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Peak Atlas

Problema · Processi non documentati

Lo fa sempre Sabine. Finché Sabine non va in ferie.

I processi nella testa funzionano finché c'è la stessa persona. Metterli per iscritto non deve essere un progetto di manuale: un processo, cinque passi, una pagina.

Descrivi il primo processoCapire le cause

Modello di partenza per SOP

Un processo. Cinque righe.

Scegli un processo che si ripete regolarmente. L'esempio mostra una nuova richiesta di un cliente; sostituiscilo con il tuo processo.

Il tuo piano

5 di 5 righe complete.

Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.

Ipotesi e limiti

  • Il modello aiuta con la prima bozza. Se il processo è giusto così lo dimostra solo un'altra persona che poi lo esegue.
  • Per i processi con requisiti legali o di sicurezza un modello di partenza non basta.

I tuoi dati restano in questo browser. Nulla viene salvato o inviato.

Come te ne accorgi

Le conoscenze ci sono. Solo non è scritto.

  • Le nuove colleghe imparano guardando e chiedendo, per settimane.
  • Lo stesso processo viene svolto da tre persone in tre modi, con tre risultati.
  • Quando una persona è malata, si ferma un intero processo.

Capire le cause

Perché nessuno mette per iscritto i processi.

  1. 01

    Documentare sembra un grande progetto

    Come te ne accorgi
    Il manuale è in programma da un anno.
    Perché succede
    Si vuole descrivere subito tutto, perciò nessuno inizia.
    Cosa aiuta
    Iniziare con un solo processo che si ripete spesso o va spesso storto.
    Limite
    Un processo non risolve tutto, ma mostra come si fa.
  2. 02

    Chi sa non ha tempo

    Come te ne accorgi
    Chi conosce il processo è proprio la persona sempre piena di lavoro.
    Perché succede
    Metterlo per iscritto passa dopo il lavoro quotidiano.
    Cosa aiuta
    Un'altra persona prende appunti mentre la persona esperta esegue il processo una volta.
    Limite
    La persona esperta deve comunque verificare la bozza una volta.
  3. 03

    I documenti stanno dove nessuno cerca

    Come te ne accorgi
    Le istruzioni ci sono, ma nessuno le trova o le usa.
    Perché succede
    La documentazione è separata dal lavoro, in cartelle senza struttura.
    Cosa aiuta
    Raccogliere le istruzioni in un posto che il team usa comunque e rimandarvi dal processo.
    Limite
    Anche una buona documentazione diventa obsoleta se nessuno è responsabile della sua manutenzione.

Soluzioni possibili

Documenta i processi. Il più semplice possibile.

Soluzioni per processi di lavoro non documentati a confronto
PercorsoBasta seLimite
Il modello qui sopra come documentoPochi processi che cambiano di rado.Nel quotidiano si dimentica presto se non è collegata al processo.
Registrazione dello schermo con una breve notaProcessi al computer che è meglio mostrare che descrivere.Difficile da consultare e faticoso da aggiornare.
Wiki o strumento di documentazioneMolti processi che devono essere trovati e aggiornati insieme.Descrive il processo, ma non lo esegue.
Peak OneVuoi che il team ritrovi le istruzioni e automatizzare passo dopo passo i processi ricorrenti.Il processo devi prima descriverlo tu; un'automazione si avvia solo dopo che l'hai verificata e approvata.

Peak One in azione

Dalla testa al processo che tutti conoscono.

  1. TriggerCome lo facciamo, in realtà?
  2. 01 · DocumentoSignalDocument Library in Peak Docs mostra quali documenti e istruzioni esistono già.
  3. 02 · IstruzioniComprensioneIl processo viene scritto come istruzione in Peak Docs e condiviso con il team.
  4. 03 · ProcessoDecisioneAutomation Opportunities mostra cosa potreste automatizzare come prossimo passo.
  5. 04 · WorkflowAzioneIn Peak Automations la parte ricorrente diventa un flusso con attività e approvazioni che verifichi, testi e approvi.
Risultato: Il processo sta in un posto che il team trova, e i passi ricorrenti non dipendono più da una persona.

Le app per questo

Scriverlo, poi alleggerire.

Viste

Ciò che esiste già.

Tre passi

Scrivere il primo processo.

  1. 01 / 03

    Scegliere un processo

    Prendi il processo che si ripete più spesso o che è andato storto l'ultima volta, non quello più importante.

  2. 02 / 03

    Prendere appunti durante l'esecuzione

    Fai eseguire il processo una volta alla persona esperta e annota ogni passo.

  3. 03 / 03

    Farlo testare da qualcun altro

    Dai la descrizione a una persona che non conosce il processo. Dove fa domande, manca qualcosa.

Domande frequenti

In breve.

Cos'è una SOP?

Una Standard Operating Procedure, in italiano procedura operativa standard: una breve descrizione di come si svolge passo dopo passo un processo ricorrente, chi lo fa e da cosa si riconosce il risultato.

Quanto dettagliata deve essere la descrizione di un processo?

Così dettagliata che una persona nuova possa eseguire il processo senza fare domande. Non di più. I manuali lunghi nel quotidiano non li legge nessuno.

Peak One può eseguire i processi in automatico?

Con Peak Automations descrivi un processo con parole normali. Può essere composto da più passi con attività, approvazioni e tempi di attesa e parte solo dopo che l'hai verificato, testato e approvato.

Continua a scoprire

Cosa comprende.

Welt Value

✦ Un principio Peak

I buoni sistemi sono silenziosi. Sostengono senza spingere.

Un quadro chiaro

Altri problemi

Colli di bottiglia tipici delle aziende in crescita, ognuno con uno strumento da provare subito, le cause e la strada che Peak One prevede.

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