自動化ポテンシャルのセルフチェック
分数 × 頻度。 年間で計算。
定期的なタスクを入力してください。それぞれにかかる時間と、週あたりの頻度です。例は上書きできます。
年間の手作業
375,7 時間
約47営業日（年46稼働週の場合）
まず確認：
- 2つのツール間でデータを転送する115 h
- 請求書と証憑を照合する115 h
- 顧客へのリマインダーを書く76,7 h
年間の時間 = 分 × 週あたりの頻度 × 46 ÷ 60
前提と限界
- この計算は、年間46稼働週、1日8時間を前提としています。
- 示すのは時間であって、適性ではありません。判断を要する仕事は自動化できません。
- 自動化には設定と保守の手間がかかります。価値が出るのはたいてい、頻繁で画一的なステップの場合です。
入力内容はこのブラウザ内にとどまります。保存も送信もされません。
気づくきっかけ
一日は予定でいっぱい。 ただ、本来の仕事とはつながっていないだけ。
- 金曜日になると、3つのツールから数字をスプレッドシートに書き写しています。
- 顧客へのリマインダーを毎回新しく書いている。
- 同僚が休暇に入ると、その人しか覚えていないステップが止まってしまいます。
原因を理解する
なぜ手作業が残るのか、 誰もがうんざりしているのに。
- 01
ルーティンがどこにも記述されていない
- 気づくきっかけ
- 手順のこなし方が人によって少しずつ違います。
- なぜ起こるのか
- 書き留められていないことは、任せることも自動化することもできません。
- 役立つこと
- 上の計算で最も大きい3項目を、それぞれ5つのステップで書き出す。
- 境界
- 記述するだけでは、まだ時間は節約できません。それは、その前提条件です。
- 02
人がインターフェースになっている
- 気づくきっかけ
- 手作業の大部分は、ツール間での打ち込みとコピーです。
- なぜ起こるのか
- システム同士がデータを交換しないため、誰かが手作業で転記している。
- 役立つこと
- 最も簡単な転記ではなく、年間の工数が最も大きい転記から連携しましょう。
- 境界
- API がないツールもあります。その場合は、定期的なエクスポートが暫定策として残ります。
- 03
小さなタスクはやりがいを感じにくい
- 気づくきっかけ
- 5分は気づかれないので、誰も手をつけません。
- なぜ起こるのか
- 所要時間×頻度を年間で計算する人がいません。
- 役立つこと
- 上の計算ツールと同じように、各ルーティンを年間の時間数で評価する。
- 境界
- まれで複雑なタスクは、所要時間が長くても自動化する価値がないことがよくあります。
- 04
古い自動化を誰も理解していない
- 気づくきっかけ
- 何かが自動で動いているのに、それが何なのか誰も正確に知りません。
- なぜ起こるのか
- オートメーションは一度つくられたまま説明されていません。新しいものをつくることに皆が尻込みしています。
- 役立つこと
- 稼働中のすべての自動化のリストを作る：何をしていて、誰が責任を持っているか。
- 境界
- 誰も理解していない自動化は、負担軽減ではなくリスクです。
解決の道筋
すべてが必要なわけではない 自動で動く。
| 道筋 | 十分なのは | 境界 |
|---|---|---|
| ルーティンをチェックリストとして記述する | そのタスクは判断を必要とするか、めったに発生しない。 | 時間の節約にはならず、減るのはミスと問い合わせだけです。 |
| テンプレートと定型文 | 手作業の多くは、似たような文章やメールの作成です。 | それでも、誰かが覚えていて送らなければなりません。 |
| ツール間をつなぐ自動化ツール | 2つのシステム間で、個別のデータの流れを動かしたい。 | 管理すべき場所がまた1つ増えます。エラーに気づくのが遅れがちです。 |
| Peak One Automations | タスク、承認、待機時間を含む繰り返しの業務を、チェックを経て追跡可能な形で実行したい。 | 他ツール内での直接アクションは予定段階で、まだ利用できません。判断はチームが行います。 |
Peak One の実際の動き
ルーティンから 検証済みの手順へ。
- トリガー手作業にいくらかかっていて、まず何を手放すか？
- 01 · 流れシグナルAutomation Opportunities は、次に何を自動化できるかを示します。
- 02 · プロセス理解Automation Coverage は、どのプロセスがすでに自動で動いているかを示します。
- 03 · 自動化決定Automationsでは、ルーティンを1文で記述し、流れを確認・テストしてから、実行を有効にします。
- 04 · 実行アクションAutomation Runs は自動化が直近に何をしたかを、Automation Health はすべてがエラーなく動いているかを示します。
関連するビュー
Peak One の Automation。
関連アプリ
繰り返し発生することは任せる。
3つのステップ
まず数える。 それから引き継ぐ。
- 01 / 03
1週間記録する
繰り返し発生する作業を、1回あたりの分数とともにすべて書き出す。小さなものも含めて。
- 02 / 03
推計して並べ替える
リストを上の計算ツールに入力する。上位3つの項目が重要で、残りは後回し。
- 03 / 03
ルーティンを任せる
1つだけ:書き出すか、誰かに渡すか、自動化するか。それから次へ。
よくある質問
簡潔に回答。
自動化に向いているタスクは？
頻繁に発生し、毎回同じ手順で進み、判断を必要としないもの。例外の多いタスクは、まずチェックリストとして書き出すほうが適しています。
Peak One で自動化するにはプログラミングができる必要がありますか？
いいえ。Automations では、行いたいことを普段の言葉で書きます。そこからワークフローが作られ、承認する前に確認してテストします。
自動化はいつから元が取れるのか？
年間で削減できる時間が、導入と運用にかかる工数を大きく上回る場合。上の計算は、この比較の前半部分を示しています。
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✦ Peak の原則
エネルギーには限りがあります。長く支えてくれるものに注ぎましょう。
自分を強くしてくれるものを守る
