Duplicati e record morti
Lo stesso contatto esiste tre volte, con tre stati diversi. Quale sia giusto lo sa solo chi l'ha creato.
Ottimizzazione CRM · Peak Atlas
Il tuo CRM deve mostrare il prossimo passo.
Ordiniamo pipeline, dati e responsabilità in modo che i contatti archiviati diventino opportunità lavorabili.
Fai analizzare il tuo shop
Lavoriamo con il CRM che hai già.
Sintomi
Il CRM è pieno. Eppure nessuno sa cosa fare.
Un CRM che si limita ad archiviare costa tempo e restituisce poco. Probabilmente conosci i segnali tipici.
Fasi poco chiare
«Qualificato» significa per ognuno nel team una cosa diversa. Il forecast calcola con fasi che nessuno capisce allo stesso modo.
Deal aperti senza prossimo appuntamento
Le opportunità sono nel sistema con importo e probabilità, ma senza data, senza attività, senza responsabile.
Report che nessuno legge
Le dashboard mostrano numeri da cui non segue alcuna decisione. Il team compila campi di cui non conosce lo scopo.
Un CRM guida quando per ogni deal dà la risposta a una domanda: cosa succede dopo, e chi lo fa?
Audit
Verifichiamo quattro cose prima di cambiare qualcosa.
Campi
Quali campi ci sono, quali vengono davvero compilati, quali non servono a nessuno? Ogni campo obbligatorio deve rendere possibile una decisione.
Livelli
Le fasi della pipeline sono legate a criteri verificabili, o a sensazioni? Definiamo cosa deve essere soddisfatto perché un deal avanzi.
Autorizzazioni
Chi può modificare, vedere, eliminare cosa? Permessi troppo aperti creano caos, troppo stretti creano liste ombra nei fogli di calcolo.
Automazioni e report
Quali promemoria, notifiche e analisi girano oggi, e quali di questi generano davvero un'azione?
Dati minimi
Ciò che serve come minimo a ogni deal.
Non più campi, ma quelli giusti. Un deal è lavorabile quando ci sono questi dati; tutto il resto è un extra.
| Campo | Perché conta | Obbligatorio da |
|---|---|---|
| Fase con criterio soddisfatto | Senza criterio la fase è un'opinione | Creazione |
| Importo o fascia di importo | Base per priorità e forecast | Qualificazione |
| Chi decide e ruolo | Mostra se parliamo con la persona giusta | Qualificazione |
| Ultimo contatto | Rende visibili le lacune di contatto | Creazione, automatica |
| Prossimo passo con data | Trasforma una voce in un'attività | Creazione |
| Persona responsabile | Senza responsabile niente follow-up | Creazione |
Prima / Dopo
Lo stesso deal: una volta archiviato, una volta lavorabile.
Non dati di esempio, ma la struttura dei campi: a sinistra cosa offre una voce tipica, a destra quali campi vengono curati per la stessa opportunità dopo l'audit.
Struttura dei campi · senza dati dei clienti
Prima: voce
- Fase
- Testo libero, senza criterio
- Importo
- spesso vuoto
- Contatto
- Nome, ruolo poco chiaro
- Ultimo contatto
- curato a mano o sconosciuto
- Prossimo passo
- non registrato
- Responsabile
- non designato
- Nota
- Testo libero senza seguito
Dopo: opportunità
- Fase
- con criterio di ingresso per fase
- Importo
- Fascia o valore, campo obbligatorio dalla qualificazione
- Chi decide
- Persona, ruolo e percorso decisionale
- Ultimo contatto
- automaticamente da e-mail e calendario
- Prossimo passo
- Attività con data, campo obbligatorio
- Responsabile
- membro del team designato
- Promemoria
- automaticamente quando un appuntamento passa senza risultato
La differenza non sta in più dati, ma in dati da cui segue un'azione.
Approccio
Dall'audit a un sistema vissuto.
- 01
Audit
Campi, fasi, permessi, automazioni e report: analisi con raccomandazioni chiare.
- 02
Quadro di arrivo
Dati minimi, criteri di fase, promemoria, passaggi tra marketing, vendite e delivery, report sensati.
- 03
Ristrutturazione
Adattamento nel sistema esistente. Migrazione dei dati solo dove serve davvero, non come fine a se stessa.
- 04
Introduzione
Formazione breve e concreta su deal reali. Il team capisce perché esiste ogni campo.
- 05
Operazioni
Verifica regolare di completezza e anzianità nelle fasi. Adattamenti quando il business cambia.
Prima verifichiamo le possibilità del tuo sistema attuale e lo configuriamo dove riesce a rappresentare i processi del tuo team.
Misurazione
Tre grandezze mostrano se il CRM guida.
01
Completezza
Quota di deal aperti in cui tutti i dati minimi sono aggiornati.
02
Anzianità nella fase
Quanto tempo i deal restano in una fase, e quanti superano la durata massima concordata.
03
Affidabilità del follow-up
Indicati separatamente: quanti prossimi passi sono stati completati nei tempi, quanti sono scaduti e aperti alla data di riferimento? Le date riprogrammate con motivo le registriamo come categoria a parte: non contano come completate.
Deliverable
Cosa ricevi in concreto.
Report di audit
Analisi di campi, fasi, permessi, automazioni e report con raccomandazioni in ordine di priorità.
Quadro di arrivo e criteri di fase
Definizione scritta di fasi della pipeline, dati minimi e passaggi.
Configurazione realizzata
Campi, fasi, promemoria e permessi adattati nel sistema esistente.
Report con uno scopo
Poche analisi, ognuna delle quali prepara una decisione, invece di tante dashboard.
Introduzione nel team
Formazione su deal reali e una breve regola di lavoro scritta per il quotidiano.
Domande frequenti
Risposto con chiarezza.
Dobbiamo migrare i nostri dati?
Solo se necessario. Prima verifichiamo se il sistema esistente può restare e se i dati presenti si possono ripulire e strutturare. Valutiamo una migrazione solo se il CRM esistente non riesce a rappresentare fasi, campi o automazioni necessari, e anche allora con un ambito chiaro.
Lavorate con il nostro CRM?
Nel primo colloquio dicci qual è il tuo CRM, i processi desiderati e le interfacce esistenti. Verifichiamo cosa si può realizzare con senso al suo interno e quali adattamenti servono.
Come fate in modo che il team partecipi?
Facendo in modo che ogni campo abbia uno scopo riconoscibile e che aggiornarlo nel quotidiano faccia risparmiare tempo invece di costarlo. Formiamo su deal reali, non su slide, ed eliminiamo i campi che non servono a nessuno. L'adesione nasce quando il CRM aiuta il team, non quando serve al controllo.
Quanto dura un'ottimizzazione del CRM?
Dipende da dimensione del sistema, qualità dei dati e dimensione del team. Dopo l'audit possiamo stimarlo in modo realistico. L'ambito lo definiamo nel primo colloquio.
E le automazioni?
Promemoria, notifiche quando si supera il tempo di fase e passaggi tra team li configuriamo appena la struttura di base è pronta. Un'automazione più avanzata, come la preparazione delle note, fa parte della nostra automazione con IA.
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