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Peak Atlas

Problema · Responsabilidades poco claras

Todos estaban ahí. Nadie era responsable.

Las tareas que se quedan sin hacer rara vez son señal de pereza. Casi siempre nadie ha dicho en voz alta quién se hace cargo del resultado. Un nombre por resultado resuelve más que cualquier otra ronda de coordinación.

Crear matrizEntender las causas

Matriz de responsabilidades

Un resultado. Un nombre.

Anota los resultados que se han atascado últimamente. Exactamente una persona responsable por fila; puede haber varios colaboradores.

Tu plan

2 de 4 filas completas.

Aún pendiente: Responsable (una persona), Colabora

Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.

Supuestos y límites

  • La matriz aclara la responsabilidad, no la capacidad. Después comprueba si una persona carga con demasiadas filas.
  • Solo funciona si el equipo la conoce. Coméntenla juntos una vez en lugar de solo enviarla.

Tus datos se quedan en este navegador. No se guarda ni se envía nada.

Cómo lo notas

Todos echan una mano. Nadie lo anota.

  • Un correo de un cliente se queda tres días sin respuesta porque se envió a todos.
  • En la reunión se dice “Eso lo hacemos nosotros”, y una semana después nadie lo ha hecho.
  • Al final, todo lo que no está claro acaba en la dirección.

Entender las causas

De dónde vienen las carencias pasan a ser responsabilidad de alguien.

  1. 01

    Responsabilidad de grupos

    Cómo lo notas
    Las tareas se asignan a “el equipo” o a “ventas”.
    Por qué ocurre
    Un grupo no puede hacer seguimiento, acordarse ni avisar. Solo una persona puede hacerlo.
    Qué ayuda
    Asignar cada resultado a una persona; el grupo colabora.
    Límite
    En equipos muy pequeños, las responsabilidades cambian más a menudo; entonces el cambio hay que decirlo en voz alta.
  2. 02

    Los roles crecieron, no se acordaron

    Cómo lo notas
    Quién hace qué depende de la costumbre y de la disposición a ayudar.
    Por qué ocurre
    Las tareas crecieron con el equipo, pero nadie las volvió a repartir.
    Qué ayuda
    Una vez por trimestre, repasar los resultados recurrentes y confirmar las responsabilidades.
    Límite
    Un reparto puntual se queda desfasado en cuanto alguien se va o se incorpora.
  3. 03

    Compromisos sin fecha

    Cómo lo notas
    Se dice “Yo me encargo”, pero nunca se cumple.
    Por qué ocurre
    Un compromiso sin fecha no tiene un momento en el que venza.
    Qué ayuda
    Registrar cada compromiso con una fecha en la que alguien lo revisa.
    Límite
    No todo detalle necesita una fecha; los resultados que otros esperan, sí.
  4. 04

    Todo pasa por una sola persona

    Cómo lo notas
    Las decisiones se acumulan en la dirección.
    Por qué ocurre
    Se delegó la responsabilidad, pero no la capacidad de decisión.
    Qué ayuda
    Definir para cada resultado qué puede decidir sola la persona responsable.
    Límite
    Algunas decisiones corresponden con razón a la dirección, como los gastos importantes.

Caminos de solución

Aclarar la responsabilidad. Sin un proyecto de organigrama.

Formas de resolver las responsabilidades poco claras, comparadas
CaminoBasta siLímite
Ronda conjunta con la matriz de arribaSon un equipo pequeño y la falta de claridad afecta a tareas recurrentes.No recoge las tareas puntuales de proyectos y reuniones.
Tabla RACI en un documento compartidoMuchas partes implicadas, pocos procesos que rara vez cambian.Esfuerzo de mantenimiento; en el día a día casi nadie la consulta.
Lista de tareas con responsablesCada tarea tiene un nombre y el equipo trabaja con la lista.Muestra quién es responsable, pero no qué compromisos están a punto de fallar.
Peak OneQuieres ver tareas, responsables y compromisos en un solo lugar.El software muestra las carencias; el reparto en sí sigue siendo una decisión de la dirección.

Peak One en acción

De “¿quién hace esto?” p. ej., cierre mensual para la asesoría fiscal

  1. Disparador¿Quién se encarga de esto, en realidad?
  2. 01 · CompromisoSignalCommitments Today en Peak Accountability muestra los compromisos que vencen hoy o están en riesgo.
  3. 02 · PersonaComprensiónAccountability People muestra quién se ha comprometido contigo y a qué, y Commitments, a qué te has comprometido tú y con quién.
  4. 03 · RevisiónDecisiónCommitment Review muestra qué compromisos se cumplieron y cuáles no, como base para un nuevo reparto.
  5. 04 · TareaAcciónLa tarea recibe en Peak Board una persona responsable y una fecha de vencimiento.
Resultado: Cada resultado abierto tiene un nombre, y los compromisos a punto de fallar saltan a la vista.

Las apps para ello

Compromisos visibles en Peak One.

Para probar

Empezar con una tarea.

Tres pasos

Claridad en una semana.

  1. 01 / 03

    Reunir lo que se ha quedado sin hacer

    Anota lo que se quedó sin hacer el mes pasado. Esos son los resultados sin nombre.

  2. 02 / 03

    Poner un nombre

    Asigna a cada resultado exactamente una persona responsable y dilo en voz alta en el equipo.

  3. 03 / 03

    Revisar al cabo de cuatro semanas

    Al cabo de un mes, mira qué se ha mantenido y dónde una persona carga con demasiadas filas.

Preguntas frecuentes

Respuesta breve.

¿Qué diferencia hay entre responsable y colaborador?

Responsable es la persona que se asegura de que el resultado se termine y avisa si no es así. Los colaboradores aportan. Siempre hay exactamente una persona responsable.

¿Necesito una matriz RACI?

Para la mayoría de los equipos pequeños basta una forma más sencilla: resultado, una persona responsable, colaboradores. RACI compensa cuando hay que informar o consultar a muchas personas.

¿Qué hago si nadie quiere hacerse responsable?

Entonces quizá el resultado no está claro o es demasiado grande. Divídelo en resultados más pequeños, aclara qué puede decidir la persona y después repártelo.

Seguir explorando

Lo que incluye.

Welt Value

✦ Un principio Peak

Primero, claridad. Todo lo demás viene después.

Una cosa tras otra

Más problemas

Cuellos de botella típicos en empresas en crecimiento, cada uno con una herramienta para probar al momento, sus causas y el camino que Peak One prevé para resolverlo.

Alle Probleme

Resuélvelo una vez. El resto viene después.

Las tareas se quedan sin hacer porque cada uno pensaba que otro se ocupaba. Inicia sesión con Google y ve tu empresa en un solo lugar.

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