Cash Control · Peak Atlas

Luôn nắm rõ khoản tiền nào sẽ về tiếp theo.

Minh bạch vận hành về hóa đơn còn mở, thời hạn thanh toán, đơn hàng đã xác nhận và hợp đồng đến hạn gia hạn – trong một bảng tổng quan có người phụ trách và hành động tiếp theo.

Nhờ phân tích cửa hàng

Không tư vấn pháp lý, thuế hay đầu tư. Một thói quen làm việc cho đội ngũ của bạn.

Bố cục tách nền: một két sắt vàng-đỏ bordeaux mở với dải giấy dài, những chồng xu vàng, một lịch bàn trống và một chiếc chìa khóa vàng – ẩn dụ cho việc nắm rõ thanh khoản.

Nội dung là gì

Giữa đơn hàng đã xác nhận và tiền về tài khoản là rất nhiều bước nhỏ.

Cash Control bổ sung cho kế hoạch tài chính của bạn một bảng tổng quan cụ thể về các bước còn mở giữa đơn hàng và thanh toán. Câu hỏi vận hành là: Khoản tiền nào đang trên đường về, đang kẹt ở đâu, và ai lo việc đó?

01

Hóa đơn còn mở

Đã xuất nhưng chưa thanh toán. Một số còn trong thời hạn, một số đã quá hạn – và không ai hỏi lại.

02

Thời hạn thanh toán

Những thời hạn đã thỏa thuận mà không ai chủ động theo dõi. Một thắc mắc chưa được giải đáp hay một chứng từ còn thiếu có thể làm chậm tiền về.

03

Đơn hàng đã xác nhận

Đã xác nhận bằng văn bản nhưng chưa khởi động hoặc chưa xuất hóa đơn – chẳng hạn vì còn thiếu mã đơn đặt hàng, phê duyệt khởi động hoặc nghiệm thu.

04

Hợp đồng đến hạn gia hạn

Hợp đồng và gói thuê bao sắp hết hạn. Nếu không chủ động gia hạn, doanh thu định kỳ sẽ thành khoản mất mát âm thầm.

Một bảng tổng quan chung cho thấy khoản nào đã xác nhận, khoản nào đã đến hạn và khoản nào còn chưa chắc chắn.

Ba trạng thái chính

Từ đơn hàng đã xác nhận đến khi tiền về.

Đơn hàng, hóa đơn và tiền về tài khoản trả lời những câu hỏi khác nhau. Chúng tôi còn làm rõ phê duyệt, hạng mục hay phản hồi nào vẫn còn thiếu.

Ba trạng thái chính giữa đơn hàng đã xác nhận và tiền về – bổ sung thêm tình trạng xử lý theo quy trình của từng khách hàng
Trạng thái chínhÝ nghĩaBước tiếp theo điển hình
Đơn hàng đã xác nhậnKhách hàng đã xác nhận đơn hàng; hạng mục chưa được xuất hóa đơn đầy đủLấy mã đơn đặt hàng, phê duyệt khởi động hoặc nghiệm thu còn thiếu; xác định căn cứ xuất hóa đơn
Đã xuất hóa đơnHóa đơn đã đến khách hàng, thời hạn thanh toán đang chạyTheo dõi thời hạn, trả lời thắc mắc, bổ sung chứng từ còn thiếu
Đã nhận thanh toánSố tiền đã về tài khoảnBáo lại cho bán hàng và triển khai rằng tiền đã về, đóng khoản mục

Một đơn đặt hàng nội bộ còn mở, mã đơn đặt hàng, phê duyệt khởi động hay nghiệm thu được chúng tôi ghi nhận như tình trạng xử lý bổ sung trong trạng thái chính – tùy theo quy trình bên khách hàng của bạn.

Tổng quan hằng tuần

Một bảng tổng quan trả lời cùng bốn câu hỏi mỗi tuần.

Bao nhiêu, đến khi nào, ai, và bước tiếp theo là gì? Thói quen hằng tuần không cần gì hơn.

Ví dụ cấu trúc bảng tổng quan hằng tuần (mục giả định, không có dữ liệu khách hàng)
Khoản mụcTrạng tháiHạn thanh toánPhụ tráchHành động tiếp theo
Dự án A · Hóa đơn quyết toánĐã xuất hóa đơnquá hạnTài chínhNhắc nhở nhẹ nhàng kèm hỏi lý do
Khách hàng B · Dự án giai đoạn 2Đơn hàng đã xác nhận · Chờ duyệt khởi độngChờ khởi độngBán hàngLấy ngày khởi động và mã đơn đặt hàng
Khách hàng C · Hợp đồng nămĐơn hàng đã xác nhận · Đến hạn gia hạntrong bốn tuầnBán hàngLên lịch trao đổi gia hạn
Dự án D · Mốc 1Đơn hàng đã xác nhận · Chờ nghiệm thuĐã đạt mốcGiao hàngXác nhận nghiệm thu, khởi động xuất hóa đơn

Sắp xếp theo hạn và mức độ chưa chắc chắn: Việc gì làm trước, và chỗ nào chúng ta biết ít nhất?

Cách tiến hành

Từ lần đánh giá hiện trạng đầu tiên đến thói quen hằng tuần.

  1. 01

    Đánh giá hiện trạng

    Tập hợp mọi khoản còn mở từ bán hàng, triển khai và kế toán – một lần, đầy đủ.

  2. 02

    Tách bạch các trạng thái

    Gán mỗi khoản mục vào một trong ba trạng thái chính và ghi lại tình trạng xử lý còn mở – chẳng hạn thiếu mã đơn đặt hàng, phê duyệt khởi động hoặc nghiệm thu.

  3. 03

    Ưu tiên

    Sắp xếp theo hạn và mức độ chưa chắc chắn: Khoản nào quá hạn, khoản nào chưa rõ, khoản nào lớn?

  4. 04

    Phối hợp tài chính và bán hàng

    Một tình trạng chung thay vì hai danh sách. Ai nói chuyện với khách hàng, ai làm việc với kế toán?

  5. 05

    Xây dựng thói quen hằng tuần

    Cuộc họp ngắn định kỳ: Điều gì đã chuyển động, khoản nào mới đến hạn, ai làm gì đến khi nào?

Phạm vi

Cash Control không phải là gì.

Chúng tôi tạo ra sự minh bạch vận hành và một thói quen làm việc. Chúng tôi không thay thế tư vấn chuyên môn và cũng không cung cấp dịch vụ đó:

  • Không tư vấn pháp lý – chẳng hạn về thủ tục nhắc nợ, lãi chậm trả hay giải thích hợp đồng
  • Không tư vấn thuế và không ghi sổ kế toán
  • Không thu hồi nợ – chúng tôi không mua lại công nợ và không đại diện bạn làm việc với khách hàng
  • Không tư vấn đầu tư hay tài chính

Sản phẩm bàn giao

Những gì bạn nhận được cụ thể.

  • Khảo sát hiện trạng

    Danh sách đầy đủ mọi khoản còn mở, gán vào ba trạng thái chính – kèm tình trạng xử lý còn mở của từng khoản.

  • Tổng quan hằng tuần

    Một cấu trúc gồm số tiền, trạng thái, hạn thanh toán, người phụ trách và hành động tiếp theo – ngay trong công cụ đội ngũ của bạn đang dùng.

  • Quy tắc ưu tiên

    Bằng văn bản: Sắp xếp theo gì, khi nào chuyển cấp, ai quyết định.

  • Thói quen đối chiếu

    Lịch cố định và chương trình họp cho tài chính và bán hàng.

  • Bàn giao

    Đội ngũ của bạn tự tiếp tục duy trì thói quen này. Chúng tôi đồng hành cho đến khi nó vào nếp.

Nếu muốn bắt đầu ngay: Cashflow-Cockpit là một mẫu dùng miễn phí cho bảng tổng quan hằng tuần – kèm cấu trúc mẫu và tải xuống CSV.

Mở Cashflow-Cockpit

Câu hỏi thường gặp

Trả lời rõ ràng.

Các bạn làm việc với bộ phận kế toán của chúng tôi thế nào?

Kế toán vẫn là nguồn dữ liệu cho hóa đơn và các khoản tiền về. Chúng tôi không xây thêm một hệ thống kế toán thứ hai, mà là một bảng tổng quan vận hành kết hợp dữ liệu đó với tình trạng từ bán hàng và triển khai. Việc đối chiếu chạy về mặt kỹ thuật thế nào – xuất file, giao diện kết nối hay thủ công – chúng tôi làm rõ với những người liên quan.

Các bạn xử lý dữ liệu bảo mật ra sao?

Trước khi bắt đầu, chúng tôi làm rõ dữ liệu cần thiết, quyền truy cập, nơi xử lý và quy tắc xóa, lưu trữ đã thỏa thuận. Chúng tôi giới hạn quyền truy cập theo đúng mục đích đã thống nhất và phối hợp cách làm với những người phụ trách bên bạn.

Chỉ là chuyện công nợ phải thu thôi sao?

Không. Hóa đơn còn mở chỉ là một trong ba trạng thái chính. Quan trọng không kém là các đơn hàng đã xác nhận nhưng còn chờ duyệt khởi động, nghiệm thu hoặc xuất hóa đơn, và các hợp đồng sắp đến hạn gia hạn. Cash Control xem xét toàn bộ con đường từ đơn hàng đã xác nhận đến tài khoản.

Khi các bạn rời đi, ai sẽ duy trì bảng tổng quan?

Một người được chỉ định bên bạn – thường từ bộ phận tài chính hoặc hỗ trợ bán hàng. Chúng tôi xây dựng thói quen sao cho tốn ít thời gian và vận hành được mà không cần chúng tôi. Đó là một phần của việc bàn giao.

Case study

Kết quả có thể đọc lại.

Các dự án đã công bố với số liệu được ghi nhận. Mỗi thẻ dẫn tới case study đầy đủ.

Khách hàng

Những doanh nghiệp tin tưởng chúng tôi.

299 dự án từ năm 2016, từ cửa hàng trực tuyến đến thương hiệu tập đoàn. Tuyển chọn từ các dự án hiện tại và trước đây. Logo thuộc sở hữu của các thương hiệu tương ứng.

Từng xuất hiện trên

ForbesHandelsblattFrankfurter Allgemeine ZeitungSüddeutsche ZeitungFrankfurter RundschauGiải thưởng Agency Đức (Deutscher Agenturpreis)German Web Awards – Người chiến thắng chính thức 2022

Mức độ phù hợp

Peak Atlas có phù hợp với cửa hàng trực tuyến của bạn?

Đặc biệt phù hợp nếu …

  • Cửa hàng của bạn đã có nhu cầu thực và cần tăng trưởng có lãi.
  • Quảng cáo và cửa hàng được tối ưu cùng nhau.
  • Bạn ra quyết định dựa trên số liệu và tìm một đối tác cho cả cửa hàng lẫn marketing.
Nhờ phân tích cửa hàng

Cuối cùng là một đánh giá trung thực – kể cả khi câu trả lời là „chưa phải lúc“.

Hiện vẫn còn quá sớm nếu …

  • Sản phẩm của bạn chưa được kiểm chứng.
  • Bạn chỉ tìm dịch vụ quản lý quảng cáo rẻ nhất có thể hoặc không muốn chia sẻ số liệu.
  • doanh thu quan trọng hơn lợi nhuận kinh tế và cửa hàng hay dịch vụ không được phép thay đổi.

Khi đó, một thời điểm muộn hơn thường là khoản đầu tư tốt hơn. Chúng tôi sẽ nói thẳng điều này trong buổi trao đổi.

Bước tiếp theo

Khoản tiền nào đang trên đường về với bạn?

Trong cuộc trao đổi đầu tiên, chúng tôi xem các khoản còn mở hiện đang được theo dõi thế nào – và bảng tổng quan hằng tuần có thể bắt đầu từ đâu.