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Peak Atlas

Problema · Procesos sin documentar

Eso siempre lo hace Sabine. Hasta que Sabine se va de vacaciones.

Los procesos que están en la cabeza funcionan mientras esté la misma persona. Ponerlos por escrito no tiene que ser un proyecto de manual: un proceso, cinco pasos, una página.

Describir el primer procesoEntender las causas

Plantilla inicial de SOP

Un proceso. Cinco líneas.

Elige un proceso que se repita con regularidad. El ejemplo muestra una nueva solicitud de cliente; sustitúyelo por tu proceso.

Tu plan

5 de 5 filas completas.

Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.

Supuestos y límites

  • La plantilla ayuda con el primer borrador. Si el proceso es correcto así, solo se ve cuando otra persona lo sigue después.
  • Para procesos con requisitos legales o de seguridad, una plantilla inicial no basta.

Tus datos se quedan en este navegador. No se guarda ni se envía nada.

Cómo lo notas

El conocimiento está ahí. Solo que no está por escrito.

  • Las personas nuevas aprenden mirando y preguntando, durante semanas.
  • Tres personas hacen el mismo proceso de tres maneras, con tres resultados.
  • Cuando una persona está enferma, se detiene un proceso entero.

Entender las causas

Por qué nadie pone los procesos por escrito.

  1. 01

    Documentar parece un gran proyecto

    Cómo lo notas
    El manual lleva un año planificado.
    Por qué ocurre
    Se quiere describir todo de golpe, y por eso nadie empieza.
    Qué ayuda
    Empezar con un solo proceso que se repita a menudo o que salga mal a menudo.
    Límite
    Un proceso no lo resuelve todo, pero muestra cómo se hace.
  2. 02

    Quienes saben no tienen tiempo

    Cómo lo notas
    Quien conoce el proceso es justo la persona que siempre está a tope.
    Por qué ocurre
    Ponerlo por escrito queda detrás del día a día.
    Qué ayuda
    Otra persona toma notas mientras la persona con experiencia hace el proceso una vez.
    Límite
    La persona con experiencia tiene que revisar el borrador de todos modos una vez.
  3. 03

    Los documentos están donde nadie busca

    Cómo lo notas
    Hay guías, pero nadie las encuentra ni las usa.
    Por qué ocurre
    La documentación está separada del trabajo, en carpetas sin estructura.
    Qué ayuda
    Reunir las guías en un lugar que el equipo ya usa y enlazarlas desde el proceso.
    Límite
    Incluso una buena documentación se queda obsoleta si nadie se encarga de mantenerla.

Caminos de solución

Documenta los procesos. Lo más sencillo posible.

Formas de resolver los procesos de trabajo sin documentar, comparadas
CaminoBasta siLímite
La plantilla de arriba como documentoPocos procesos que cambian rara vez.Se olvida rápido en el día a día si no está enlazada en el proceso.
Grabación de pantalla con una nota breveProcesos en el ordenador que es mejor mostrar que describir.Difícil de buscar y laborioso de actualizar.
Wiki o herramienta de documentaciónMuchos procesos que hay que encontrar y mantener entre todos.Describe el proceso, pero no lo ejecuta.
Peak OneQuieres que el equipo vuelva a encontrar las guías y automatizar paso a paso los procesos recurrentes.Primero tienes que describir tú el proceso; una automatización solo se ejecuta cuando la has revisado y aprobado.

Peak One en acción

De la cabeza hacia un proceso que todos conocen.

  1. DisparadorEn realidad, ¿cómo hacemos esto?
  2. 01 · DocumentoSignalDocument Library en Peak Docs muestra qué documentos y guías ya existen.
  3. 02 · GuíaComprensiónEl proceso se escribe como guía en Peak Docs y se comparte con el equipo.
  4. 03 · ProcesoDecisiónAutomation Opportunities muestra qué podrían automatizar a continuación.
  5. 04 · WorkflowAcciónEn Peak Automations, la parte recurrente se convierte en un flujo con tareas y aprobaciones que revisas, pruebas y apruebas.
Resultado: El proceso está en un lugar que el equipo encuentra, y los pasos recurrentes ya no dependen de una sola persona.

Las apps para ello

Escríbelo y luego reparte la carga.

Vistas

Lo que ya existe.

Tres pasos

Escribir el primer proceso.

  1. 01 / 03

    Elegir un proceso

    Elige el proceso que más se repite o el que salió mal la última vez, no el más importante.

  2. 02 / 03

    Tomar notas mientras se hace

    Pide a la persona con experiencia que haga el proceso una vez y anota cada paso.

  3. 03 / 03

    Que otra persona lo pruebe

    Dale la descripción a alguien que no conozca el proceso. Donde pregunte, falta algo.

Preguntas frecuentes

Respuesta breve.

¿Qué es un SOP?

Un Standard Operating Procedure (SOP), en español procedimiento operativo estándar: una descripción breve de cómo se realiza paso a paso un proceso recurrente, quién lo hace y cómo se reconoce el resultado.

¿Con cuánto detalle hay que describir un proceso?

Con el detalle suficiente para que una persona nueva pueda hacer el proceso sin preguntar. Nada más. En el día a día, nadie lee manuales largos.

¿Puede Peak One ejecutar procesos automáticamente?

Con Peak Automations describes un proceso con palabras normales. Puede constar de varios pasos con tareas, aprobaciones y tiempos de espera, y solo se ejecuta cuando lo has revisado, probado y aprobado.

Seguir explorando

Lo que incluye.

Welt Value

✦ Un principio Peak

Los buenos sistemas son silenciosos. Sostienen sin presionar.

Un marco claro

Más problemas

Cuellos de botella típicos en empresas en crecimiento, cada uno con una herramienta para probar al momento, sus causas y el camino que Peak One prevé para resolverlo.

Alle Probleme

Resuélvelo una vez. El resto viene después.

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