課題 · 知識が個人の頭の中にしかない
休暇中です。 彼らの知識も。
小さなチームでは、最も重要な知識が数人の頭の中にあります。顧客との取り決め、例外ケース、物事が実際にどう動いているか。それは誰かが休んだり辞めたりして初めて表面化します。
ナレッジ引き継ぎとSOPのチェック
どれだけリスクがあるか 次の休暇は？
チームまたは1つの部門について質問に答えてください。結果から、知識が最も人に依存している場所と、最初に書き留めるべきことがわかります。
あなたの結果
すべての質問に答えてください。問題がどこから始まっている可能性が高く、どの小さな一歩がまず役立つかが表示されます。
前提と限界
- このチェックが示すのは方向性であり、リスクを測定するものではありません。回答をチームで話し合うきっかけにしてください。
- すべての知識を書き出せるわけではありません。経験と判断力は、一緒に働くことで伝えるほうがうまくいきます。
入力内容はこのブラウザ内にとどまります。保存も送信もされません。
気づくきっかけ
担当者が1人いる、 すべてを知っている。
- 毎週、同じ質問が同じ同僚に寄せられます。
- 退職者が出ると、顧客をどう担当していたかを何週間もかけて再構成することになります。
- 会議での決定がどこにも書かれていないので、また議論になる。
原因を理解する
なぜ知識が 頭の中にとどまる。
- 01
書き留める場所がない
- 気づくきっかけ
- 足りないことは誰もが分かっているのに、日々の業務の中で時間が取れない。
- なぜ起こるのか
- 文書化が業務の一部ではなく、余計な作業とみなされています。
- 役立つこと
- 1つの流れのために、週に1回だけ固定の予定を入れる。それ以上は入れない。
- 境界
- カレンダーに時間を確保しなければ、どんな知識の取り組みも決意のままで終わります。
- 02
ナレッジはステータス
- 気づくきっかけ
- 多くを知っている人は頼りにされ、それが安心感につながります。
- なぜ起こるのか
- 共有しても目立たないが、替えがきかない存在は目立つ。
- 役立つこと
- 誰かが、他の人が質問せずに使えるように手順を記述したら、それを評価する。
- 境界
- これはツールの問題ではなく、マネジメントの問題です。
- 03
ドキュメントが古くなる
- 気づくきっかけ
- ハンドブックはあるのに、誰も頼りにしていない。
- なぜ起こるのか
- ドキュメントに責任者も確認日もありません。
- 役立つこと
- 重要なドキュメントにはすべて、担当者と日付を付ける。
- 境界
- ドキュメントが多すぎると、誰も更新しません。数は少なくても最新のものが勝ります。
- 04
保存場所が多すぎる
- 気づくきっかけ
- 議事録はメールに、手順書はフォルダに、メモは個人のアプリに散らばっています。
- なぜ起こるのか
- みんな、そのとき作業している場所に保存します。
- 役立つこと
- 手順と決定事項の置き場所を1つ決め、そこを参照するようにする。
- 境界
- 古い保管場所は勝手には移りません。まだ必要なものだけを移しましょう。
解決の道筋
書き留めるだけ だけでは足りません。後から見つけられるだけでも足りません。
| 道筋 | 十分なのは | 境界 |
|---|---|---|
| 共有ドキュメントまたは Wiki | 少数のプロセスがあり、それを保守する人がいる。 | 担当者がいないと古くなり、すぐに把握しにくくなります。 |
| 休暇や退職時の引き継ぎ面談 | ナレッジの引き継ぎは、まれに、的を絞って行えば十分です。 | 遅れがちで、誰かが覚えているかどうかに左右されます。 |
| プロセスの画面録画 | 画面上の操作は言葉にしにくいものです。 | 検索しにくく、すぐに古くなる。 |
| Peak One | ドキュメント、プロセス、講座を1か所にまとめ、見つけられるようにしたい。 | 書くのは自分たちです。古い保管場所の中身が勝手に移ることはありません。 |
Peak One の実際の動き
頭の中から 共有のナレッジへ。
- トリガーやり方を知っている人は？
- 01 · 流れシグナルPeak SOP の Process Radar は、どの業務フローに SOP が必要かを示します。
- 02 · ドキュメント理解Document Library ではどんなドキュメントがあるかが、Document Decisions ではその中にどんな決定事項があるかがわかります。
- 03 · SOP決定Process Builderでは、ほかの人が実行できるように手順を記述します。
- 04 · コースアクションAcademyでは、これを学習目標付きのコースにして、新しいメンバーが手順を学べるようにします。
関連するビュー
Peak One で利用できます。
関連アプリ
残り続けるナレッジ。
3つのステップ
小さく始める。 毎週1つの手順を。
- 01 / 03
ナレッジの属人化箇所を特定
今ひとりしかできないプロセスを書き出してください。それがあなたのリストです。
- 02 / 03
週に1つの流れを書き出す
5つのステップ、1つの目的、そして完了の目印。最初はそれだけで十分です。
- 03 / 03
ほかの人に試してもらう
業務の流れを知らない人が、説明どおりに実行します。質問が出るたびに、手順書が改善されます。
よくある質問
簡潔に回答。
経験豊富な社員に知識を書き残してもらうにはどうすればよいですか？
小さく始めましょう：週にひとつの手順、5つのステップ、そして別の人が試す。中断が減ったと実感した人ほど、書き続けるものです。
SOP には何を入れるべき？
目的、トリガー、手順の順序、責任者、そしてフローの完了を何で判断するか。最初はこれで十分です。
文書化されていないプロセスとの違いは？
ここで扱うのは、人に依存した知識です。文書化されていないプロセスについては、ワークフローそのものを記述することがテーマです。この2つはよく一緒に起こります。
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✦ Peak の原則
変える前に理解する。 そうすれば、一つひとつのステップが効いてきます。
Peak はあなたとともに学びます
