La contabilità viene a sapere degli impegni per ultima
Condizioni speciali, termini di pagamento o accettazioni parziali vengono concordati nella trattativa e non sono scritti da nessuna parte. La fattura è sbagliata prima di partire.
Funzione · Finanza
Una visione comune di ordine, fattura e pagamento.
Tra le vendite, che promettono, e la contabilità, che registra, c'è una lacuna: quando si può fatturare, quando si viene pagati, chi sollecita? La chiudiamo con una previsione settimanale, senza costruire una seconda contabilità.
Fai analizzare il tuo shop
Primo colloquio: vediamo dove oggi ordine, fattura e pagamento si separano.
Come te ne accorgi
Tre lacune tra vendite e finanza
Le scadenze non vengono seguite
Le fatture sono emesse, i pagamenti non arrivano. Chi sollecita e quando? Senza un processo chiaro si sollecita quando qualcuno se ne accorge, spesso troppo tardi.
La qualità dei dati nasce alla fine, non all'inizio
Numeri cliente, indirizzi e referenti vengono corretti in fase di registrazione contabile invece che alla creazione. Ogni analisi inizia con una rilavorazione.
Esempio
Cosa contiene una previsione settimanale
Struttura esemplificativa di una previsione operativa settimanale. Viene alimentata dai sistemi che avete già: CRM, gestione degli ordini, contabilità.
| Riga | Fonte | Responsabile |
|---|---|---|
| Ordini che hanno raggiunto la milestone di fatturazione | Incarico / progetto | Direzione del progetto |
| Fatture emesse questa settimana | Gestione degli ordini | Finanze |
| Fatture in scadenza e scadute | Contabilità | Finanze |
| Incassi attesi | Contabilità / impegni | Finanze |
| Spese e impegni in arrivo | Contabilità | Finanze |
| Chiarimenti aperti con i clienti | CRM | Vendite |
La contabilità resta il sistema di origine. La previsione legge da lì, non sostituisce nulla.
Quello che hai in mano
Una vista condivisa da vendite e finanza
Criteri di passaggio vendite → finanza
Quali informazioni deve contenere un ordine perché fattura e termine di pagamento siano corretti.
Previsione settimanale
La vista operativa su fatture, scadenze e incassi attesi, con un responsabile dell'aggiornamento.
Processo dei solleciti
Chi sollecita le fatture scadute e quando, e quando vengono coinvolte le vendite.
Regole di qualità dei dati
Campi obbligatori alla creazione di clienti e ordini, così la contabilità non deve rimettere mano al lavoro.
Ambito
Nessuna consulenza fiscale. Nessuna seconda contabilità.
Lavoriamo sulla vista operativa tra ordine, fattura e pagamento. Questioni fiscali, bilancio d'esercizio e contabilizzazione spettano al tuo commercialista. La contabilità resta il sistema principale: non costruiamo una copia.
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Domande frequenti
Risposto con chiarezza.
Abbiamo un software di contabilità con la lista delle partite aperte. Non basta?
La lista delle partite aperte mostra cosa è fatturato. La previsione settimanale mostra in più cosa si può ancora fatturare e quali impegni hanno preso le vendite. Insieme danno il quadro.
Le vendite devono cambiare qualcosa per questo?
Sì, ma poco: alcuni campi obbligatori quando si crea un ordine. In cambio spariscono domande e correzioni delle fatture, e le vendite se ne accorgono presto da sole.
Vi occupate voi dei solleciti di pagamento?
No. Stabiliamo con voi il processo dei solleciti e chi lo esegue. L'esecuzione resta al vostro team.
