課題 · 顧客がプロジェクトの進捗を知らない
「進み具合はどうですか？」 今週3通目のメール。
顧客が問い合わせるのは、疑っているからではありません。何も見えないからです。短く定期的な報告があれば、聞かれる前に答えられます。
プロジェクトステータスのテンプレート
1つのアップデート、 問い返す必要がない。
例の行をあなたのプロジェクトに置き換えてください。結果を顧客へのメールにコピーしましょう。
あなたのプラン
4行中4行が完了。
Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.
前提と限界
- テンプレートは入力内容を整理します。状況が正しいかどうかを知っているのはチームだけです。
- 期日が本当に危ういときは、アップデートは会話の代わりになりません。そんなときは電話しましょう。
入力内容はこのブラウザ内にとどまります。保存も送信もされません。
気づくきっかけ
顧客が待っている。 何を待っているのかもわからない。
- 顧客がメール、電話、チャットで進捗を尋ねてくる。しかも同じ質問を別々の人に。
- 承認が出ていなかったために自ら招いた遅延について、顧客が腹を立てている。
- 顧客との予定の前に毎回、まずチーム内の状況を集めている。
原因を理解する
なぜ顧客が 何も知らされない。
- 01
決まったリズムがない
- 気づくきっかけ
- 進捗報告は、誰かに時間があるときか、顧客に聞かれたときだけ。
- なぜ起こるのか
- 顧客にいつ何を伝えるか、誰も取り決めていません。
- 役立つこと
- アップデートの曜日を決め、あまり動きがなくても守る。
- 境界
- ごく短いプロジェクトでは、マイルストーンごとに1回の更新で十分です。
- 02
状況が散らばっている
- 気づくきっかけ
- 最新状況を知るたびに、3人の同僚に聞かなければなりません。
- なぜ起こるのか
- タスク、会話、ファイルが別々のツールにある。
- 役立つこと
- プロジェクトの状況を1か所で更新し、そこから進捗報告を作る。
- 境界
- 場所を決めても、チームが実際にそこで作業しなければ役に立ちません。
- 03
待ち時間は目に見えない
- 気づくきっかけ
- プロジェクトが自分の承認待ちになっていることに、顧客が気づいていない。
- なぜ起こるのか
- 進捗報告は何をしたかを並べるだけで、今誰の番なのかは示しません。
- 役立つこと
- 進捗報告で、顧客に何が控えていて、いつまでかを率直に伝えます。
- 境界
- すべての遅れが解消されるわけではありませんが、どこで遅れが生じているかが明確になります。
解決の道筋
状況を共有する。 できるだけシンプルに。
| 道筋 | 十分なのは | 境界 |
|---|---|---|
| 上のテンプレートを使った週次の状況報告メール | 少数の顧客プロジェクトと、状況を把握している一人の担当者。 | 手作業で、状況を毎回一からまとめ直す必要がある。 |
| 顧客と共有するドキュメント | 顧客も閲覧していて、チームがドキュメントを確実に更新している。 | 本来のタスクとは別の、2つ目のリストになりがちです。 |
| プロジェクトツールの顧客ポータル | 顧客がいつでも自分でタスクを確認できるようにしたい。 | 顧客が見たい、あるいは見るべき以上に、内部事情が見えてしまうことがよくあります。 |
| Peak One | チームが使っているのと同じタスクとドキュメントから状況を把握したい。 | ゲストには共有されたものだけが表示されます。何を共有するかはプロジェクトごとに決められます。 |
Peak One の実際の動き
問い合わせの繰り返しから 定期的な報告へ。
- トリガーMüller 様のプロジェクトはどこまで進んでいますか？
- 01 · プロジェクトシグナルPeak Board の Project Portfolio は、今注意が必要な顧客プロジェクトを示します。
- 02 · タスク理解プロジェクトボードでは、各タスクの状況と、顧客の返答待ちのタスクがわかります。
- 03 · 配送決定Peak Service のデリバリーでは、約束したものを期限どおりに納品できているかがわかります。
- 04 · ドキュメントアクションPeak Docs に最新情報を書き、すべての状況を1か所で読み返せるようにします。
関連アプリ
Peak One でプロジェクトの進捗を。
試してみる
状況を記録して共有する。
3つのステップ
今週から、確認の問い合わせなしで。
- 01 / 03
更新日を決める
毎週何曜日に状況を報告するかを顧客に伝えましょう。
- 02 / 03
4行で十分
完了、進行中、そちらの対応待ち、次。良いアップデートに必要なのは、たいていこれだけです。
- 03 / 03
待ち時間を明示する
顧客側で何を、いつまで待っているかも書き添えましょう。そうすれば遅れがあなたのせいにされません。
よくある質問
簡潔に回答。
プロジェクトの状況は、どのくらいの頻度で顧客に報告すべきですか？
顧客が問い合わせなくて済む頻度で。ほとんどのプロジェクトでは週1回の定例が適しています。短期プロジェクトではマイルストーンごとの報告で十分です。
顧客に私たちのタスクを直接見せるべきですか?
顧客によります。多くの顧客が求めるのは、すべてのタスクではなく簡単な進捗報告です。Peak Board ではゲストは共有されたものしか見られないため、何を見せるかはあなたが決められます。
進捗がないときは何を書けばいい？
まさにそうです。理由と次のステップを添えて。「今週は…のため進展なし」と正直に伝えるほうが、報告を飛ばすよりも信頼につながります。
さらに見る
含まれるもの。
- 機能タスクとプロジェクトプロジェクトはボードで、タスクは一日の計画で、チャットはプロジェクトごとに一つ。見る
- ユースケース顧客からの問い合わせに回答すべての問い合わせに担当を付け、よくある質問には一度だけ公開で回答。見る
- ソフトウェアカテゴリープロジェクト管理ソフトウェアすべてのプロジェクトタスクに、担当者、期日、見える状況を。見る
- 課題終わりのない修正の繰り返しフィードバックのたびに新たな修正が発生し、プロジェクトがいつまでも終わりません。見る
- 課題制御不能なプロジェクトどのプロジェクトもなんとか進んでいますが、実際の状況を説明できる人はいません。見る
- 課題守れなかった締め切り期限は約束されているのに、期日にすべてが終わっているとは限らない。見る
✦ Peak の原則
変える前に理解する。 そうすれば、一つひとつのステップが効いてきます。
Peak はあなたとともに学びます
