Di cosa si tratta
Il sales management non è un titolo, ma un sistema operativo: una manciata di dati sempre aggiornati, poche regole sempre valide e routine che si tengono sempre, indipendentemente da chi c'è nel team in quel momento. Questo playbook descrive il sistema in modo che tu possa introdurlo in quattro settimane. È una proposta, non una promessa: se funziona lo vedi dai tuoi indicatori, non dall'introduzione.
Il playbook separa sempre due cose: attività (cosa fa il team) ed effetto (cosa ne risulta). Entrambe vengono misurate, ma mai confuse. Molte chiamate sono attività. Una decisione del cliente è effetto.
1. Dati minimi per deal
Senza questi sette campi un deal non è gestibile. Tutto il resto è facoltativo; questi sette sono obbligatori, e vuoto significa che il deal viene discusso per primo nella revisione.
| Campo | Perché | Regola |
|---|---|---|
| Azienda e referente | Chi decide, chi influenza | Chi decide con nome, non solo «ufficio acquisti» |
| Fase | A che punto è il deal | Cambiare solo se il criterio di uscita è soddisfatto |
| Valore (netto) | Dimensione dell'opportunità | Stima ammessa, registra la modifica |
| Prossimo passo | Cosa succede dopo | Verbo + risultato, es. «Discutere l'offerta» |
| Responsabile | Chi fa il passo | Esattamente una persona |
| Data del prossimo passo | Quando | Giorno di calendario, non «questa settimana» |
| Ultima risposta del cliente | Il deal è ancora vivo? | Data dell'ultima risposta del cliente, non della tua mail |
2. Criteri di uscita dalla fase
Non si esce da una fase perché è passato del tempo, ma perché è successo qualcosa di verificabile. I criteri qui sotto sono un esempio per un modello B2B a quattro fasi; adattali al tuo business, ma mantienili verificabili.
- Qualificato → esigenza chiarita
- Motivo, chi decide, tempi e budget sono confermati dal cliente, non supposti dalle vendite.
- Esigenza chiarita → offerta
- Il cliente ha approvato la direzione della soluzione e accettato un appuntamento per discutere l'offerta.
- Offerta → decisione
- L'offerta è stata discussa con chi decide (non solo inviata); le obiezioni sono documentate.
- Decisione → vinto / perso
- Conferma scritta o motivo di perdita documentato da un elenco fisso. «Prezzo» è ammesso solo se lo ha detto il cliente.
3. Ruoli
- Responsabile del deal
- Risponde dei dati e del prossimo passo del suo deal. Esattamente una persona per deal.
- Sales manager (interno o esterno)
- Risponde della routine: agenda, tempi, decisioni, verbale. In questo ruolo non vende in prima persona.
- Direzione
- Decide escalation ed eccezioni (prezzo, condizioni, risorse). Partecipa alla revisione mensile del funnel, non necessariamente a quella settimanale.
- Cura dei dati
- Non è un ruolo a sé. Chi fa il passo aggiorna il record, lo stesso giorno.
4. Revisione settimanale dei deal: 30 minuti
La routine settimanale è il nucleo. Si tiene sempre lo stesso giorno alla stessa ora, dura 30 minuti e segue la stessa agenda. È una routine di lavoro proposta, non una garanzia di risultati. Il suo valore nasce dalla ripetizione.
| Minuto | Punto | Regola |
|---|---|---|
| 0–3 | Numeri della settimana | Quattro indicatori, preparati, senza discussione |
| 3–8 | Deal senza dati minimi | Il responsabile completa in diretta oppure il deal viene chiuso |
| 8–18 | Deal senza reazione del cliente > 14 giorni | Una decisione per deal: prossimo passo con data, escalation o chiusura |
| 18–25 | Deal con decisione nei prossimi 14 giorni | Cosa manca al cliente per decidere? Chi lo procura e entro quando? |
| 25–28 | Escalation | Solo i casi che servono alla direzione; tutto il resto lo decide il team |
| 28–30 | Registro | Leggere le decisioni, i responsabili confermano |
5. Revisione mensile del funnel
Una volta al mese lo sguardo passa dal singolo deal all'intero percorso. La base è una coorte: tutte le richieste di un periodo concluso, seguite fino alla situazione di oggi. Solo così i tassi sono confrontabili tra i mesi.
- Quantità per fase della coorte e conversione tra le fasi.
- Permanenza media per fase: dove si blocca?
- Motivi di perdita dall'elenco fisso, contati, non raccontati.
- Tempo di reazione alle nuove richieste (mediana, non media).
- Un'ipotesi per il mese, un test, un indicatore con cui si misura il test.
6. Escalation dei deal e registro delle decisioni
L'escalation segue una regola, non una sensazione. Un deal va alla direzione se vale una di queste condizioni: valore oltre una soglia definita e decisione nei prossimi 14 giorni; il cliente chiede condizioni speciali; due revisioni di fila senza un nuovo passo; oppure una perdita che riguarda un cliente attuale.
Il registro delle decisioni è una lista, non prosa: data, deal, decisione, responsabile, scadenza. Nella revisione successiva viene controllato per primo. Ciò che per due volte non è stato fatto viene portato in escalation, non rimandato di nuovo.
7. Previsione in tre scenari
Una previsione con un solo numero è una scommessa. Tre scenari rendono visibili le ipotesi:
- Sicuro
- Conferme scritte e contratti con consegna nel periodo. Nessuna probabilità.
- Previsto
- Sicuro più i deal nella fase «Decisione» con reazione del cliente negli ultimi 14 giorni e data della decisione nel periodo.
- Possibile
- Atteso più i deal in «Offerta» con budget confermato. Tutto il resto è pipeline, non previsione.
8. Cinque definizioni di KPI
Ogni indicatore ha numeratore, denominatore e periodo. Senza questi tre dati un numero non è confrontabile, nemmeno con la tua settimana precedente.
| Metrica | Tipo | Numeratore | Denominatore | Periodo |
|---|---|---|---|---|
| Tempo di reazione alle richieste | Attività | Ore fino alla prima reazione personale (mediana) | Tutte le nuove richieste | Settimana di calendario |
| Quota di deal con un prossimo passo fissato | Attività | Deal aperti con data futura | Tutti i deal aperti | Data di riferimento della revisione |
| Tasso di qualificazione | Effetto | Richieste che hanno raggiunto «Esigenza chiarita» | Richieste della coorte | Coorte di un mese, misurata dopo 60 giorni |
| Tasso di chiusura (qualificati) | Effetto | Deal vinti della coorte | Deal della coorte in «Esigenza chiarita» | Coorte di un mese, misurata dopo 120 giorni |
| Durata della decisione | Effetto | Giorni da «Offerta» a «Vinto/Perso» (mediana) | Deal chiusi | Trimestre |
9. Accettazione del team
- La revisione non toglie i deal a nessuno. Aiuta a ottenere decisioni. È la prima frase dell'introduzione.
- La cura dei dati viene premiata facendo risparmiare tempo: chi tiene aggiornati i dati minimi non deve spiegare nulla nella revisione.
- Nessun indicatore viene mostrato come classifica tra persone. L'unità è la coorte, non la persona.
- Le regole si decidono insieme una volta e poi per tre mesi non si rinegoziano. Dopo si adegua ciò che non ha funzionato.
10. Le prime quattro settimane (proposta)
- 01Settimana 1: stabilire fasi e criteri di uscita, definire i dati minimi, passare una volta tutti i deal aperti e completare i vuoti o chiuderli.
- 02Settimana 2: prima revisione settimanale secondo l'agenda. Solo i punti 1–3, volutamente breve. Creare il verbale.
- 03Settimana 3: agenda completa. Mettere per iscritto le regole di escalation. Decidere l'elenco dei motivi di perdita.
- 04Settimana 4: prima revisione del funnel con la coorte del mese precedente. Impostare una volta tre scenari di previsione. Annotare un'ipotesi per il mese successivo.
L'agenda scaricabile qui sotto contiene la routine settimanale come file Markdown che puoi portare direttamente nel tuo strumento di note o riunioni.
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