Problema · Conoscenza solo nelle teste
È in ferie. E anche la sua conoscenza.
Nei team piccoli la conoscenza più importante sta in poche teste: accordi con i clienti, casi particolari, come funziona davvero qualcosa. Lo si nota solo quando qualcuno manca o se ne va.
Check di passaggio di conoscenze e SOP
Quanto sono rischiose le prossime ferie?
Rispondi alle domande per il team o per un'area. Il risultato mostra dove la conoscenza dipende di più dalle persone e cosa scrivere per primo.
Il tuo risultato
Rispondi a tutte le domande. Qui comparirà dove probabilmente nasce il problema e quale piccolo passo aiuta per primo.
Ipotesi e limiti
- Il check indica una direzione, non misura il rischio. Prendi le risposte come spunto per una conversazione nel team.
- Non tutta la conoscenza si può scrivere. Esperienza e giudizio si trasmettono meglio lavorando insieme.
I tuoi dati restano in questo browser. Nulla viene salvato o inviato.
Come te ne accorgi
C'è una persona che sa tutto.
- La stessa domanda va ogni settimana alla stessa collega.
- Dopo una dimissione ricostruite per settimane come veniva seguito un cliente.
- Le decisioni delle riunioni non sono scritte da nessuna parte, quindi si discutono di nuovo.
Capire le cause
Perché la conoscenza resta nelle teste.
- 01
Scrivere non ha spazio
- Come te ne accorgi
- Tutti sanno che manca, ma nel quotidiano non c'è mai tempo.
- Perché succede
- Documentare è considerato lavoro extra, non parte del lavoro.
- Cosa aiuta
- Pianificare un appuntamento fisso a settimana per un processo, non di più.
- Limite
- Senza tempo in calendario ogni iniziativa sulla conoscenza resta un buon proposito.
- 02
La conoscenza è uno status
- Come te ne accorgi
- Chi sa molto è indispensabile, e questo dà sicurezza.
- Perché succede
- Condividere non si vede, essere insostituibili sì.
- Cosa aiuta
- Riconoscere quando qualcuno descrive un processo in modo che altri lo usino senza fare domande.
- Limite
- È una questione di leadership, non un problema di strumenti.
- 03
I documenti diventano obsoleti
- Come te ne accorgi
- C'è un manuale, ma nessuno ci fa affidamento.
- Perché succede
- I documenti non hanno una persona responsabile né una data di revisione.
- Cosa aiuta
- Dare a ogni documento importante un responsabile e una data.
- Limite
- Nessuno aggiorna troppi documenti. Meglio pochi, ma aggiornati.
- 04
Troppi posti dove archiviare
- Come te ne accorgi
- I verbali sono nelle e-mail, le istruzioni nelle cartelle, gli appunti nelle app personali.
- Perché succede
- Ognuno archivia dove sta lavorando in quel momento.
- Cosa aiuta
- Stabilire un posto per processi e decisioni e rimandare lì.
- Limite
- I vecchi archivi non si spostano da soli. Sposta solo ciò che serve ancora.
Soluzioni possibili
Scriverlo e basta non basta. Ritrovarlo neanche.
| Percorso | Basta se | Limite |
|---|---|---|
| Documento condiviso o wiki | Avete una manciata di processi e qualcuno che li aggiorna. | Diventa obsoleto senza responsabili e presto confuso. |
| Colloqui di passaggio per ferie e uscite | La conoscenza va trasferita di rado e in modo mirato. | Arriva spesso troppo tardi e dipende dalla memoria. |
| Video dello schermo dei processi | I processi a schermo sono difficili da descrivere a parole. | Difficile da cercare e presto obsoleto. |
| Peak One | Documenti, processi e corsi devono stare in un unico posto ed essere reperibili. | Scrivere tocca a voi; i vecchi archivi non si spostano da soli. |
Peak One in azione
Dalla testa alla conoscenza condivisa.
- TriggerChi sa come si fa?
- 01 · ProcessoSignalProcess Radar in Peak SOP mostra quali processi hanno bisogno di una SOP.
- 02 · DocumentoComprensioneDocument Library mostra quali documenti esistono; Document Decisions quali decisioni contengono.
- 03 · SOPDecisioneIn Process Builder descrivete il processo in modo che altri possano eseguirlo.
- 04 · CorsoAzioneIn Academy diventa un corso con un obiettivo di apprendimento, così le persone nuove imparano il processo.
Le viste collegate
Disponibile in Peak One.
Process RadarDisponibilePeak SOPQuali processi hanno bisogno di una SOP?
Process BuilderDisponibilePeak SOPCome descriviamo il processo?
Document LibraryDisponibilePeak DocsQuali documenti abbiamo?
Document DecisionsDisponibilePeak DocsQuali decisioni si trovano nei documenti?
Academy LibraryDisponibilePeak AcademyCosa voglio capire?
Le app per questo
Conoscenza che resta.
Tre passi
Inizia in piccolo. Un processo a settimana.
- 01 / 03
Individuare le isole di conoscenza
Annota quali processi oggi conosce una sola persona. Quella è la tua lista.
- 02 / 03
Scrivere un processo a settimana
Cinque passaggi, uno scopo, come si riconosce che è finito. All'inizio non serve altro.
- 03 / 03
Farlo provare a qualcun altro
Chi non conosce il processo lo esegue seguendo la descrizione. Ogni domanda migliora il testo.
Domande frequenti
In breve.
Come convinco i collaboratori esperti a mettere per iscritto ciò che sanno?
Fallo in piccolo: un processo a settimana, cinque passaggi, e qualcun altro lo prova. Chi nota di essere interrotto meno spesso tende a continuare a scrivere.
Cosa va in una SOP?
Scopo, innesco, i passaggi in ordine, chi è responsabile e come si riconosce che il processo è finito. Per iniziare basta questo.
Che differenza c'è con i processi non documentati?
Qui si tratta del fatto che la conoscenza dipende dalle persone. Nei processi non documentati si tratta di descrivere i processi stessi. Spesso le due cose sono collegate.
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Cosa comprende.
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