Probleem · Te veel parallelle projecten
Tien projecten onderhanden. Er komt er geen af.
Elk project was op zich een goed idee. Samen delen ze dezelfde mensen, en alles gaat langzamer. Minder tegelijk betekent meestal eerder klaar.
Portfoliotriage
Wat doorloopt. Wat gepauzeerd is.
Vul jullie lopende projecten in en beoordeel ze. Wat onder “Schrappen of overdragen” belandt, is het begin van je stop-doinglijst.
Eerst
- 1Nieuwe website
- 2Overstap naar een nieuw CRM
- 3Partnerprogramma starten
Daarna:
- Handboek voor het inwerken schrijven
- Tweede vestiging overwegen
- Prijsmodel herzien
- Je eigen podcast starten
Volgorde: Bijdrage aan het doel × Capaciteit beschikbaar, bij gelijke stand telt Bijdrage aan het doel. Onder 3 punten: schrappen of uit handen geven.
Aannames en grenzen
- Stoppen betekent pauzeren met een datum, niet vergeten. Schrijf erbij wanneer jullie opnieuw beoordelen.
- Toezeggingen aan klanten of wettelijke verplichtingen kun je niet wegscoren; die vallen buiten de rangorde.
- Niets daarvan wordt opgeslagen of verzonden. Kopieer het resultaat voordat je de pagina sluit.
Je invoer blijft in deze browser. Er wordt niets opgeslagen of verzonden.
Waaraan je het merkt
Alles is begonnen. Weinig is afgerond.
- In het statusoverleg heeft elk project een update, maar geen enkel een einddatum.
- Dezelfde drie mensen zitten in bijna elk project.
- Nieuwe projecten starten voordat oude zijn afgerond.
Oorzaken begrijpen
Waarom projecten stapelen.
- 01
Starten is makkelijker dan stoppen
- Waaraan je het merkt
- Nieuwe ideeën krijgen meteen een project, oude lopen gewoon door.
- Waarom het gebeurt
- Voor het begin is er enthousiasme, voor het einde is er geen datum.
- Wat helpt
- Eén keer per kwartaal een ronde waarin elk project moet doorgaan, pauzeren of stoppen.
- Grens
- Een gestopt project heeft een korte uitleg nodig, anders duikt het weer op.
- 02
Geen limiet voor gelijktijdig werk
- Waaraan je het merkt
- Niemand kan zeggen hoeveel projecten er op dit moment lopen.
- Waarom het gebeurt
- Er is geen bovengrens, dus elk nieuw project komt er gewoon bij.
- Wat helpt
- Een vast aantal gelijktijdige projecten; een nieuw project start pas als er een eindigt.
- Grens
- Het juiste aantal hangt af van teamgrootte en projectomvang; het moet worden uitgeprobeerd.
- 03
Projecten zonder verband met het doel
- Waaraan je het merkt
- Bij sommige projecten weet niemand meer waarom ze bestaan.
- Waarom het gebeurt
- Projecten ontstaan uit kansen, niet uit het doel.
- Wat helpt
- Elk project noemt het doel of de mijlpaal waaraan het bijdraagt.
- Grens
- Sommige projecten houden de operatie draaiende; die blijven, ook zonder link met een doel.
- 04
Bezetting is onzichtbaar
- Waaraan je het merkt
- Projecten worden toegezegd zonder te vragen wie er tijd voor heeft.
- Waarom het gebeurt
- Projectplanning en bezetting staan op verschillende plekken of nergens.
- Wat helpt
- Vóór elke start controleren wie er betrokken is en wat die mensen ervoor laten liggen.
- Grens
- Een ruwe inschatting is genoeg; exacte uren zijn zelden nodig.
Oplossingsrichtingen
Minder tegelijk. Drie wegen daarheen.
| Route | Volstaat als | Grens |
|---|---|---|
| Stop-doing-ronde eens per kwartaal | De directie beslist en het team hoort het direct. | Zonder zichtbare lijst sluipen gestopte projecten weer terug. |
| Projectlijst met rangorde in een spreadsheet | Er zijn tot een twaalftal projecten en één persoon die de lijst bijhoudt. | Laat niet zien wie overbelast is, en veroudert tussen de rondes. |
| Software voor projectportfolio’s | Veel teams, budgetten en afhankelijkheden moeten worden gestuurd. | Bewerkelijk om in te voeren; voor kleine bedrijven vaak te veel. |
| Peak One | Projecten, bezetting en volgorde moeten op één plek zichtbaar zijn. | Wat stopt, beslissen jullie. Peak One laat projecten en bezetting zien, maar beoordeelt geen projecten voor jullie. |
Peak One in actie
Van de volle portefeuille naar een duidelijke volgorde.
- TriggerWelke projecten zetten we door en welke zetten we stil?
- 01 · ProjectSignaalProject Portfolio in Peak Board laat zien welke projecten nu aandacht nodig hebben.
- 02 · PersoonBegripTeam Capacity in Peak Plan laat zien waar mensen over- of onderbelast zijn.
- 03 · InitiatiefBeslissingInitiatives in Peak Command laat zien welke initiatieven lopen en welke stokken.
- 04 · ProjectActieDe roadmap in Peak Command legt vast wat wanneer komt, en gestopte projecten krijgen geen datum.
De bijbehorende apps
Beschikbaar in Peak One.
Project PortfolioBeschikbaarPeak BoardWelke projecten hebben nu mijn aandacht nodig?
Team CapacityBeschikbaarPeak PlanWaar zijn mensen overbelast of onderbelast?
InitiativesBeschikbaarPeak CommandWelke initiatieven lopen en welke stokken?
Year ReviewBeschikbaarPeak YearWat heeft gewerkt en waarmee stoppen we?
RoadmapBeschikbaarPeak CommandWat komt wanneer?
Drie stappen
Minder beginnen. Meer afmaken.
- 01 / 03
Alle projecten op één lijst
Ook de kleine en de half vergeten. Pas de volledige lijst laat de omvang zien.
- 02 / 03
Drie meenemen
Beoordeel elk project zoals hierboven en zet de bovenste drie met volle kracht voort.
- 03 / 03
Stops uitspreken
Vertel het team wat er gepauzeerd wordt en tot wanneer. Een stille stop is geen stop.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord.
Hoeveel projecten tegelijk is gezond?
Een getal dat voor iedereen klopt, bestaat niet. Een bruikbare regel: iedereen werkt aan hoogstens één of twee projecten met prioriteit. Meer betekent meestal dat alles wacht.
Wat zeggen we tegen de mensen van wie het project is gepauzeerd?
Waarom het gepauzeerd wordt, wanneer het opnieuw wordt beoordeeld en wat er tot dan met de resultaten gebeurt. Een duidelijke pauze is makkelijker te dragen dan een project dat langzaam inslaapt.
Is een gepauzeerd project verloren?
Nee. Leg de stand van zaken in een paar zinnen vast, dan kun je het later weer oppakken.
Verder ontdekken
Wat erbij hoort.
- FunctieTaken & projectenProjecten als board, taken in de dagplanning, één chat per project.Bekijken
- FunctieRoadmapProjecten als tijdlijn, gekoppeld aan doelen en mijlpalen.Bekijken
- SoftwarecategorieProjectmanagementsoftwareElke projecttaak met persoon, datum en zichtbare stand.Bekijken
- Use caseBedrijfsdoelen realiserenDoelen zo beknopt houden dat ze in de praktijk worden gelezen.Bekijken
- ProbleemProjecten uit de hand gelopenElk project loopt op de een of andere manier, maar niemand kan zeggen waar het echt staat.Bekijken
- ProbleemOnduidelijke prioriteitenAls alles belangrijk is en het urgente wint.Bekijken
✦ Een Peak-principe
Eerst duidelijkheid. De rest volgt.
Het een na het ander
Meer problemen
Typische knelpunten in groeiende bedrijven, telkens met een tool om direct uit te proberen, de oorzaken en de route die Peak One ervoor biedt.
Los het één keer op. De rest volgt.
Er lopen veel projecten tegelijk, en bijna geen enkel wordt afgerond. Log in met Google en zie je hele bedrijf op één plek.
Free-abonnement · inloggen met Google · in ongeveer twee minuten ingericht