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Peak Atlas

Problema · Costes recurrentes que pasan desapercibidos

Importes pequeños. Una suma grande al año.

Cada suscripción fue en su momento una buena idea. Juntas forman un bloque de costes fijos que casi nadie conoce. Una lista con estado muestra qué deberías aclarar antes de la próxima renovación.

Revisar los costes recurrentesEntender las causas

Auditoría de costes

Todo en una lista. Después, calculado sobre el año.

Puedes sobrescribir las filas de ejemplo. Marca cada partida como en uso, sin aclarar o sin uso.

Al año

3.426 €

285,50 € al mes

1.158 € al año están en partidas que no están claras o no se usan. Acláralas antes de la próxima fecha de renovación.

Mensual = importe × (1 si es mensual, ⅓ si es trimestral, 1⁄12 si es anual)

Supuestos y límites

  • La lista es tan completa como tus extractos bancarios y de tarjeta de crédito. Revisa para ello los últimos tres meses.
  • La auditoría no tiene en cuenta los plazos de preaviso ni las permanencias mínimas. Revísalos antes de cada cancelación.
  • Los costes por uso varían; anota una media.

Tus datos se quedan en este navegador. No se guarda ni se envía nada.

Cómo lo notas

El cargo llega puntual. La pregunta de para qué, no.

  • En la tarjeta de crédito aparecen proveedores que nadie del equipo sabe identificar.
  • Se compró una herramienta para un proyecto; el proyecto terminó, la suscripción no.
  • Las licencias siguen activas para personas que dejaron la empresa hace tiempo.

Entender las causas

Por qué los costes recurrentes se vuelven invisibles.

  1. 01

    Nadie es responsable

    Cómo lo notas
    Cuando se pregunta quién necesita una herramienta, nadie responde.
    Por qué ocurre
    Las suscripciones las contrata quien las necesita en ese momento, pero nadie se hace cargo de ellas después.
    Qué ayuda
    Asignar a cada partida una persona responsable que decida si se renueva o se cancela.
    Límite
    Con muy pocas suscripciones basta con que una persona las gestione todas.
  2. 02

    Los pagos anuales se pierden de vista

    Cómo lo notas
    Un cargo de varios cientos de euros te sorprende una vez al año.
    Por qué ocurre
    Los pagos anuales y trimestrales no aparecen en tu percepción del mes.
    Qué ayuda
    Convertir todos los importes a mensual y anual, como en la auditoría de arriba.
    Límite
    Los pagos anuales suelen ser más baratos; no canceles solo por el importe.
  3. 03

    Las licencias crecen, pero nunca se reducen

    Cómo lo notas
    Hay más licencias que usuarios activos.
    Por qué ocurre
    En el onboarding se contrata una licencia, y en el offboarding no se cancela.
    Qué ayuda
    Incluir las licencias en la lista de offboarding.
    Límite
    Algunos contratos solo permiten reducir al final del periodo contratado.
  4. 04

    Varias herramientas para lo mismo

    Cómo lo notas
    Dos equipos pagan por herramientas que hacen lo mismo.
    Por qué ocurre
    Cada equipo elige por su cuenta, sin una visión general de lo que ya existe.
    Qué ayuda
    Marcar las herramientas duplicadas en la lista y fijar una como estándar.
    Límite
    Cambiar cuesta tiempo; compáralo con el ahorro.

Caminos de solución

Ordenar una vez o tenerlo siempre a la vista.

Formas de resolver los costes recurrentes que pasan desapercibidos, comparadas
CaminoBasta siLímite
Revisión anual de los extractos bancariosTienes pocas suscripciones y una persona las conoce todas.Las nuevas suscripciones no se detectan hasta la siguiente revisión.
Lista de costes en una hoja de cálculo con responsablesAlguien actualiza la lista con cada contrato nuevo.Depende de que los contratos nuevos se registren de verdad.
Informe en la contabilidadQuieres saber cuánto suma en total el tipo de coste Software.Muestra totales, no quién usa qué herramienta.
Peak OneQuieres ver pagos recurrentes, gastos operativos y presupuesto uno al lado del otro.Si una herramienta se usa de verdad lo sigues teniendo que aclarar con el equipo.

Peak One en acción

Del cargo hasta la decisión.

  1. Disparador¿Qué pagos se repiten con regularidad y los seguimos necesitando?
  2. 01 · PagoSignalRecurring Payments en Peak Cashflow muestra qué pagos se repiten con regularidad.
  3. 02 · Tipo de costeComprensiónOperating Expenses muestra en qué se gasta el dinero en la operación.
  4. 03 · PresupuestoDecisiónActual vs Budget muestra si los costes recurrentes se mantienen dentro de lo previsto.
  5. 04 · TareaAcciónLa cancelación se convierte en una tarea en Peak Work con responsable y fecha antes de la renovación.
Resultado: Cada pago recurrente tiene un motivo y una persona que decide sobre él.

Las apps para ello

Disponible en Peak One.

Para la implementación

Para que la lista se convierta en una cancelación.

Tres pasos

Una hora. Una vez por trimestre.

  1. 01 / 03

    Reunir los cargos

    Revisar los extractos bancarios y de tarjeta de crédito de los últimos tres meses en busca de partidas recurrentes.

  2. 02 / 03

    Asignar estado

    Marcar cada partida como en uso, sin aclarar o sin uso, y anotar una persona responsable.

  3. 03 / 03

    Decidir antes de la renovación

    Para todo lo que no está claro, anotar la fecha de renovación y aclararlo antes.

Preguntas frecuentes

Respuesta breve.

¿Dónde encuentro todas las suscripciones de la empresa?

En los extractos bancarios, los de la tarjeta de crédito y las facturas que llegan por correo. Revisa al menos los últimos tres meses, y doce para los pagos anuales.

¿Qué hago con las partidas marcadas como sin aclarar?

Pregunta en el equipo quién las usa. Si nadie dice nada antes de la fecha de renovación, eso suele ser una respuesta. Comprueba antes el plazo de preaviso y si hay que exportar datos.

¿Hay una versión personal de esta auditoría?

Sí. Para streaming, gimnasio y otros contratos personales hay una página propia con ejemplos del día a día.

Seguir explorando

Lo que incluye.

Welt Control

✦ Un principio Peak

Primero, claridad. Todo lo demás viene después.

Una cosa tras otra

Más problemas

Cuellos de botella típicos en empresas en crecimiento, cada uno con una herramienta para probar al momento, sus causas y el camino que Peak One prevé para resolverlo.

Alle Probleme

Resuélvelo una vez. El resto viene después.

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