ปัญหา · ลูกค้าไม่รู้สถานะโปรเจกต์
“ไปถึงไหนแล้ว?” อีเมลฉบับที่สามในสัปดาห์นี้
ลูกค้าไม่ได้ถามเพราะไม่ไว้ใจ แต่ถามเพราะมองไม่เห็นอะไรเลย อัปเดตสั้น ๆ อย่างสม่ำเสมอตอบคำถามก่อนที่จะถูกถาม
เทมเพลตสถานะโปรเจกต์
อัปเดตหนึ่งครั้ง ที่ไม่ต้องถามกลับ
แทนที่บรรทัดตัวอย่างด้วยโปรเจกต์ของคุณ แล้วคัดลอกผลลัพธ์ไปใส่ในอีเมลถึงลูกค้า
แผนของคุณ
ครบถ้วนแล้ว 4 จาก 4 แถว
Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.
สมมติฐานและข้อจำกัด
- เทมเพลตจัดระเบียบสิ่งที่คุณกรอก ส่วนสถานะถูกต้องหรือไม่ มีแค่ทีมของคุณที่รู้
- การอัปเดตไม่ได้แทนการพูดคุยเมื่อกำหนดส่งเริ่มสั่นคลอนจริง ๆ ในกรณีนั้นโทรไปดีกว่า
ข้อมูลที่คุณกรอกจะอยู่ในเบราว์เซอร์นี้ ไม่มีการบันทึกหรือส่งข้อมูลใด ๆ
คุณจะรู้ได้อย่างไร
ลูกค้ากำลังรอ และไม่รู้ว่ารออะไร
- ลูกค้าถามสถานะทางอีเมล โทรศัพท์ และแชท บ่อยครั้งเป็นคำถามเดียวกันที่ส่งถึงคนละคน
- ลูกค้าไม่พอใจเรื่องความล่าช้า ซึ่งที่จริงเขาเป็นต้นเหตุ เพราะยังไม่ได้อนุมัติ
- ก่อนการนัดหมายกับลูกค้าทุกครั้ง คุณต้องรวบรวมสถานะจากทีมก่อน
เข้าใจสาเหตุ
ทำไมลูกค้า อยู่ในความมืด
- 01
ไม่มีจังหวะที่แน่นอน
- คุณจะรู้ได้อย่างไร
- มีอัปเดตเมื่อมีคนว่างหรือเมื่อลูกค้าถาม
- ทำไมจึงเกิดขึ้น
- ไม่มีใครตกลงไว้ว่าลูกค้าจะได้รู้อะไรเมื่อไร
- สิ่งที่ช่วยได้
- ตกลงวันที่แน่นอนสำหรับการอัปเดต และทำตามนั้น แม้จะมีความคืบหน้าไม่มาก
- ขอบเขต
- สำหรับโปรเจกต์ที่สั้นมาก อัปเดตทุกไมล์สโตนก็เพียงพอ
- 02
สถานะกระจายอยู่หลายที่
- คุณจะรู้ได้อย่างไร
- ทุกการอัปเดต คุณต้องถามเพื่อนร่วมงานสามคน
- ทำไมจึงเกิดขึ้น
- งาน การพูดคุย และไฟล์อยู่ในเครื่องมือต่างกัน
- สิ่งที่ช่วยได้
- ดูแลสถานะโปรเจกต์ไว้ในที่เดียว ซึ่งเป็นที่มาของการอัปเดต
- ขอบเขต
- ที่เดียวจะช่วยได้ก็ต่อเมื่อทีมทำงานอยู่ที่นั่นด้วย
- 03
ช่วงเวลารอมองไม่เห็น
- คุณจะรู้ได้อย่างไร
- ลูกค้าไม่รู้ว่าโปรเจกต์กำลังรอการอนุมัติจากเขา
- ทำไมจึงเกิดขึ้น
- อัปเดตแจกแจงสิ่งที่ทำไปแล้ว แต่ไม่บอกว่าตอนนี้ถึงตาใคร
- สิ่งที่ช่วยได้
- บอกอย่างเปิดเผยในอัปเดตว่าอะไรรอลูกค้าอยู่และภายในเมื่อไร
- ขอบเขต
- สิ่งนี้ไม่ได้แก้ทุกความล่าช้า แต่ทำให้เห็นชัดว่าความล่าช้าเกิดที่ไหน
แนวทางแก้ไข
แชร์สถานะ เรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้
| เส้นทาง | เพียงพอ หาก | ขอบเขต |
|---|---|---|
| อีเมลสถานะรายสัปดาห์ด้วยเทมเพลตข้างต้น | โปรเจกต์ลูกค้าไม่กี่โปรเจกต์ และมีคนหนึ่งที่รู้สถานะ | ทำด้วยมือ ต้องรวบรวมสถานะใหม่ทุกครั้ง |
| เอกสารที่แชร์กับลูกค้า | ลูกค้าอ่านด้วย และทีมดูแลเอกสารอย่างสม่ำเสมอ | มักกลายเป็นรายการที่สองแยกจากงานจริง |
| พอร์ทัลลูกค้าของเครื่องมือจัดการโปรเจกต์ | ลูกค้าควรดูงานต่าง ๆ ได้เองตลอดเวลา | มักแสดงรายละเอียดภายในมากกว่าที่ลูกค้าต้องการหรือควรเห็น |
| Peak One | คุณต้องการดึงสถานะจากงานและเอกสารชุดเดียวกับที่ทีมของคุณใช้ทำงาน | ผู้เยี่ยมชมเห็นเฉพาะสิ่งที่แชร์ไว้ คุณเป็นผู้ตัดสินเองในแต่ละโปรเจกต์ว่าจะแชร์อะไร |
Peak One ในการใช้งานจริง
จากการถามตาม สู่อัปเดตที่แน่นอน
- ทริกเกอร์โปรเจกต์ของลูกค้า Müller ไปถึงไหนแล้ว?
- 01 · โปรเจกต์SignalProject Portfolio ใน Peak Board แสดงว่าโปรเจกต์ลูกค้าใดต้องการความสนใจในตอนนี้
- 02 · งานความเข้าใจProject Board แสดงว่าแต่ละงานอยู่ในสถานะใด และงานใดรอลูกค้าอยู่
- 03 · การส่งมอบการตัดสินใจDelivery ใน Peak Service แสดงว่าคุณส่งมอบสิ่งที่สัญญาไว้ตรงเวลาหรือไม่
- 04 · เอกสารแอ็กชันคุณเขียนอัปเดตใน Peak Docs เพื่อให้ทุกสถานะอ่านย้อนได้ในที่เดียว
แอปที่เกี่ยวข้อง
สถานะโปรเจกต์ใน Peak One
ลองใช้
บันทึกและแชร์สถานะ
สามขั้นตอน
ตั้งแต่สัปดาห์นี้ ไม่ต้องมีคำถามตามมาอีก
- 01 / 03
กำหนดวันอัปเดต
บอกลูกค้าว่าจะได้รับสถานะในวันไหนของทุกสัปดาห์
- 02 / 03
สี่บรรทัดก็เพียงพอ
เสร็จแล้ว กำลังทำ รอคุณ และขั้นต่อไป อัปเดตที่ดีแทบไม่ต้องมีมากกว่านี้
- 03 / 03
ระบุช่วงเวลารอ
เขียนเพิ่มว่าอะไรรอลูกค้าอยู่และภายในเมื่อไร ความล่าช้าจะได้ไม่ถูกโยนมาที่คุณ
คำถามที่พบบ่อย
คำตอบสั้น ๆ
ควรแจ้งสถานะโปรเจกต์ให้ลูกค้าทราบบ่อยแค่ไหน?
บ่อยพอที่ลูกค้าไม่ต้องถาม สำหรับโปรเจกต์ส่วนใหญ่ นัดประจำสัปดาห์ที่แน่นอนเหมาะสม ส่วนโปรเจกต์สั้น ๆ อัปเดตทุกไมล์สโตน
ลูกค้าควรเข้ามาดูงานของเราโดยตรงหรือไม่?
ขึ้นอยู่กับลูกค้า หลายรายต้องการอัปเดตสั้น ๆ ไม่ใช่ทุกงาน ใน Peak Board ผู้เยี่ยมชมเห็นเฉพาะสิ่งที่แชร์ไว้ คุณจึงเป็นผู้ตัดสินว่าอะไรจะมองเห็นได้
ควรเขียนอะไรถ้าไม่มีความคืบหน้า?
บอกตามนั้น พร้อมเหตุผลและขั้นตอนถัดไป การบอกอย่างตรงไปตรงมาว่า “สัปดาห์นี้ไม่มีความคืบหน้า เพราะ …” สร้างความไว้วางใจได้มากกว่าการไม่ส่งอัปเดต
สำรวจต่อ
สิ่งที่รวมอยู่
- ฟังก์ชันงานและโปรเจกต์โปรเจกต์เป็นบอร์ด งานในแผนรายวัน หนึ่งแชตต่อโปรเจกต์ดู
- กรณีใช้งานตอบคำขอของลูกค้าทุกคำขอมีผู้รับผิดชอบ คำถามที่พบบ่อยตอบไว้สาธารณะครั้งเดียวดู
- หมวดหมู่ซอฟต์แวร์ซอฟต์แวร์บริหารโปรเจกต์ทุกงานในโปรเจกต์มีผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา และสถานะที่มองเห็นได้ดู
- Problemวนแก้ไขไม่รู้จบฟีดแบ็กทุกรอบนำมาซึ่งการแก้ไขรอบใหม่ และโปรเจกต์ไม่เคยเสร็จดู
- Problemโปรเจกต์หลุดการควบคุมทุกโปรเจกต์เดินไปได้แบบหนึ่ง แต่ไม่มีใครบอกได้ว่าจริง ๆ แล้วอยู่ตรงไหนดู
- Problemพลาดกำหนดส่งรับปากกำหนดส่งไว้แล้ว แต่ถึงวันกำหนดก็ยังเสร็จไม่ครบดู
✦ หลักการของ Peak
เข้าใจก่อนเปลี่ยนแปลง เมื่อนั้นทุกขั้นตอนจะได้ผล
Peak เรียนรู้ไปพร้อมกับคุณ
ปัญหาอื่น ๆ
คอขวดที่พบบ่อยในธุรกิจที่กำลังเติบโต แต่ละเรื่องมีเครื่องมือให้ลองใช้ทันที สาเหตุ และแนวทางที่ Peak One วางไว้
แก้ครั้งเดียว ที่เหลือจะตามมาเอง
ลูกค้าไม่รู้ว่าโปรเจกต์ไปถึงไหนแล้ว และถามซ้ำอยู่เรื่อย ๆ เข้าสู่ระบบด้วย Google และดูธุรกิจของคุณในที่เดียว
แพ็กเกจฟรี · เข้าสู่ระบบด้วย Google · ตั้งค่าเสร็จในประมาณสองนาที