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Peak Atlas

小規模チームのためのワークフロー自動化

業務手順を一度記述すれば、 毎回思い出さなくてもいい。

新規顧客のオンボーディングのような繰り返し作業は、特定の人の記憶に頼りがちです。ワークフロー自動化ソフトウェアで重要なポイントと、Peak Automationsが現在対応できることをご紹介します。

01

実際の画面はこちら

Automations例
新規顧客 · オンボーディング
説明
新規顧客ごとに最初のタスクを作成
ステップ
タスクを作成 · Lea Brandtによる承認 · 2日待機
テスト
Bäckerei Sommer で試してみた例
最終実行
今日の早い時間、エラーなし

実行承認済み

架空のデータを使った簡略化したサンプル画面。

かんたん解説

ワークフロー自動化とは。

ワークフロー自動化
常に同じ流れで進むプロセスは一度記述すれば、あとはソフトウェアが実行します。タスクを作成し、承認を待ち、期限が来たら次へ進みます。チェックリストとの違いは、誰も次のステップを促す必要がないことです。
例
あるエージェンシーは、顧客オンボーディングを一度だけ記述します。新規顧客が始まると最初のタスクが作成され、チームリーダーがスケジュールを承認し、2日後に次のステップが続きます。担当の同僚が休暇中でも同じです。
よくある間違い
  • まだ安定して動いていない流れを自動化する
  • あとで誰にも理解できないオートメーションをつくってしまう
  • テストせずに公開し、エラーに顧客のところではじめて気づく

そのタイミングが来たと気づくサイン

3つのサイン、 業務の流れが1人に依存している。

  • いつも覚えている同僚が不在のため、新規顧客への手順が1つ抜けてしまいます。
  • どこかで古い自動化が動いているのに、それが何をしているのか、もう誰も正確に知りません。
  • 誰かが何かを自動化する前に、チームはすでに同じようなものがないかを確認します。

選び方ガイド

ワークフロー自動化で重要なポイント。

小規模なサービス事業者やエージェンシー向けにあらかじめ重み付けした8つの基準。チームにとって重要な点を設定し、Peak Automationsが合う点と合わない点を確認できます。

  1. プログラミングなしで業務手順を記述

    Peak Oneで利用可能

    業務の流れを知っている人が、開発者なしで自ら設定できるべきです。

    Peak One: 実行したいことを普段の言葉で説明すると、それをもとにワークフローが作成され、あなたが確認します。

    「プログラミングなしで業務手順を記述できること」はどのくらい重要ですか?
  2. 初回実行前の確認とテスト

    Peak Oneで利用可能

    自動化は、何をするかが明確になって初めて動きます。

    Peak One: すべてのワークフローは確認・テストされます。実行はあなたの承認後に初めて始まります。

    「初回実行前の確認とテスト」はどのくらい重要ですか?
  3. 追跡可能な実行履歴

    Peak Oneで利用可能

    なぜそうなったのかを問うたびに、該当する実行履歴を見つけられます。

    Peak One: 自動化が直近に何を実行し、なぜ実行されたかを確認できる画面があります。

    「追跡可能な実行履歴」はどのくらい重要ですか?
  4. ワークフローに合ったトリガー

    まだ裏付けなし

    スケジュール、新規顧客などのイベント、他ツールからのシグナルがフローを開始します。

    Peak One: 具体的にどのトリガーがあるかは、まだWebサイトに記載されていません。アプリでワークフローを確認するときに表示されます。

    「業務の流れに合ったトリガー」はどのくらい重要ですか?
  5. 承認と待ち時間を含む複数のステップ

    Peak Oneで利用可能

    実際のプロセスが1ステップで終わることはまれです。

    Peak One: ワークフローはタスク、承認、待機時間で構成でき、今どのステップの番かがわかります。

    「承認と待機時間を含む複数ステップ」はどのくらい重要ですか?
  6. エラーに気づく

    Peak Oneで利用可能

    動かなくなった自動化を、気づかれないまま放置してはいけません。

    Peak One: 専用の画面で、すべての自動化がエラーなく動いているか、どれに対応が必要かを確認できます。

    「エラーに気づけること」はどのくらい重要ですか?
  7. 他ツールでのアクション

    予定

    プロセスは自分のアプリだけでなく、CRM、受信トレイ、チームチャットにも書き込みます。

    Peak One: 連携ツールでのアクションは、Webサイト上で予定機能として示されています。現在、Peak One は連携ツールからデータを読み取ります。

    「ほかのツールでのアクション」はどのくらい重要ですか?
  8. 作成と承認の権限

    まだ裏付けなし

    チームの誰が自動化を構築でき、誰が承認できるか。

    Peak One: チームの誰が自動化を作成・承認できるかは、まだWebサイトに記載されていません。決定前にアプリでご確認ください。

    「作成と承認の権限」はどのくらい重要ですか?

あなたの選択

必須条件4つ

Peak Oneで利用可能
3
一部
0
予定
0
含まれません
0
まだ裏付けなし
1

注意すべき点:

  • プロセスに合ったトリガー: 具体的にどのトリガーがあるかは、まだWebサイトに記載されていません。アプリでワークフローを確認するときに表示されます。

重み付けは提案です。チームに合わせて調整してください。何も保存されません。

エージェンシーの例

オンボーディング、 もう1人のカレンダーに左右されない。

  1. トリガー新規顧客が契約する
  2. 01 · 説明流れを説明する新規顧客ごとに最初のタスクを作成します。
  3. 02 · 流れステップを確認するタスク、チームリーダーによる承認、2日間の待ち時間。
  4. 03 · テスト実行試してみる本番の前に、既存顧客と一緒に試してみる。
  5. 04 · 実行承認するここで初めて、新規顧客ごとに流れが動き出します。
結果: 次の顧客からは、リマインダーなしでタスクが作成されます。タスクの出どころを聞かれても、どの実行で作成されたかが履歴でわかります。

Peak Automations

今日できること。

Automations のアプリページで裏付けのある内容のみ。そこにない項目は、選択ガイドで「まだ裏付けなし」または「予定」と表示されます。

あなたに合っていますか?

率直な位置づけ。

このページは Peak Atlas が運営しています。そのため、連携プラットフォームのほうが適している場合についても記載しています。

Peak One が適しているのは

  • チームの定型業務は、主にタスク、承認、待機時間で構成されている。
  • すべての自動化を初回実行前に確認し、各実行を追跡できるようにしたい。
  • チームの誰もがプログラミングせずにワークフローを作成できるようにしたい。

別の選択肢が合うのは、こんな場合

  • ワークフローで今すぐ多くの他ツールとの間でデータをやり取りしたい。これは Peak One で予定されていますが、まだ利用できません。
  • Webhook や固定スケジュールなど、特定のトリガーが確実に必要。Webサイトにはまだトリガーの記載がないため、アプリでご確認ください。
  • 変換処理や開発者向けロジックを含むデータパイプラインを構築している。その場合は専門の統合プラットフォームの方が適しています。

よくある質問

簡潔に回答。

最初に自動化すべき業務はどれですか?

頻繁に発生し、毎回同じ手順で進み、現在は特定の1人に依存しているもの。たとえば新規顧客のオンボーディングです。毎週のように変わるワークフローは、まずチェックリストとして書き出すほうが適しています。

そもそも自動化する価値はありますか?

そのプロセスの発生頻度、かかる時間、そして導入と運用のコストによります。「計算ツール & ツール」にある無料の自動化計算ツールで、削減できる時間と、いつから投資が回収できるかを確認できます。なお、削減された時間はキャパシティであり、自動的にお金の節約になるわけではありません。

プログラミングができる必要がありますか?

Peak Automations では不要です。何をしたいかを平易な言葉で記述し、その結果できたワークフローを確認します。

Peak AutomationsはSlack、HubSpot、Gmailでアクションを実行できますか?

今日ではありません。Peak One は接続したツールからデータを読み取ります。接続したツールでのアクションは計画中で、利用可能になり次第表示されます。

自動化が動かなくなったらどうなりますか?

専用のビューで、すべての自動化がエラーなく動いているか、どれに注意が必要かがわかります。履歴では、前回の実行で何が起きたかを確認できます。

誰も意識しなくても動き続ける、繰り返しの業務。