาว ๆ ไม่มีใครอ่านในชีวิตจริง
Peak One ทำขั้นตอนการทำงานให้อัตโนมัติได้ไหม?
ด้วย Peak Automations คุณอธิบายขั้นตอนเป็นภาษาธรรมดา ซึ่งอาจมีหลายขั้นพร้อมงาน การอนุมัติ และเวลารอ และจะทำงานก็ต่อเมื่อคุณตรวจสอบ ทดสอบ และอนุมัติแล้ว
สำรวจต่อ
สิ่งที่รวมอยู่
- ฟังก์ชันการเชื่อมต่อเชื่อมต่อ 3.270 เครื่องมือ โดยไม่ต้องมีสำเนาข้อมูลชุดที่สองดู
- กรณีใช้งานปฐมนิเทศพนักงานใหม่แผนการเริ่มงานจากคอร์ส คู่มือ และงานแรกที่กำหนดไว้ ไม่ต้องเริ่มจากศูนย์ดู
- หมวดหมู่ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เวิร์กโฟลว์ที่เกิดซ้ำและทำงานต่อไปได้แม้ไม่มีใครนึกถึงดู
- Problemทุกอย่างขึ้นอยู่กับผู้บริหารทุกคำถามมาลงที่คุณ และหลายอย่างหยุดชะงักเมื่อไม่มีคุณดู
- Problemการรับลูกค้าใหม่ที่วุ่นวายได้งานมาแล้ว แต่การเริ่มต้นกับลูกค้าใหม่สะดุดคนละแบบทุกครั้งดู
- Problemความรู้อยู่แค่ในหัวคนเมื่อใครสักคนไม่อยู่ ความรู้ของเขาก็หายไปด้วยดู
✦ หลักการของ Peak
ระบบที่ดีทำงานอย่างเงียบ ๆ สนับสนุนโดยไม่กดดัน
กรอบที่ชัดเจน
ปัญหาอื่น ๆ
คอขวดที่พบบ่อยในธุรกิจที่กำลังเติบโต แต่ละเรื่องมีเครื่องมือให้ลองใช้ทันที สาเหตุ และแนวทางที่ Peak One วางไว้
แก้ครั้งเดียว ที่เหลือจะตามมาเอง
มีแต่คนที่ทำประจำเท่านั้นที่รู้ว่าทำอย่างไร เข้าสู่ระบบด้วย Google แล้วดูธุรกิจของคุณในที่เดียว
แพ็กเกจฟรี · เข้าสู่ระบบด้วย Google · ตั้งค่าเสร็จในประมาณสองนาที



