Naar de inhoud springen
Peak Atlas

Probleem · Meetings zonder resultaat

Een uur gepraat. Niemand weet wat er nu gebeurt.

Vergaderingen zonder resultaat hebben zelden te weinig inhoud. Wat ontbreekt, is het moment aan het einde waarop iemand zegt wat er is besloten en wie wat voor wanneer doet.

Meetingchecklist openenOorzaken begrijpen

Meetingchecklist

Vooraf, tijdens, daarna.

Loop de punten door voor je volgende meeting. Wat openblijft, verschijnt rechts als volgende stap.

Jouw stand

0 / 9

Volgende stap:

  1. 1De meeting heeft een doel in één zin.
  2. 2De agenda kwam vooraf, met vragen in plaats van steekwoorden.
  3. 3Alleen wie beslist of iets bijdraagt, wordt uitgenodigd.

Aannames en grenzen

  • De checklist maakt meetings niet korter, maar wel bindender. Of een meeting überhaupt nodig is, controleert hij niet.
  • Voor korte overleggen zijn de punten over beslissingen en taken genoeg.
  • Niets daarvan wordt opgeslagen of verzonden. Kopieer het resultaat voordat je de pagina sluit.

Je invoer blijft in deze browser. Er wordt niets opgeslagen of verzonden.

Waaraan je het merkt

Veel gepraat. Niets besloten.

  • In de volgende meeting wordt hetzelfde onderwerp nog een keer besproken.
  • Na de afspraak herinnert iedereen zich iets anders.
  • Taken uit de meeting komen nergens terecht en blijven liggen.

Oorzaken begrijpen

Waar resultaten verloren gaan.

  1. 01

    Onderwerp in plaats van vraag

    Waaraan je het merkt
    De agenda bestaat uit trefwoorden als “Marketing” of “Project X”.
    Waarom het gebeurt
    Over een onderwerp kun je eindeloos praten, een vraag kun je beantwoorden.
    Wat helpt
    Elk agendapunt formuleren als vraag die eindigt met een beslissing.
    Grens
    Sommige vergaderingen dienen voor uitwisseling; dan is het doel begrip, geen beslissing.
  2. 02

    Onduidelijk wie beslist

    Waaraan je het merkt
    De discussie draait rondjes tot de tijd om is.
    Waarom het gebeurt
    Iedereen wacht op overeenstemming, niemand heeft het laatste woord.
    Wat helpt
    Vóór het agendapunt zeggen wie beslist en of er gestemd wordt.
    Grens
    Iemand met het laatste woord heeft het vertrouwen van het team nodig.
  3. 03

    Niets vastgelegd

    Waaraan je het merkt
    Er zijn geen notulen, of alleen steekwoorden die later niemand begrijpt.
    Waarom het gebeurt
    Notuleren is geen rol, dus niemand doet het goed.
    Wat helpt
    Eén persoon notuleert, beslissingen als volledige zinnen.
    Grens
    Notulen hebben pas zin als ze staan waar het team kijkt.
  4. 04

    Taken zonder naam

    Waaraan je het merkt
    Uiteindelijk heet het “doen we”, en niemand voelt zich aangesproken.
    Waarom het gebeurt
    Taken worden besproken, maar niet toegewezen.
    Wat helpt
    Elke taak nog in de meeting aan één persoon met een datum geven.
    Grens
    Wie afwezig is, moet eerst gevraagd worden voordat die een taak krijgt.

Oplossingsrichtingen

Eén regel verslaat elke tool.

Oplossingsrichtingen voor vergaderingen zonder resultaat
RouteVolstaat alsGrens
Vaste meetingregels en deze checklistJullie hebben weinig terugkerende meetings en houden je daaraan.Taken belanden in de notulen, niet daar waar gewerkt wordt.
Notulensjabloon in een gedeeld documentIedereen vindt het document en leest het.Taken in de notulen moet iemand met de hand opvolgen.
Meetingtool met automatische transcriptieJullie hebben veel gesprekken en willen niets missen.Een aantekening is nog geen beslissing en geen taak.
Peak OneNotulen, beslissingen en taken met verantwoordelijken moeten op één plek terug te vinden zijn.Notulen en taken staan in twee apps, Docs en Work. De taken voer je zelf in Work in.

Peak One in actie

Van de meeting naar de afgeronde taak.

  1. TriggerWat hebben we in de meeting eigenlijk besloten?
  2. 01 · AfspraakSignaalCalendar Today laat zien welke meeting er vandaag aankomt.
  3. 02 · DocumentBegripHet verslag ontstaat in Peak Docs; Documents Today laat zien waaraan op dit moment wordt geschreven.
  4. 03 · BeslissingBeslissingDocument Decisions laat zien welke beslissingen in jullie documenten staan.
  5. 04 · TaakActieElke taak komt in Peak Work terecht, met een verantwoordelijke en een volgende datum. Commitments laat zien wat je aan wie hebt toegezegd.
Resultaat: Na elke meeting is na te lezen wat er is besloten en wie wat wanneer doet.

De bijbehorende apps

Beschikbaar in Peak One.

Om te beginnen

Drie apps rond de meeting.

Drie stappen

De volgende meeting eindigt anders.

  1. 01 / 03

    Vragen in plaats van onderwerpen

    Schrijf elk agendapunt als vraag die aan het eind beantwoord moet zijn.

  2. 02 / 03

    Beslissingen voorlezen

    Lees in de laatste vijf minuten elke beslissing hardop voor. Wie het oneens is, zegt het nu.

  3. 03 / 03

    Taken in de ruimte verdelen

    Geen taak verlaat de ruimte zonder naam en datum.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord.

Wie moet de notulen schrijven?

Niet de persoon die de meeting leidt. Wie leidt, let op tijd en beslissingen; wie notuleert, legt ze vast. De rol kan elke keer wisselen.

Wat als er in de meeting niets kan worden besloten?

Dan is het resultaat een taak: wie zoekt uit wat er voor de beslissing ontbreekt, en voor wanneer? Ook dat komt met naam in het verslag.

Vinden we beslissingen later terug?

In Peak Docs is er een eigen weergave voor de beslissingen die in jullie documenten staan. Hoe ze daar verschijnen, zie je in de app.

Verder ontdekken

Wat erbij hoort.

Welt Direction

✦ Een Peak-principe

Relevantie boven volume. Wat telt, wordt zichtbaar.

Gecureerd, niet eindeloos

Meer problemen

Typische knelpunten in groeiende bedrijven, telkens met een tool om direct uit te proberen, de oorzaken en de route die Peak One ervoor biedt.

Alle Probleme

Los het één keer op. De rest volgt.

Veel besproken, weinig besloten, daarna gebeurt er niets. Log in met Google en zie je hele bedrijf op één plek.

Gratis proberenPrijzen bekijken

Free-abonnement · inloggen met Google · in ongeveer twee minuten ingericht