फ़ंक्शन · फ़ाइनेंस

ऑर्डर, इनवॉइस और भुगतान पर एक साझा नज़र।

वादा करने वाली सेल्स और बुक करने वाली अकाउंटिंग के बीच एक कमी है: इनवॉइस कब भेजा जा सकता है, भुगतान कब होगा, याद कौन दिलाएगा? हम इसे साप्ताहिक पूर्वानुमान से भरते हैं – बिना दूसरी अकाउंटिंग बनाए।

शॉप का विश्लेषण करवाएँ

शुरुआती बातचीत – हम देखते हैं कि आज ऑर्डर, इनवॉइस और भुगतान कहाँ अलग हो जाते हैं।

अलग की गई रचना: लंबी काग़ज़ की पट्टी, सोने के सिक्कों के ढेर, ख़ाली टेबल कैलेंडर और सुनहरी चाबी के साथ खुली सुनहरी-बरगंडी तिजोरी – तरलता पर नज़र का रूपक।

आपको कैसे पता चलता है

सेल्स और फ़ाइनेंस के बीच तीन कमियाँ

अलग की गई रचना: लंबी काग़ज़ की पट्टी, सोने के सिक्कों के ढेर, ख़ाली टेबल कैलेंडर और सुनहरी चाबी के साथ खुली सुनहरी-बरगंडी तिजोरी – तरलता पर नज़र का रूपक।
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अकाउंटिंग को वादों का पता सबसे आख़िर में चलता है

विशेष शर्तें, भुगतान अवधि या आंशिक स्वीकृतियाँ सेल्स बातचीत में तय होती हैं और कहीं दर्ज नहीं होतीं। इनवॉइस भेजे जाने से पहले ही गलत होता है।

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देय तिथियों पर नज़र नहीं रखी जाती

इनवॉइस भेजे जा चुके हैं, भुगतान नहीं आते। कौन, कब याद दिलाता है? साफ़ प्रक्रिया के बिना याद तब दिलाया जाता है जब किसी का ध्यान जाता है – अक्सर बहुत देर से।

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डेटा की गुणवत्ता अंत में बनती है, शुरुआत में नहीं

ग्राहक नंबर, पते और संपर्क व्यक्ति बनाते समय नहीं, बुकिंग के समय ठीक किए जाते हैं। हर विश्लेषण दोबारा काम से शुरू होता है।

उदाहरण

साप्ताहिक पूर्वानुमान में क्या होता है

ऑपरेशनल साप्ताहिक पूर्वानुमान की उदाहरण संरचना। इसे आपके मौजूदा सिस्टम से भरा जाता है – CRM, ऑर्डर मैनेजमेंट, अकाउंटिंग।

लाल मूर्ति की उँगलियाँ लकड़ी की ट्रे में एक कागज़ी फ़ाइल जाँचती हैं; एक अधूरी शीट अलग रखी रहती है।
ऑर्डर, इनवॉइस और भुगतान के बीच साप्ताहिक पूर्वानुमान की उदाहरण संरचना
पंक्तिस्रोतज़िम्मेदार
ऐसे ऑर्डर जो इनवॉइस माइलस्टोन तक पहुँच गए हैंऑर्डर / प्रोजेक्टप्रोजेक्ट मैनेजमेंट
इस हफ़्ते भेजे जाने वाले इनवॉइसऑर्डर मैनेजमेंटफ़ाइनेंस
देय और बकाया इनवॉइसलेखाफ़ाइनेंस
अपेक्षित आने वाले भुगतानअकाउंटिंग / वादेफ़ाइनेंस
आने वाले खर्च और देनदारियाँलेखाफ़ाइनेंस
ग्राहकों के साथ लंबित स्पष्टीकरणCRMसेल्स

अकाउंटिंग स्रोत सिस्टम बना रहता है। पूर्वानुमान उससे पढ़ता है, किसी चीज़ की जगह नहीं लेता।

आपके हाथ में क्या है

एक व्यू जिसे सेल्स और फ़ाइनेंस साझा करते हैं

लकड़ी के टाइपसेटिंग फ़्रेम में कागज़ की शीटें, एक ऑप्टिकल लेंस और पीतल का रूलर।
  • हैंडओवर मानदंड सेल्स → फ़ाइनेंस

    इनवॉइस और भुगतान अवधि सही हों, इसके लिए ऑर्डर में कौन-सी जानकारी होनी चाहिए।

  • साप्ताहिक पूर्वानुमान

    इनवॉइस, देय तिथियों और अपेक्षित भुगतानों का ऑपरेशनल व्यू – अपडेट रखने के लिए एक ज़िम्मेदार व्यक्ति के साथ।

  • रिमाइंडर प्रक्रिया

    बकाया इनवॉइस के लिए कौन, कब याद दिलाता है और सेल्स को कब शामिल किया जाता है।

  • डेटा गुणवत्ता नियम

    ग्राहक और ऑर्डर बनाते समय ज़रूरी फ़ील्ड, ताकि अकाउंटिंग को दोबारा काम न करना पड़े।

सीमांकन

टैक्स सलाह नहीं। दूसरी अकाउंटिंग नहीं।

हम ऑर्डर, इनवॉइस और भुगतान के बीच के ऑपरेशनल व्यू पर काम करते हैं। टैक्स के सवाल, सालाना वित्तीय विवरण और बहीखाता आपके टैक्स सलाहकार का काम है। अकाउंटिंग प्रमुख सिस्टम बनी रहती है – हम उसकी कॉपी नहीं बनाते।

लकड़ी की पढ़ने वाली स्क्रीन किताब और काग़ज़ी स्टैंड को अलग करती है – बातचीत और विज्ञापन के अलगाव का चित्र।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

स्पष्ट उत्तर।

हमारे पास बकाया मदों की सूची वाला अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर है। क्या वह काफ़ी नहीं?

बकाया मदों की सूची दिखाती है कि क्या इनवॉइस हो चुका है। साप्ताहिक पूर्वानुमान यह भी दिखाता है कि अभी क्या इनवॉइस किया जा सकता है और सेल्स ने कौन-से वादे किए हैं। दोनों मिलकर पूरी तस्वीर बनाते हैं।

क्या इसके लिए सेल्स को कुछ बदलना होगा?

हाँ, पर थोड़ा: ऑर्डर बनाते समय कुछ ज़रूरी फ़ील्ड। बदले में सवाल और इनवॉइस सुधार खत्म हो जाते हैं – सेल्स को यह जल्दी खुद महसूस होता है।

क्या आप भुगतान रिमाइंडर (डनिंग) संभालते हैं?

नहीं। हम आपके साथ रिमाइंडर प्रक्रिया तय करते हैं और यह भी कि उसे कौन करेगा। अमल आपकी टीम के पास रहता है।

लकड़ी पर खुली काग़ज़ी किताब, संगमरमर की आँख का टुकड़ा और पीतल का आवर्धक लेंस।

स्पष्टता से शुरू करें। बाकी पीछे आता है।

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