Cashflow-Cockpit: Thanh khoản bốn tuần trên một trang.

Công thức đơn giản và không bao giờ thay đổi:

Số dư đầu kỳ của tuần đầu tiên là số dư tài khoản thực tế tại ngày chốt, trừ các khoản thanh toán đã lệnh nhưng chưa ghi sổ. Mọi số dư đầu kỳ còn lại do cockpit tự tính.

Không bao giờ trộn khoản thu với pipeline

Cockpit chỉ chứa các khoản thu có hóa đơn hoặc cam kết ràng buộc và có ngày cụ thể. Một báo giá “có lẽ” sẽ thành là pipeline – nó thuộc về dự báo, không thuộc cockpit. Ai trộn hai thứ này sẽ thấy một mức thanh khoản không hề tồn tại.

Mỗi khoản mục có một trạng thái

Khoản thu: “đã xuất hóa đơn”, “đã cam kết”, “quá hạn”. Khoản chi: “cố định” (lương, tiền thuê, thuế), “theo kế hoạch” (dịch vụ đã đặt), “tùy chọn” (có thể dời lại). Trạng thái quyết định bạn bàn về điều gì trong tuần.

Mỗi khoản mục có một người chịu trách nhiệm và một hành động tiếp theo

Một hóa đơn quá hạn không có người chịu trách nhiệm sẽ mãi quá hạn. Hành động tiếp theo phải cụ thể: “Gọi kế toán của khách hàng X vào thứ Ba”, không phải “theo dõi lại”.

Bên dưới, bạn có thể điền cockpit ngay trong trình duyệt. Chế độ ví dụ điền vào bảng các giá trị hoàn toàn giả định để bạn thấy logic; “Đặt lại” cho bạn một mẫu trống. Mọi dữ liệu nhập đều ở lại trong trình duyệt của bạn: không lưu trên máy chủ, không truyền đi và không có phiên làm việc – khi tải lại trang, bảng sẽ trống. Hãy dùng xuất CSV hoặc in để giữ lại tình trạng hiện tại.

1. 01Nhập số dư tài khoản, trừ các khoản thanh toán đã lệnh: đó là số dư đầu kỳ.
2. 02Ghi tất cả hóa đơn còn mở có hạn trong bốn tuần thành khoản thu; kiểm tra trạng thái, đánh dấu khoản quá hạn.
3. 03Nhập các khoản chi cố định (lương, tiền thuê, thuế, khoản vay), sau đó các khoản theo kế hoạch, rồi đến các khoản tùy chọn.
4. 04Đọc các số dư cuối kỳ. Nếu một tuần bị âm hoặc thấp hơn mức dự phòng tối thiểu của bạn, đó là việc cần làm của tuần.
5. 05Với mỗi khoản thu quá hạn và mỗi khoản chi tùy chọn, xác định một hành động tiếp theo kèm người chịu trách nhiệm.
6. 06Xuất file hoặc in, lưu lại, lặp lại vào tuần sau. So sánh với tình hình tuần trước: Khoản thu nào chưa về và vì sao?

• →Không phải kế toán và không thay thế sao kê ngân hàng. Cockpit để lập kế hoạch; việc ghi sổ diễn ra ở nơi khác.
• →Không lập kế hoạch thanh khoản cho nhiều tháng hay nhiều năm. Việc đó cần các giả định, vốn được chủ ý bỏ qua ở đây.
• →Không tư vấn thuế hay pháp lý. Hãy làm rõ hạn nộp thuế và các khoản phí với chuyên gia tư vấn thuế của bạn.
• →Không lưu trữ dữ liệu. Cockpit không lưu gì cả – cả trên máy lẫn trên máy chủ.

Nếu bạn muốn dùng cockpit trong bảng tính của mình, hãy tải mẫu CSV. Mẫu có các cột giống hệt và một khối giải thích ở dòng đầu tiên.