ข้ามไปยังเนื้อหา
Peak Atlas

ปัญหา · ขั้นตอนการทำงานที่ไม่มีเอกสาร

Sabine เป็นคนทำเสมอ จนกว่า Sabine จะลาพักร้อน

ขั้นตอนที่อยู่ในหัวใช้ได้ ตราบใดที่คนเดิมยังอยู่ การเขียนไม่จำเป็นต้องเป็นโปรเจกต์คู่มือ: หนึ่งขั้นตอน ห้าขั้น หนึ่งหน้า

เทมเพลตเริ่มต้น SOP

หนึ่งขั้นตอน ห้าบรรทัด

เลือกขั้นตอนที่เกิดเป็นประจำ ตัวอย่างแสดงคำขอจากลูกค้าใหม่ ให้แทนที่ด้วยขั้นตอนของคุณ

แผนของคุณ

ครบถ้วนแล้ว 5 จาก 5 แถว

Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.

สมมติฐานและข้อจำกัด

  • เทมเพลตช่วยร่างฉบับแรก ขั้นตอนถูกต้องหรือไม่ จะรู้ก็ต่อเมื่อมีคนอื่นนำไปทำตาม
  • สำหรับขั้นตอนที่มีข้อกำหนดทางกฎหมายหรือด้านความปลอดภัย เทมเพลตเริ่มต้นไม่เพียงพอ

ข้อมูลที่คุณกรอกจะอยู่ในเบราว์เซอร์นี้ ไม่มีการบันทึกหรือส่งข้อมูลใด ๆ

คุณจะรู้ได้อย่างไร

ความรู้มีอยู่แล้ว แค่ไม่ได้เขียนไว้

  • เพื่อนร่วมงานใหม่เรียนรู้จากการดูและการถาม เป็นเวลาหลายสัปดาห์
  • ขั้นตอนเดียวกัน สามคนทำสามแบบ ได้ผลลัพธ์สามแบบ
  • เมื่อมีคนป่วย ทั้งขั้นตอนก็หยุดชะงัก

เข้าใจสาเหตุ

ทำไมไม่มีใคร เขียนขั้นตอนการทำงาน

  1. 01

    การทำเอกสารดูเหมือนโปรเจกต์ใหญ่

    คุณจะรู้ได้อย่างไร
    คู่มือถูกวางแผนไว้มาตั้งปีแล้ว
    ทำไมจึงเกิดขึ้น
    ตั้งใจจะเขียนทุกอย่างพร้อมกัน จึงไม่มีใครเริ่ม
    สิ่งที่ช่วยได้
    เริ่มจากขั้นตอนเดียวที่เกิดบ่อยหรือผิดพลาดบ่อย
    ขอบเขต
    ขั้นตอนเดียวไม่ได้แก้ทุกอย่าง แต่แสดงให้เห็นว่าทำได้อย่างไร
  2. 02

    คนที่รู้ไม่มีเวลา

    คุณจะรู้ได้อย่างไร
    คนที่รู้ขั้นตอน คือคนเดียวกับที่งานล้นมือตลอด
    ทำไมจึงเกิดขึ้น
    การเขียนเอกสารต้องรอคิวหลังงานประจำวัน
    สิ่งที่ช่วยได้
    อีกคนหนึ่งจดไว้ ระหว่างที่คนที่มีประสบการณ์ทำขั้นตอนนั้นหนึ่งรอบ
    ขอบเขต
    คนที่มีประสบการณ์ยังต้องตรวจร่างอีกครั้งหนึ่ง
  3. 03

    เอกสารอยู่ในที่ที่ไม่มีใครหา

    คุณจะรู้ได้อย่างไร
    มีคู่มือ แต่ไม่มีใครหาเจอหรือใช้
    ทำไมจึงเกิดขึ้น
    เอกสารแยกอยู่ต่างหากจากงาน ในโฟลเดอร์ที่ไม่มีโครงสร้าง
    สิ่งที่ช่วยได้
    รวบรวมคู่มือไว้ในที่ที่ทีมใช้อยู่แล้ว และอ้างถึงในขั้นตอนการทำงาน
    ขอบเขต
    แม้เอกสารที่ดีก็ล้าสมัย ถ้าไม่มีใครรับผิดชอบดูแล

แนวทางแก้ไข

บันทึกขั้นตอนการทำงาน ง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้

เปรียบเทียบแนวทางแก้ปัญหาขั้นตอนการทำงานที่ไม่มีเอกสาร
เส้นทางเพียงพอ หากขอบเขต
เทมเพลตด้านบนในรูปแบบเอกสารขั้นตอนไม่กี่อย่างที่ไม่ค่อยเปลี่ยนถูกลืมได้ง่ายในงานประจำวัน ถ้าไม่ได้ลิงก์ไว้ในขั้นตอนการทำงาน
วิดีโอบันทึกหน้าจอพร้อมโน้ตสั้น ๆขั้นตอนบนคอมพิวเตอร์ที่แสดงให้ดูดีกว่าเขียนอธิบายค้นหายากและอัปเดตลำบาก
Wiki หรือเครื่องมือจัดการเอกสารขั้นตอนจำนวนมากที่ต้องหาเจอและดูแลร่วมกันอธิบายขั้นตอน แต่ไม่ได้ลงมือทำให้
Peak Oneคุณต้องการให้ทีมหาคู่มือเจอ และทำให้ขั้นตอนที่เกิดซ้ำเป็นอัตโนมัติทีละขั้นคุณต้องอธิบายขั้นตอนเองก่อน ระบบอัตโนมัติจะทำงานก็ต่อเมื่อคุณตรวจสอบและอนุมัติแล้ว

Peak One ในการใช้งานจริง

จากในหัว สู่ขั้นตอนที่ทุกคนรู้จัก

  1. ทริกเกอร์จริง ๆ แล้วเราทำเรื่องนี้อย่างไร?
  2. 01 · เอกสารSignalDocument Library ใน Peak Docs แสดงว่ามีเอกสารและคู่มืออะไรอยู่แล้วบ้าง
  3. 02 · คู่มือความเข้าใจขั้นตอนถูกเขียนเป็นคู่มือใน Peak Docs และแชร์ให้ทีม
  4. 03 · ขั้นตอนการตัดสินใจAutomation Opportunities แสดงว่าคุณควรทำอะไรเป็นอัตโนมัติต่อไป
  5. 04 · Workflowแอ็กชันใน Peak Automations ส่วนที่เกิดซ้ำจะกลายเป็นขั้นตอนอัตโนมัติที่มีงานและการอนุมัติ ซึ่งคุณตรวจสอบ ทดสอบ และอนุมัติ
ผลลัพธ์: ขั้นตอนอยู่ในที่ที่ทีมหาเจอ และขั้นตอนที่เกิดซ้ำไม่ต้องผ่านคนคนเดียวอีกต่อไป

แอปที่เกี่ยวข้อง

เขียนไว้ แล้วค่อยลดภาระ

มุมมอง

สิ่งที่มีอยู่แล้ว

สามขั้นตอน

เขียนขั้นตอนแรก

  1. 01 / 03

    เลือกหนึ่งขั้นตอน

    เลือกขั้นตอนที่เกิดบ่อยที่สุดหรือผิดพลาดล่าสุด ไม่ใช่ขั้นตอนที่สำคัญที่สุด

  2. 02 / 03

    จดระหว่างลงมือทำ

    ให้คนที่มีประสบการณ์ทำขั้นตอนนั้นหนึ่งรอบ แล้วจดทุกขั้น

  3. 03 / 03

    ให้คนอื่นทดสอบ

    ให้คนที่ไม่รู้จักขั้นตอนนี้อ่านคำอธิบาย จุดที่เขาถามคือจุดที่ยังขาด

คำถามที่พบบ่อย

คำตอบสั้น ๆ

SOP คืออะไร?

Standard Operating Procedure หรือขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน: คำอธิบายสั้น ๆ ว่าขั้นตอนที่เกิดซ้ำทำทีละขั้นอย่างไร ใครเป็นคนทำ และดูผลลัพธ์จากอะไร

คำอธิบายขั้นตอนต้องละเอียดแค่ไหน?

ละเอียดพอที่คนใหม่จะทำตามขั้นตอนได้โดยไม่ต้องถาม ไม่ต้องมากกว่านั้น คู่มือยาว ๆ ไม่มีใครอ่านในชีวิตจริง

Peak One ทำขั้นตอนการทำงานให้อัตโนมัติได้ไหม?

ด้วย Peak Automations คุณอธิบายขั้นตอนเป็นภาษาธรรมดา ซึ่งอาจมีหลายขั้นพร้อมงาน การอนุมัติ และเวลารอ และจะทำงานก็ต่อเมื่อคุณตรวจสอบ ทดสอบ และอนุมัติแล้ว

สำรวจต่อ

Welt Value

✦ หลักการของ Peak

ระบบที่ดีทำงานอย่างเงียบ ๆ สนับสนุนโดยไม่กดดัน

กรอบที่ชัดเจน

ปัญหาอื่น ๆ

คอขวดที่พบบ่อยในธุรกิจที่กำลังเติบโต แต่ละเรื่องมีเครื่องมือให้ลองใช้ทันที สาเหตุ และแนวทางที่ Peak One วางไว้

แก้ครั้งเดียว ที่เหลือจะตามมาเอง

มีแต่คนที่ทำประจำเท่านั้นที่รู้ว่าทำอย่างไร เข้าสู่ระบบด้วย Google แล้วดูธุรกิจของคุณในที่เดียว

แพ็กเกจฟรี · เข้าสู่ระบบด้วย Google · ตั้งค่าเสร็จในประมาณสองนาที