課題 · タスクが多すぎる
30件の未完了タスク。 そのうち今日重要なのは3つ。
長いリストは仕事をしている感覚を与えますが、どこから始めるべきかは教えてくれません。各タスクに2つの問いを立てれば、本当に何かを動かす3つが見つかります。
タスクのトリアージ
2件のレビュー。 3つのタスク。
例を自分のタスクに書き換え、それぞれを1〜3で評価しましょう。上位3つが最初に取り組むタスクです。
まず
- 1顧客Berger向けの見積を仕上げる
- 2先月の請求書を確認する
- 3新しい同僚のオンボーディングを準備する
その後：
- ウェブサイトのコピーを見直す
- 税理士事務所に折り返し電話する
- フォルダ内の保管物を整理
- 金曜日のプレゼン資料を作る
順序：効果 × 緊急度、同点の場合は 効果 を優先。3 点未満：やめるか任せる。
前提と限界
- 評価はあなたの見立てです。ツールは効果×緊急度を計算するだけです。
- ほかの作業を止めているタスクは、小さく見えても先に片づけます。
- この内容は保存も送信もされません。ページを閉じる前に結果をコピーしてください。
入力内容はこのブラウザ内にとどまります。保存も送信もされません。
気づくきっかけ
たくさんやった。 ほとんど片付かない。
- 一日中働いているのに、重要なことは何も終わっていません。
- 新しいものが古いものの消化より早く加わるので、リストは毎朝長くなる。
- 5つのことを行き来して、どれも終わりません。
原因を理解する
なぜリストが 決して短くならない。
- 01
すべてが1つのリストにある
- 気づくきっかけ
- 細かな用事と大きな取り組みが、同じ重みで並んでいます。
- なぜ起こるのか
- タスクとプロジェクトの区別がないと、すべてが同じ大きさで同じくらい緊急に見えます。
- 役立つこと
- 大きな計画を、具体的な次の一歩に分解します。
- 境界
- タスクが少なければ紙1枚で十分です。仕組みが役立つのはタスクが多い場合だけです。
- 02
新しいことにすぐ手をつけてしまう
- 気づくきっかけ
- メールや問い合わせのたびに、今やっていることが中断されます。
- なぜ起こるのか
- 新しいものがまず届き、後から整理される場所がない。
- 役立つこと
- 新しいものはすべて1つの受信箱へ。すぐに片付けるのではなく、1日2回整理します。
- 境界
- 本当の緊急事態は緊急事態のまま。ルールはそれ以外のすべてに適用されます。
- 03
任せる量が少なすぎた
- 気づくきっかけ
- 他の人でも同じようにできるタスクをこなしています。
- なぜ起こるのか
- 説明するより自分でやったほうが早く感じる。
- 役立つこと
- タスクごとに問いかけましょう：これは自分にしかできないか？そうでなければ、期限を決めて任せます。
- 境界
- 任せるには時間のある人が必要です。そうでなければ、負担が移るだけです。
- 04
1日あたりの上限がない
- 気づくきっかけ
- 日次計画に、1日の勤務時間に収まりきらない量が入っている。
- なぜ起こるのか
- 計画は、予定の合間の時間ではなく、自分のやりたいことに沿って立てられます。
- 役立つこと
- 1日の目標は3つのタスク。それ以降はおまけです。
- 境界
- 予定でいっぱいの日は、3つでも多すぎます。その日は1つに絞ります。
解決の道筋
メモから システムまで。
| 道筋 | 十分なのは | 境界 |
|---|---|---|
| 3つのタスクに印を付けた紙のリスト | ひとりで働いていて、タスクの出どころは限られています。 | 期日の全体像がなく、チームには何も見えていません。 |
| スプレッドシートで作る重要度・緊急度マトリクス | たまった作業を一度徹底的に整理したい。 | 新しいタスクが入るたびに作り直す必要がある。 |
| ToDo アプリ | プロジェクトやチームのない、個人のタスクが対象です。 | チームのタスクは別の場所にあり、2つ目のリストが生まれる。 |
| Peak One | プロジェクトのタスクも新しいタスクも1か所にまとめ、3つの優先事項を先頭に置きたい。 | 何が重要かは、あなたが決めます。Peak One はタスクを表示しますが、あなたの代わりに評価はしません。 |
Peak One の実際の動き
受付から 3つのタスクへ。
- トリガー今日まず何をするか？
- 01 · タスクシグナルPeak Taskのタスク受信トレイには、新しくまだ整理されていないものが表示されます。
- 02 · マイルストーン理解Work Roadmapは、目標からタスクまで仕事がどう進んでいるかを示します。
- 03 · タスク決定Peak Work の Focus Three は、今日最も重要な目標を前に進める3つのことを押さえます。
- 04 · 日アクションPeak Day の Day Plan が、重要な3つを先頭にしてそれらを1日に配置します。
関連アプリ
Peak One で利用できます。
始め方へ
まずは1つのアプリから。
3つのステップ
今日始めましょう。 ペンと紙で。
- 01 / 03
頭の中のものを全部出す
どんなに小さくても、未完了のタスクはすべて書き出しましょう。頭の中にしかないものは、いつも割り込んできます。
- 02 / 03
タスクごとに2つの問い
どれだけの効果があり、1週間待ったら何が起きるか。順序を決めるのに必要なのはそれだけです。
- 03 / 03
今日の3つ
上の3つを選び、メールを開く前に1つ目から始めましょう。
よくある質問
簡潔に回答。
3つに入らなかったタスクはどうすればいい？
リストには残ります。2週間一度もトップ3に入らないものは、たいてい手放すか任せることができます。
上司が優先順位を決めている場合でも役立ちますか？
はい、会話のたたき台として。3つを見せて、合っているかを聞いてみてください。長いリストよりずっと多くのことがはっきりします。
社内の優先順位が不明確な状態とはどう違いますか？
ここでは、自分のタスクの順序を扱います。共通の目標そのものが欠けている場合は、「優先順位が不明確」のページにある優先順位チェックが役立ちます。
さらに見る
含まれるもの。
- 機能タスクとプロジェクトプロジェクトはボードで、タスクは一日の計画で、チャットはプロジェクトごとに一つ。見る
- 機能フォーカスNext 3、日次プラン、エネルギープロファイル:始めることを減らし、終えることを増やす。見る
- ソフトウェアカテゴリーデイリープランナーソフトウェア予定と最も大切な仕事に、それぞれの居場所がある1日。見る
- ユースケース週間計画毎週3つの優先事項を、目標から導き出して1日に組み込む。見る
- 課題重要な仕事をする時間がない会議、メール、確認事項に追われ、まとまった時間が取れない。見る
- 課題火消しばかり日々の業務は火消しばかりで、重要なことが後回しになる。見る
✦ Peak の原則
始めることを減らす。もっと最後までやり遂げる。
フォーカスとは決断すること
