Leçon 4 : Évaluer l’automatisation.

« Automatiser notre création de devis » n’est pas une tâche, mais un domaine. Une tâche a un début défini (entrée), une fin définie (sortie) et peu d’étapes entre les deux. « Générer un projet de devis avec les lignes de la liste de prix à partir du formulaire de besoins rempli » est une tâche.

Délimite-la avec quatre questions : qu’est-ce qui entre ? Qu’est-ce qui sort ? Quelles étapes se trouvent entre les deux ? Lesquelles demandent du discernement ? Les étapes qui demandent du discernement restent entre les mains d’une personne – du moins dans un premier temps.

Le bénéfice brut correspond au temps libéré multiplié par une valeur horaire théorique. On en déduit les coûts d’exploitation courants : licences, maintenance, temps de vérification humaine, reprises en cas d’erreur. Ce qui reste est le bénéfice net. La mise en place ponctuelle est amortie par ce bénéfice net – s’il est positif.

Une entreprise de négoce traite manuellement 100 confirmations de commande par mois ; chacune prend 20 minutes. Après une automatisation avec vérification humaine, chacune ne prendrait plus que 5 minutes. La valeur horaire théorique est de 50 €, les coûts d’exploitation mensuels de 100 €, la mise en place ponctuelle de 2 300 €.

Calcul : (20 − 5) minutes × 100 opérations = 1 500 minutes = 25 heures de capacité par mois. Bénéfice brut théorique 25 × 50 € = 1 250 €. Bénéfice net 1 250 € − 100 € = 1 150 € par mois. Amortissement 2 300 € ÷ 1 150 € = 2 mois. Jusqu’ici, tout va bien. Vient ensuite la question des exceptions : si 30 des 100 confirmations contiennent des conditions particulières que l’agent ne traite pas correctement, et que chacune coûte 15 minutes de reprise, 7,5 heures du bénéfice disparaissent. Le calcul reste positif – mais seulement si tu as compté les exceptions au préalable.

Avant toute décision, prélève un échantillon de 20 à 30 opérations réelles et classe-les : cas normal (la règle s’applique sans ajustement), exception (la règle s’applique avec ajustement), cas particulier (la règle ne s’applique pas). On automatise le cas normal. L’exception fait l’objet d’une vérification. Le cas particulier reste manuel – et n’est pas compté dans le bénéfice.

1. 01Choisis une tâche récurrente et décris l’entrée, la sortie et les étapes en cinq lignes.
2. 02Compte le volume mensuel et mesure (n’estime pas) les minutes par opération sur trois exemples.
3. 03Classe 20 opérations en cas normaux, exceptions et cas particuliers.
4. 04Estime les minutes après automatisation, les coûts d’exploitation et l’effort de mise en place. Calcule le bénéfice net et l’amortissement avec le calculateur d’automatisation.
5. 05Calcule une fois sans et une fois avec les reprises pour les exceptions.

• →Ton bénéfice net reste-t-il positif en incluant les reprises sur les exceptions ? Sinon, la tâche n’est pas encore mûre – ou elle est mal délimitée.
• →As-tu qualifié la valeur horaire de « théorique » ? C’est une hypothèse, pas une écriture comptable.
• →Y a-t-il une personne qui se charge de la vérification, et as-tu compté son temps ?

La dernière leçon boucle la boucle : comment mesurer si un changement a réellement eu un effet – sans te persuader d’une causalité ?