समस्या · अस्पष्ट ज़िम्मेदारियाँ
सब मौजूद थे। कोई ज़िम्मेदार नहीं था।
पड़े रह गए टास्क शायद ही आलस का संकेत होते हैं। अक्सर किसी ने साफ़ नहीं कहा कि नतीजे का ज़िम्मेदार कौन है। हर नतीजे पर एक नाम किसी भी नई बैठक से ज़्यादा हल करता है।
ज़िम्मेदारी मैट्रिक्स
एक नतीजा। एक नाम।
वे नतीजे दर्ज करें जिनमें हाल में अड़चन आई। हर पंक्ति में ठीक एक ज़िम्मेदार व्यक्ति, सहयोगी कई हो सकते हैं।
आपकी योजना
4 में से 2 पंक्तियाँ पूरी।
अभी बाकी: ज़िम्मेदार (एक व्यक्ति), सहयोगी
Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.
मान्यताएँ और सीमाएँ
- मैट्रिक्स ज़िम्मेदारी तय करती है, क्षमता नहीं। बाद में जाँचें कि किसी एक व्यक्ति पर बहुत ज़्यादा पंक्तियाँ तो नहीं हैं।
- यह तभी काम करती है जब टीम इसे जानती हो। इसे सिर्फ़ भेजने के बजाय एक बार साथ बैठकर देखें।
आपकी जानकारी इसी ब्राउज़र में रहती है। कुछ भी सेव या भेजा नहीं जाता।
आपको कैसे पता चलता है
हर कोई मदद करता है। कोई दर्ज नहीं करता।
- एक ग्राहक ईमेल तीन दिन पड़ी रहती है, क्योंकि वह सबको गई थी।
- मीटिंग में कहा जाता है “यह हम करेंगे”, और एक हफ़्ते बाद किसी ने नहीं किया।
- आखिर में हर अस्पष्ट बात मैनेजमेंट के पास पहुँचती है।
कारण समझें
कमियाँ कहाँ से आती हैं ज़िम्मेदारी तक पहुँचें।
- 01
समूहों की ज़िम्मेदारी
- आपको कैसे पता चलता है
- टास्क “टीम” या “सेल्स” को जाते हैं।
- ऐसा क्यों होता है
- कोई समूह फ़ॉलो-अप नहीं कर सकता, याद नहीं रख सकता, सूचना नहीं दे सकता। सिर्फ़ एक व्यक्ति ऐसा कर सकता है।
- क्या मदद करता है
- हर नतीजे के लिए एक व्यक्ति तय करें; समूह साथ काम करता है।
- सीमा
- बहुत छोटी टीमों में ज़िम्मेदारियाँ ज़्यादा बार बदलती हैं; तब बदलाव साफ़ कहना होगा।
- 02
भूमिकाएँ बनती गईं, तय नहीं हुईं
- आपको कैसे पता चलता है
- कौन क्या करता है, यह आदत और मदद की भावना पर चलता है।
- ऐसा क्यों होता है
- टीम के साथ टास्क बढ़े, पर किसी ने उन्हें दोबारा नहीं बाँटा।
- क्या मदद करता है
- तिमाही में एक बार बार-बार आने वाले नतीजों को देखें और ज़िम्मेदारियाँ पक्की करें।
- सीमा
- एक बार का बँटवारा तभी पुराना हो जाता है जब कोई जाता है या नया आता है।
- 03
बिना तारीख वाले वादे
- आपको कैसे पता चलता है
- “मैं देख लूँगा” कहा जाता है, पर कभी पूरा नहीं होता।
- ऐसा क्यों होता है
- बिना तारीख वाले वादे का कोई पल नहीं होता जब वह देय हो।
- क्या मदद करता है
- हर वादे को एक तारीख के साथ दर्ज करें, जब कोई जाँच करे।
- सीमा
- हर छोटी बात को तारीख नहीं चाहिए; जिन नतीजों का दूसरे इंतज़ार करते हैं, उन्हें चाहिए।
- 04
सब कुछ एक ही व्यक्ति से होकर जाता है
- आपको कैसे पता चलता है
- फ़ैसले मैनेजमेंट के पास अटकते जाते हैं।
- ऐसा क्यों होता है
- ज़िम्मेदारी सौंपी गई, फ़ैसले का अधिकार नहीं।
- क्या मदद करता है
- हर नतीजे के लिए तय करें कि ज़िम्मेदार व्यक्ति अकेले क्या फ़ैसला ले सकता है।
- सीमा
- कुछ फ़ैसले सही में ऊपर के होते हैं, जैसे बड़े खर्च।
समाधान के रास्ते
ज़िम्मेदारी तय करें। बिना ऑर्ग-चार्ट प्रोजेक्ट के।
| रास्ता | काफ़ी है, अगर | सीमा |
|---|---|---|
| ऊपर की मैट्रिक्स के साथ साझा बैठक | आप एक छोटी टीम हैं और अस्पष्टता बार-बार आने वाले टास्क में है। | यह प्रोजेक्ट और मीटिंग से निकले एक बार के टास्क दर्ज नहीं करती। |
| साझा डॉक्यूमेंट में RACI टेबल | कई हितधारक, कुछ प्रक्रियाएँ जो कम ही बदलती हैं। | देखरेख की मेहनत; रोज़ के काम में शायद ही कोई इसे देखता है। |
| ज़िम्मेदारों के साथ टास्क सूची | हर टास्क का एक नाम है, और टीम सूची के साथ काम करती है। | दिखाता है कि कौन ज़िम्मेदार है, पर यह नहीं कि कौन-से वादे फिसल रहे हैं। |
| Peak One | आप टास्क, ज़िम्मेदार और वादे एक जगह देखना चाहते हैं। | सॉफ़्टवेयर कमियाँ दिखाता है; बँटवारा खुद नेतृत्व का फ़ैसला रहता है। |
Peak One काम करते हुए
“यह कौन करेगा?” से एक नाम तक।
- ट्रिगरअसल में इसे कौन देख रहा है?
- 01 · वादासंकेतPeak Accountability में Commitments Today वे वादे दिखाता है जो आज देय हैं या खतरे में हैं।
- 02 · व्यक्तिसमझAccountability People दिखाता है कि किसने आपसे क्या वादा किया, और Commitments दिखाता है कि आपने किससे क्या वादा किया।
- 03 · समीक्षाफ़ैसलाCommitment Review दिखाता है कि कौन-से वादे निभाए गए और कौन-से नहीं, ताकि नया बँटवारा हो सके।
- 04 · टास्कएक्शनPeak Board में टास्क को एक ज़िम्मेदार व्यक्ति और एक नियत तारीख मिलती है।
इसके लिए ऐप्स
Peak One में वादे दिखते हैं।
आज़माने के लिए
एक टास्क से शुरू करें।
तीन कदम
एक हफ़्ते में स्पष्टता।
- 01 / 03
पड़े हुए काम इकट्ठा करें
लिखें कि पिछले महीने क्या पड़ा रह गया। यही बिना नाम वाले नतीजे हैं।
- 02 / 03
एक नाम तय करें
हर नतीजे के लिए ठीक एक ज़िम्मेदार व्यक्ति तय करें और टीम में साफ़ कहें।
- 03 / 03
चार हफ़्ते बाद जाँचें
एक महीने बाद देखें कि क्या टिका और कहाँ एक व्यक्ति पर बहुत ज़्यादा पंक्तियाँ हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
संक्षेप में उत्तर।
ज़िम्मेदार और सहयोगी में क्या फ़र्क है?
ज़िम्मेदार वह व्यक्ति है जो पक्का करता है कि नतीजा पूरा हो, और न हो तो बताता है। सहयोगी योगदान देते हैं। हमेशा ठीक एक ज़िम्मेदार व्यक्ति होता है।
क्या मुझे RACI मैट्रिक्स चाहिए?
ज़्यादातर छोटी टीमों के लिए आसान रूप काफ़ी है: नतीजा, एक ज़िम्मेदार व्यक्ति, सहयोगी। RACI तब फ़ायदेमंद है जब कई लोगों को सूचित करना या उनसे पूछना ज़रूरी हो।
अगर कोई ज़िम्मेदारी लेना ही न चाहे, तो मैं क्या करूँ?
तो शायद नतीजा अस्पष्ट है या बहुत बड़ा। उसे छोटे नतीजों में बाँटें, तय करें कि वह व्यक्ति क्या फ़ैसला ले सकता है, फिर सौंपें।
और खोजें
इसमें क्या शामिल है।
- फ़ंक्शनटास्क और प्रोजेक्टप्रोजेक्ट Board के रूप में, टास्क दिन की योजना में, हर प्रोजेक्ट के लिए एक चैट।देखें
- उपयोग मामलाटीम में निर्णयजल्दी वोट करें, नतीजा दर्ज करें और दोबारा चर्चा करने के बजाय बाद में पढ़ें।देखें
- सॉफ़्टवेयर श्रेणीप्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयरहर प्रोजेक्ट टास्क के साथ व्यक्ति, तारीख़ और दिखती स्थिति।देखें
- समस्यासब कुछ प्रबंध निदेशक पर टिका हैहर सवाल आप तक आता है, और आपके बिना बहुत कुछ रुक जाता है।देखें
- समस्यानियंत्रण से बाहर प्रोजेक्टहर प्रोजेक्ट किसी तरह चलता है, पर कोई नहीं बता सकता कि वह असल में कहाँ है।देखें
- समस्याटीम अलग-अलग प्राथमिकताओं पर काम करती हैहर व्यक्ति कुछ और को सबसे ज़रूरी मानता है।देखें
✦ एक Peak सिद्धांत
पहले स्पष्टता। बाकी सब पीछे आता है।
एक-एक करके
और समस्याएँ
बढ़ते बिज़नेस की आम रुकावटें, हर एक के साथ तुरंत आज़माने का एक टूल, उसकी वजहें और वह रास्ता जो Peak One इसके लिए देता है।
इसे एक बार हल करें। बाकी पीछे आता है।
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