समस्या · बिना प्रोजेक्ट स्थिति के ग्राहक
„आप कहाँ तक पहुँचे?“ इस हफ़्ते का तीसरा मेल।
ग्राहक इसलिए नहीं पूछते कि उन्हें शक है। वे इसलिए पूछते हैं क्योंकि उन्हें कुछ दिखता नहीं। एक छोटा, नियमित अपडेट सवाल पूछे जाने से पहले ही उसका जवाब दे देता है।
प्रोजेक्ट स्थिति टेम्पलेट
एक अपडेट, जिस पर दोबारा पूछने की ज़रूरत न पड़े।
उदाहरण वाली पंक्तियों को अपने प्रोजेक्ट से बदलें। नतीजे को ग्राहक के मेल में कॉपी करें।
आपकी योजना
4 में से 4 पंक्तियाँ पूरी।
Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.
मान्यताएँ और सीमाएँ
- टेम्पलेट आपकी दर्ज जानकारी को व्यवस्थित करता है। स्थिति सही है या नहीं, यह सिर्फ़ आपकी टीम जानती है।
- जब कोई तारीख सच में डगमगा रही हो, तो अपडेट बातचीत की जगह नहीं लेता। तब फ़ोन करें।
आपकी जानकारी इसी ब्राउज़र में रहती है। कुछ भी सेव या भेजा नहीं जाता।
आपको कैसे पता चलता है
ग्राहक इंतज़ार कर रहा है। और नहीं जानता कि किसका।
- ग्राहक मेल, फ़ोन और चैट पर स्थिति पूछते हैं, अक्सर वही सवाल अलग-अलग लोगों से।
- एक ग्राहक उस देरी से नाराज़ है जो असल में उसी की वजह से हुई, क्योंकि एक मंज़ूरी नहीं मिली थी।
- हर ग्राहक मीटिंग से पहले आप पहले टीम से स्थिति जुटाते हैं।
कारण समझें
ग्राहक क्यों अंधेरे में रहते हैं।
- 01
कोई तय लय नहीं
- आपको कैसे पता चलता है
- अपडेट तब आते हैं जब किसी के पास समय हो या ग्राहक पूछे।
- ऐसा क्यों होता है
- किसी ने तय नहीं किया कि ग्राहक को कब क्या पता चलेगा।
- क्या मदद करता है
- अपडेट के लिए एक तय दिन तय करें और उसे निभाएँ, भले कम हुआ हो।
- सीमा
- बहुत छोटे प्रोजेक्ट में हर माइलस्टोन पर एक अपडेट काफ़ी है।
- 02
स्थिति बिखरी हुई है
- आपको कैसे पता चलता है
- हर अपडेट के लिए आपको तीन सहकर्मियों से पूछना पड़ता है।
- ऐसा क्यों होता है
- टास्क, बातचीत और फ़ाइलें अलग-अलग टूल में हैं।
- क्या मदद करता है
- प्रोजेक्ट की स्थिति एक ऐसी जगह रखें, जिससे अपडेट बनता है।
- सीमा
- एक जगह तभी मदद करती है, जब टीम वहाँ काम भी करे।
- 03
इंतज़ार के समय दिखते नहीं
- आपको कैसे पता चलता है
- ग्राहक को पता नहीं चलता कि प्रोजेक्ट उसकी मंज़ूरी का इंतज़ार कर रहा है।
- ऐसा क्यों होता है
- अपडेट बताते हैं कि क्या किया गया, लेकिन यह नहीं कि अब किसकी बारी है।
- क्या मदद करता है
- अपडेट में साफ़ बताएँ कि क्या ग्राहक की तरफ़ से रुका है और कब तक।
- सीमा
- यह हर देरी हल नहीं करता, लेकिन साफ़ करता है कि वह कहाँ पैदा होती है।
समाधान के रास्ते
स्थिति साझा करें। जितना हो सके उतना आसान।
| रास्ता | काफ़ी है, अगर | सीमा |
|---|---|---|
| ऊपर के टेम्पलेट से हर हफ़्ते का स्टेटस मेल | कुछ ग्राहक प्रोजेक्ट और एक व्यक्ति जो स्थिति जानता है। | हाथ का काम; हर बार स्थिति नए सिरे से जुटानी पड़ती है। |
| ग्राहक के साथ साझा दस्तावेज़ | ग्राहक साथ में पढ़ता है और टीम दस्तावेज़ भरोसेमंद तरीके से अपडेट रखती है। | अक्सर असली टास्क के साथ एक दूसरी सूची बन जाती है। |
| किसी प्रोजेक्ट टूल का क्लाइंट पोर्टल | ग्राहक कभी भी खुद टास्क देख सकें। | अक्सर उससे ज़्यादा अंदरूनी चीज़ें दिखाता है, जितना ग्राहक देखना चाहता है या उसे देखना चाहिए। |
| Peak One | आप स्थिति उन्हीं टास्क और दस्तावेज़ों से लेना चाहते हैं, जिनसे आपकी टीम काम करती है। | मेहमान सिर्फ़ वही देखते हैं जो साझा किया गया है; क्या साझा करना है, यह आप हर प्रोजेक्ट के लिए खुद तय करते हैं। |
Peak One काम करते हुए
बार-बार पूछने से तय अपडेट तक।
- ट्रिगरग्राहक Müller का प्रोजेक्ट कहाँ तक पहुँचा?
- 01 · प्रोजेक्टसंकेतPeak Board में Project Portfolio दिखाता है कि अभी किन ग्राहक प्रोजेक्ट पर ध्यान चाहिए।
- 02 · टास्कसमझProject Board दिखाता है कि हर टास्क कहाँ है और कौन-से ग्राहक का इंतज़ार कर रहे हैं।
- 03 · डिलीवरीफ़ैसलाPeak Service में Delivery दिखाता है कि आप जो वादा किया, वह समय पर डिलीवर करते हैं या नहीं।
- 04 · दस्तावेज़एक्शनआप अपडेट Peak Docs में लिखते हैं, ताकि हर स्थिति एक जगह पढ़ी जा सके।
इसके लिए ऐप्स
Peak One में प्रोजेक्ट की स्थिति।
आज़माने के लिए
स्थिति दर्ज करें और साझा करें।
तीन कदम
इस हफ़्ते से बिना दोबारा पूछे।
- 01 / 03
अपडेट का दिन तय करें
अपने ग्राहक को बताएँ कि हर हफ़्ते किस दिन उसे स्थिति मिलेगी।
- 02 / 03
चार पंक्तियाँ काफ़ी हैं
पूरा हुआ, चल रहा है, आपका इंतज़ार है, आगे क्या है। एक अच्छे अपडेट को शायद ही इससे ज़्यादा चाहिए।
- 03 / 03
इंतज़ार के समय का नाम लें
साथ में लिखें कि क्या ग्राहक की तरफ़ से रुका है और कब तक। इस तरह देरी आपके सिर नहीं आती।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
संक्षेप में उत्तर।
मुझे ग्राहकों को प्रोजेक्ट की स्थिति कितनी बार बतानी चाहिए?
इतनी बार कि ग्राहक को पूछना न पड़े। ज़्यादातर प्रोजेक्ट के लिए हर हफ़्ते का तय समय ठीक है, छोटे प्रोजेक्ट में हर माइलस्टोन पर एक अपडेट।
क्या ग्राहक सीधे हमारे टास्क देखें?
यह ग्राहक पर निर्भर है। कई लोग एक छोटा अपडेट चाहते हैं, हर टास्क नहीं। Peak Board में मेहमान सिर्फ़ वही देखते हैं जो साझा किया गया है, इसलिए आप तय करते हैं कि क्या दिखेगा।
जब कोई प्रगति न हो, तब मैं क्या लिखूँ?
ठीक यही, कारण और अगले कदम के साथ। एक ईमानदार „इस हफ़्ते कोई प्रगति नहीं, क्योंकि …“ छूटे हुए अपडेट से ज़्यादा भरोसा बनाता है।
और खोजें
इसमें क्या शामिल है।
- फ़ंक्शनटास्क और प्रोजेक्टप्रोजेक्ट Board के रूप में, टास्क दिन की योजना में, हर प्रोजेक्ट के लिए एक चैट।देखें
- उपयोग मामलाग्राहक पूछताछ का जवाब देंहर पूछताछ की ज़िम्मेदारी तय, आम सवालों का जवाब एक बार सार्वजनिक रूप से।देखें
- सॉफ़्टवेयर श्रेणीप्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयरहर प्रोजेक्ट टास्क के साथ व्यक्ति, तारीख़ और दिखती स्थिति।देखें
- समस्याअंतहीन सुधार चक्रफ़ीडबैक का हर दौर बदलावों का नया दौर लाता है, और प्रोजेक्ट कभी पूरा नहीं होता।देखें
- समस्यानियंत्रण से बाहर प्रोजेक्टहर प्रोजेक्ट किसी तरह चलता है, पर कोई नहीं बता सकता कि वह असल में कहाँ है।देखें
- समस्याचूकी हुई डेडलाइनडेडलाइन का वादा किया गया है, फिर भी तय तारीख़ पर सब कुछ पूरा नहीं होता।देखें
✦ एक Peak सिद्धांत
बदलने से पहले समझें। तब हर कदम असर करता है।
Peak आपके साथ सीखता है
और समस्याएँ
बढ़ते बिज़नेस की आम रुकावटें, हर एक के साथ तुरंत आज़माने का एक टूल, उसकी वजहें और वह रास्ता जो Peak One इसके लिए देता है।
इसे एक बार हल करें। बाकी पीछे आता है।
ग्राहकों को नहीं पता कि उनका प्रोजेक्ट कहाँ तक पहुँचा, और वे बार-बार पूछते हैं। Google से साइन इन करें और अपनी कंपनी को एक जगह देखें।
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