Problema · Demasiados proyectos en paralelo
Diez proyectos en curso. Ninguno se termina.
Cada proyecto era una buena idea por sí solo. Juntos comparten a las mismas personas y todo se ralentiza. Menos a la vez suele significar terminar antes.
Triaje del portafolio
Lo que sigue. Lo que se pausa.
Introduce los proyectos en curso y valóralos. Lo que acabe en “Eliminar o delegar” es el comienzo de tu lista de stop-doing.
Primero
- 1Nueva web
- 2Cambio a un nuevo CRM
- 3Lanzar un programa de partners
Después:
- Escribir un manual de incorporación
- Estudiar una segunda sede
- Revisar el modelo de precios
- Lanzar un pódcast propio
Orden: Contribución al objetivo × Capacidad disponible; en caso de empate cuenta Contribución al objetivo. Menos de 3 puntos: eliminar o delegar.
Supuestos y límites
- Parar significa pausar con fecha, no olvidar. Anota cuándo lo volverán a evaluar.
- Los compromisos con clientes o las obligaciones legales no se pueden eliminar con una valoración; quedan fuera de la clasificación.
- Nada de esto se guarda ni se envía. Copia el resultado antes de cerrar la página.
Tus datos se quedan en este navegador. No se guarda ni se envía nada.
Cómo lo notas
Todo está empezado. Poco está terminado.
- En la reunión de seguimiento cada proyecto tiene una actualización, pero ninguno tiene fecha de fin.
- Las mismas tres personas están en casi todos los proyectos.
- Empiezan proyectos nuevos antes de que terminen los antiguos.
Entender las causas
Por qué los proyectos se acumulan.
- 01
Empezar es más fácil que parar
- Cómo lo notas
- Las ideas nuevas reciben un proyecto enseguida y las antiguas simplemente siguen.
- Por qué ocurre
- Para empezar hay entusiasmo; para terminar no hay fecha.
- Qué ayuda
- Una vez por trimestre, una ronda en la que cada proyecto tiene que continuar, pausarse o terminar.
- Límite
- Un proyecto detenido necesita una breve explicación; si no, vuelve a aparecer.
- 02
Sin límite para el trabajo simultáneo
- Cómo lo notas
- Nadie sabe decir cuántos proyectos hay en marcha ahora mismo.
- Por qué ocurre
- No hay límite máximo, así que cada proyecto nuevo simplemente se suma.
- Qué ayuda
- Un número fijo de proyectos simultáneos; uno nuevo solo empieza cuando termina otro.
- Límite
- El número adecuado depende del tamaño del equipo y del alcance de los proyectos; hay que probarlo.
- 03
Proyectos sin relación con el objetivo
- Cómo lo notas
- De algunos proyectos ya nadie sabe por qué existen.
- Por qué ocurre
- Los proyectos surgen de oportunidades, no del objetivo.
- Qué ayuda
- Cada proyecto indica el objetivo o el hito al que contribuye.
- Límite
- Algunos proyectos mantienen el negocio en marcha; esos se quedan, aunque no estén vinculados a un objetivo.
- 04
La carga de trabajo es invisible
- Cómo lo notas
- Se aceptan proyectos sin preguntar quién tiene tiempo para ellos.
- Por qué ocurre
- La planificación de proyectos y la carga de trabajo están en sitios distintos o en ninguno.
- Qué ayuda
- Antes de cada inicio, comprobar quién participa y qué tendrán que dejar de lado esas personas.
- Límite
- Basta con una estimación aproximada; rara vez hacen falta horas exactas.
Caminos de solución
Menos a la vez. Tres caminos para lograrlo.
| Camino | Basta si | Límite |
|---|---|---|
| Ronda de stop-doing una vez por trimestre | La dirección decide y el equipo se entera directamente. | Sin una lista visible, los proyectos detenidos vuelven a colarse. |
| Lista de proyectos ordenada en una hoja de cálculo | Hay hasta una docena de proyectos y una persona que mantiene la lista. | No muestra quién está sobrecargado y se queda obsoleta entre rondas. |
| Software para portafolios de proyectos | Hay que gestionar muchos equipos, presupuestos y dependencias. | Laborioso de implantar; a menudo demasiado para empresas pequeñas. |
| Peak One | Los proyectos, la carga de trabajo y el orden deben verse en un solo lugar. | Lo que se detiene lo deciden ustedes. Peak One muestra los proyectos y la carga de trabajo, pero no los evalúa por ustedes. |
Peak One en acción
Del portafolio lleno a un orden claro.
- Disparador¿Qué proyectos sacamos adelante y cuáles detenemos?
- 01 · ProyectoSignalProject Portfolio en Peak Board muestra qué proyectos necesitan atención ahora.
- 02 · PersonaComprensiónTeam Capacity en Peak Plan muestra dónde hay personas sobrecargadas o infrautilizadas.
- 03 · IniciativaDecisiónInitiatives en Peak Command muestra qué iniciativas avanzan y cuáles están estancadas.
- 04 · ProyectoAcciónEl Roadmap de Peak Command registra qué llega y cuándo, y los proyectos detenidos no reciben fecha.
Las apps para ello
Disponible en Peak One.
Project PortfolioDisponiblePeak Board¿Qué proyectos necesitan mi atención ahora?
Team CapacityDisponiblePeak Plan¿Dónde hay personas sobrecargadas o infrautilizadas?
InitiativesDisponiblePeak Command¿Qué iniciativas avanzan y cuáles están estancadas?
Year ReviewDisponiblePeak Year¿Qué funcionó y qué dejamos de hacer?
Hoja de rutaDisponiblePeak Command¿Qué llega y cuándo?
Tres pasos
Empezar menos. Terminar más.
- 01 / 03
Todos los proyectos en una lista
También los pequeños y los medio olvidados. Solo la lista completa muestra la magnitud.
- 02 / 03
Seguir con tres
Valora cada proyecto como arriba y sigue con los tres primeros con plena dedicación.
- 03 / 03
Comunicar las paradas
Dile al equipo qué se pausa y hasta cuándo. Una parada silenciosa no es una parada.
Preguntas frecuentes
Respuesta breve.
¿Cuántos proyectos a la vez son saludables?
No existe un número que valga para todos. Una regla práctica: cada persona trabaja como máximo en uno o dos proyectos prioritarios. Más suele significar que todo espera.
¿Qué les decimos a las personas cuyo proyecto se pausa?
Por qué se pausa, cuándo se volverá a evaluar y qué pasa mientras tanto con los resultados. Una pausa clara es más fácil de llevar que un proyecto que se va apagando poco a poco.
¿Se pierde un proyecto pausado?
No. Anota en pocas frases en qué punto está y así podrás retomarlo más adelante.
Seguir explorando
Lo que incluye.
- FunciónTareas y proyectosProyectos como tablero, tareas en el plan del día, un chat por proyecto.Ver
- FunciónHoja de rutaProyectos como línea de tiempo, conectados con objetivos e hitos.Ver
- Categoría de softwareSoftware de gestión de proyectosCada tarea del proyecto con persona, fecha y estado visible.Ver
- Caso de usoLlevar a la práctica los objetivos de la empresaMantén los objetivos tan ligeros que se lean en el día a día.Ver
- ProblemaProyectos fuera de controlCada proyecto avanza de alguna manera, pero nadie sabe decir en qué punto está realmente.Ver
- ProblemaPrioridades poco clarasCuando todo es importante y gana lo urgente.Ver
✦ Un principio Peak
Primero, claridad. Todo lo demás viene después.
Una cosa tras otra
Más problemas
Cuellos de botella típicos en empresas en crecimiento, cada uno con una herramienta para probar al momento, sus causas y el camino que Peak One prevé para resolverlo.
Resuélvelo una vez. El resto viene después.
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