समस्या · बिना नतीजे वाली मीटिंग
एक घंटे बात हुई। कोई नहीं जानता कि अब क्या होगा।
बिना नतीजे वाली मीटिंग में शायद ही विषय कम होते हैं। कमी आखिर के उस पल की होती है जब कोई बताए कि क्या तय हुआ और कौन क्या कब तक करेगा।
मीटिंग चेकलिस्ट
पहले, दौरान, बाद में।
अपनी अगली मीटिंग के लिए बिंदु देखें। जो बाकी रहता है, वह दाईं ओर अगले कदम के रूप में दिखता है।
आपकी स्थिति
0 / 9
आगे:
- 1मीटिंग का एक वाक्य में लक्ष्य है।
- 2एजेंडा पहले आया, शब्दों के बजाय सवालों के साथ।
- 3सिर्फ़ वही बुलाए जाते हैं जो फ़ैसला करते हैं या योगदान देते हैं।
मान्यताएँ और सीमाएँ
- चेकलिस्ट मीटिंग को छोटा नहीं, बल्कि ज़्यादा बाध्यकारी बनाती है। मीटिंग की ज़रूरत है भी या नहीं, यह वह नहीं जाँचती।
- छोटी बैठकों के लिए फ़ैसलों और टास्क वाले बिंदु काफ़ी हैं।
- इसमें से कुछ भी सेव या भेजा नहीं जाता। पेज बंद करने से पहले नतीजा कॉपी कर लें।
आपकी जानकारी इसी ब्राउज़र में रहती है। कुछ भी सेव या भेजा नहीं जाता।
आपको कैसे पता चलता है
बहुत बातें हुईं। कुछ तय नहीं हुआ।
- अगली मीटिंग में वही विषय फिर से उठता है।
- मीटिंग के बाद हर किसी को कुछ अलग याद रहता है।
- मीटिंग के टास्क कहीं नहीं दिखते और पड़े रह जाते हैं।
कारण समझें
नतीजे कहाँ खो जाते हैं।
- 01
सवाल के बजाय विषय
- आपको कैसे पता चलता है
- एजेंडा “मार्केटिंग” या “प्रोजेक्ट X” जैसे शब्दों से बना है।
- ऐसा क्यों होता है
- किसी विषय पर अंतहीन बात हो सकती है, किसी सवाल का जवाब दिया जा सकता है।
- क्या मदद करता है
- हर एजेंडा बिंदु को ऐसे सवाल के रूप में लिखें जो एक फ़ैसले पर खत्म हो।
- सीमा
- कुछ मीटिंग विचार साझा करने के लिए होती हैं; तब लक्ष्य समझ है, फ़ैसला नहीं।
- 02
अस्पष्ट है कि फ़ैसला कौन करता है
- आपको कैसे पता चलता है
- बहस समय खत्म होने तक घूमती रहती है।
- ऐसा क्यों होता है
- सब सहमति का इंतज़ार करते हैं, आखिरी फ़ैसला किसी के पास नहीं।
- क्या मदद करता है
- बिंदु से पहले बताएँ कि फ़ैसला कौन करेगा और क्या वोटिंग होगी।
- सीमा
- आखिरी फ़ैसले वाले व्यक्ति को टीम का भरोसा चाहिए।
- 03
कुछ दर्ज नहीं हुआ
- आपको कैसे पता चलता है
- कोई मिनट्स नहीं, या बस ऐसे शब्द जिन्हें बाद में कोई नहीं समझता।
- ऐसा क्यों होता है
- नोट्स लेना कोई भूमिका नहीं, इसलिए कोई इसे ठीक से नहीं करता।
- क्या मदद करता है
- एक व्यक्ति नोट्स लेता है, फ़ैसले पूरे वाक्यों में।
- सीमा
- मिनट्स तभी काम आते हैं जब वे वहाँ हों जहाँ टीम देखती है।
- 04
बिना नाम के टास्क
- आपको कैसे पता चलता है
- आखिर में कहा जाता है “हम कर लेंगे”, और कोई खुद को ज़िम्मेदार नहीं समझता।
- ऐसा क्यों होता है
- टास्क पर बात होती है, पर सौंपे नहीं जाते।
- क्या मदद करता है
- मीटिंग के दौरान ही हर टास्क तारीख के साथ एक व्यक्ति को दें।
- सीमा
- जो मौजूद नहीं है, उसे टास्क देने से पहले पूछना होगा।
समाधान के रास्ते
एक नियम किसी भी टूल से बेहतर है।
| रास्ता | काफ़ी है, अगर | सीमा |
|---|---|---|
| मीटिंग के तय नियम और यह चेकलिस्ट | आपकी कुछ ही नियमित मीटिंग हैं और आप उन पर टिके रहते हैं। | टास्क मिनट्स में पहुँचते हैं, वहाँ नहीं जहाँ काम होता है। |
| साझा डॉक्यूमेंट में मिनट्स टेम्पलेट | सब डॉक्यूमेंट ढूँढ लेते हैं और पढ़ते हैं। | मिनट्स में लिखे टास्क किसी को हाथ से ट्रैक करने पड़ते हैं। |
| अपने आप नोट्स लेने वाला मीटिंग टूल | आपकी कई बातचीत होती हैं और आप कुछ नहीं छोड़ना चाहते। | नोट्स अभी फ़ैसला या टास्क नहीं हैं। |
| Peak One | मिनट्स, फ़ैसले और ज़िम्मेदारों वाले टास्क एक जगह फिर मिलने चाहिए। | मिनट्स और टास्क दो ऐप में हैं, Docs और Work। टास्क आप खुद Work में दर्ज करते हैं। |
Peak One काम करते हुए
मीटिंग से पूरे हुए टास्क तक।
- ट्रिगरहमने मीटिंग में असल में क्या तय किया?
- 01 · मीटिंगसंकेतCalendar Today दिखाता है कि आज कौन-सी मीटिंग है।
- 02 · दस्तावेज़समझमिनट्स Peak Docs में बनते हैं; Documents Today दिखाता है कि अभी क्या लिखा जा रहा है।
- 03 · निर्णयफ़ैसलाDocument Decisions दिखाता है कि आपके डॉक्यूमेंट में कौन-से फ़ैसले हैं।
- 04 · टास्कएक्शनहर टास्क Peak Work में जाता है, ज़िम्मेदार व्यक्ति और अगली तारीख के साथ। Commitments दिखाता है कि आपने किससे क्या वादा किया।
इसके लिए ऐप्स
Peak One में उपलब्ध।
Document Decisionsउपलब्धPeak Docsदस्तावेज़ों में कौन-से निर्णय दर्ज हैं?
Documents Todayउपलब्धPeak Docsअभी किस पर लिखा जा रहा है?
Commitmentsउपलब्धPeak Accountabilityमैंने किससे क्या वादा किया?
Accountability Peopleउपलब्धPeak Accountabilityकिसने मुझसे क्या वादा किया?
Calendar Todayउपलब्धPeak Calendarआज कैलेंडर में क्या है और ख़ाली समय कहाँ है?
शुरुआत के लिए
मीटिंग के आसपास तीन ऐप।
तीन कदम
अगली मीटिंग अलग तरह से खत्म होती है।
- 01 / 03
विषयों के बजाय सवाल
हर एजेंडा बिंदु को ऐसे सवाल के रूप में लिखें जिसका जवाब आखिर तक मिल जाए।
- 02 / 03
फ़ैसले पढ़कर सुनाएँ
आखिरी पाँच मिनट में हर फ़ैसला ज़ोर से पढ़ें। जिसे आपत्ति हो, वह अभी कहे।
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कमरे में ही टास्क बाँटें
कोई टास्क बिना नाम और तारीख के कमरे से बाहर नहीं जाता।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
संक्षेप में उत्तर।
मिनट्स किसे लिखने चाहिए?
वह व्यक्ति नहीं जो मीटिंग चलाता है। चलाने वाला समय और फ़ैसलों पर ध्यान देता है; लिखने वाला उन्हें दर्ज करता है। भूमिका हर बार बदल सकती है।
अगर मीटिंग में कुछ तय न हो सके तो क्या?
तब नतीजा एक टास्क है: फ़ैसले के लिए जो कमी है, उसे कौन कब तक स्पष्ट करेगा? यह भी नाम के साथ मिनट्स में आता है।
क्या हम फ़ैसले बाद में फिर ढूँढ पाएँगे?
Peak Docs में आपके डॉक्यूमेंट के फ़ैसलों के लिए एक अलग व्यू है। वे वहाँ कैसे दिखते हैं, यह आप ऐप में देख सकते हैं।
और खोजें
इसमें क्या शामिल है।
- फ़ंक्शनटास्क और प्रोजेक्टप्रोजेक्ट Board के रूप में, टास्क दिन की योजना में, हर प्रोजेक्ट के लिए एक चैट।देखें
- उपयोग मामलाटीम में निर्णयजल्दी वोट करें, नतीजा दर्ज करें और दोबारा चर्चा करने के बजाय बाद में पढ़ें।देखें
- सॉफ़्टवेयर श्रेणीप्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयरहर प्रोजेक्ट टास्क के साथ व्यक्ति, तारीख़ और दिखती स्थिति।देखें
- समस्याटीम अलग-अलग प्राथमिकताओं पर काम करती हैहर व्यक्ति कुछ और को सबसे ज़रूरी मानता है।देखें
- समस्याटाले गए फ़ैसलेफ़ैसले हफ़्तों तक एजेंडा पर रहते हैं, और काम इंतज़ार करता है।देखें
- समस्याज़रूरी काम के लिए समय नहींअपॉइंटमेंट, मेल और सवाल-जवाब के बाद लगातार समय नहीं बचता।देखें
✦ एक Peak सिद्धांत
शोर से पहले प्रासंगिकता। जो मायने रखता है, वह दिखता है।
चुना हुआ, अंतहीन नहीं
और समस्याएँ
बढ़ते बिज़नेस की आम रुकावटें, हर एक के साथ तुरंत आज़माने का एक टूल, उसकी वजहें और वह रास्ता जो Peak One इसके लिए देता है।
इसे एक बार हल करें। बाकी पीछे आता है।
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