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Peak Atlas

Problema · Clientes sin estado del proyecto

“¿Cómo van?” El tercer correo esta semana.

Los clientes no preguntan por desconfianza. Preguntan porque no ven nada. Una actualización breve y regular responde a la pregunta antes de que la hagan.

Crear actualización de estadoEntender las causas

Plantilla de estado del proyecto

Una actualización que no necesita consultas.

Sustituye las filas de ejemplo por tu proyecto. Copia el resultado en un correo para el cliente.

Tu plan

4 de 4 filas completas.

Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.

Supuestos y límites

  • La plantilla ordena lo que introduces. Si el estado es correcto, solo lo sabe tu equipo.
  • Una actualización no sustituye una conversación cuando una fecha corre serio peligro. En ese caso, mejor llamar.

Tus datos se quedan en este navegador. No se guarda ni se envía nada.

Cómo lo notas

El cliente espera. Y no sabe a qué.

  • Los clientes preguntan por el estado por correo, teléfono y chat, a menudo la misma pregunta a distintas personas.
  • Un cliente está molesto por un retraso que en realidad causó él, porque faltaba una aprobación.
  • Antes de cada reunión con un cliente, primero recopilas el estado en el equipo.

Entender las causas

Por qué los clientes se quedan a oscuras.

  1. 01

    Sin un ritmo fijo

    Cómo lo notas
    Hay actualizaciones cuando alguien tiene tiempo o cuando el cliente pregunta.
    Por qué ocurre
    Nadie ha acordado cuándo se entera el cliente de qué.
    Qué ayuda
    Acordar un día fijo para la actualización y cumplirlo, aunque haya pasado poco.
    Límite
    En proyectos muy cortos basta con una actualización en cada hito.
  2. 02

    El estado está disperso

    Cómo lo notas
    Para cada actualización tienes que preguntar a tres compañeras.
    Por qué ocurre
    Las tareas, las conversaciones y los archivos están en herramientas distintas.
    Qué ayuda
    Mantener el estado del proyecto en un solo lugar del que salga la actualización.
    Límite
    Un solo lugar solo ayuda si el equipo también trabaja allí.
  3. 03

    Los tiempos de espera son invisibles

    Cómo lo notas
    El cliente no se da cuenta de que el proyecto espera su aprobación.
    Por qué ocurre
    Las actualizaciones enumeran lo que se hizo, pero no a quién le toca ahora.
    Qué ayuda
    Decir abiertamente en la actualización qué está a la espera del cliente y hasta cuándo.
    Límite
    No resuelve todos los retrasos, pero deja claro dónde se producen.

Caminos de solución

Comparte el estado. Lo más sencillo posible.

Comparativa de soluciones para que los clientes conozcan el estado del proyecto
CaminoBasta siLímite
Correo de estado semanal con la plantilla de arribaPocos proyectos de clientes y una persona que conoce su estado.Trabajo manual; el estado hay que recopilarlo de nuevo cada vez.
Documento compartido con el clienteEl cliente lo va leyendo y el equipo mantiene el documento al día de forma fiable.A menudo se convierte en una segunda lista junto a las tareas reales.
Portal de clientes de una herramienta de proyectosLos clientes quieren poder ver las tareas por sí mismos en cualquier momento.A menudo muestra más interioridades de las que un cliente quiere o debe ver.
Peak OneQuieres sacar el estado de las mismas tareas y documentos con los que trabaja tu equipo.Los invitados solo ven lo que se comparte; qué compartes lo decides tú en cada proyecto.

Peak One en acción

De tener que preguntar a una actualización fija.

  1. Disparador¿Cómo va el proyecto del cliente Müller?
  2. 01 · ProyectoSignalProject Portfolio en Peak Board muestra qué proyectos de clientes necesitan atención ahora mismo.
  3. 02 · TareaComprensiónEl Project Board muestra en qué punto está cada tarea y cuáles esperan al cliente.
  4. 03 · EntregaDecisiónDelivery en Peak Service muestra si entregan a tiempo lo que prometieron.
  5. 04 · DocumentoAcciónEscribes la actualización en Peak Docs para que cada estado quede consultable en un solo lugar.
Resultado: El cliente recibe el estado antes de tener que preguntar, a partir de las mismas tareas con las que trabaja el equipo.

Las apps para ello

Estado del proyecto en Peak One.

Para probar

Registrar el estado y compartirlo.

Tres pasos

Desde esta semana, sin consultas.

  1. 01 / 03

    Fijar el día de la actualización

    Dile a tu cliente qué día de cada semana recibe el estado.

  2. 02 / 03

    Bastan cuatro filas

    Hecho, en curso, a la espera de ustedes, lo siguiente. Una buena actualización rara vez necesita más.

  3. 03 / 03

    Nombrar los tiempos de espera

    Añade qué está a la espera del cliente y hasta cuándo. Así no se te atribuyen los retrasos a ti.

Preguntas frecuentes

Respuesta breve.

¿Con qué frecuencia debería informar a los clientes sobre el estado del proyecto?

Con la frecuencia suficiente para que el cliente no tenga que preguntar. Para la mayoría de los proyectos tiene sentido una cita semanal fija; en proyectos cortos, una actualización por hito.

¿Deberían los clientes ver directamente nuestras tareas?

Depende del cliente. Muchos quieren una actualización breve, no cada tarea. En Peak Board los invitados solo ven lo que se comparte, así que tú decides qué se ve.

¿Qué escribo si no hay avances?

Exactamente eso, con el motivo y el siguiente paso. Un “esta semana no hubo avances porque…” sincero genera más confianza que una actualización omitida.

Seguir explorando

Lo que incluye.

Welt Value

✦ Un principio Peak

Entender antes de cambiar. Entonces cada paso cuenta.

Peak aprende contigo

Más problemas

Cuellos de botella típicos en empresas en crecimiento, cada uno con una herramienta para probar al momento, sus causas y el camino que Peak One prevé para resolverlo.

Alle Probleme

Resuélvelo una vez. El resto viene después.

Los clientes no saben cómo va su proyecto y preguntan una y otra vez. Inicia sesión con Google y ve tu empresa en un solo lugar.

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