Weekly Pipeline Review
Ngắn gọn, mỗi tuần, cùng một chương trình: thay đổi, deal chưa có bước tiếp theo, giai đoạn quá hạn, ba cơ hội quan trọng nhất, đối chiếu dự báo. Mỗi mục kết thúc bằng một quyết định.
Sales Management · Peak Atlas
Từ những thương vụ lẻ tẻ thành một hoạt động bán hàng có thể điều hành.
Vai trò, giai đoạn, thói quen vận hành và chỉ số ăn khớp với nhau – để hoạt động bán hàng của bạn không phụ thuộc vào vài cá nhân và những tuần may mắn.
Nhờ phân tích cửa hàng
Chúng tôi xây dựng hệ điều hành. Người dẫn dắt có thể là đội ngũ của bạn – hoặc chúng tôi cùng các bạn.
Phạm vi
Một người dẫn dắt – hay một hệ thống làm nền?
Hai khái niệm này thường bị nhầm lẫn. Giám đốc bán hàng thuê ngoài là một người có trách nhiệm lãnh đạo. Sales Management là hệ điều hành mà người đó – hoặc chính đội ngũ của bạn – làm việc trong đó.
Giám đốc bán hàng thuê ngoài
- Một người đảm nhận công việc lãnh đạo bán hàng
- Rà soát pipeline, coaching deal, dự báo trong vận hành hằng ngày
- Phù hợp khi thiếu người lãnh đạo và nội bộ không ai đảm nhận được vai trò này
Quản lý bán hàng
- Một hệ thống gồm vai trò, giai đoạn, thói quen vận hành và chỉ số
- Định nghĩa, chương trình họp, quy tắc chuyển cấp, logic dự báo
- Phù hợp khi đội ngũ của bạn có thể dẫn dắt nhưng thiếu cấu trúc
Thường bắt đầu với hệ thống và kết thúc khi đội ngũ của bạn tự vận hành nó.
Định nghĩa
Khi “đủ điều kiện” có cùng một nghĩa với tất cả mọi người, dự báo bỗng trở nên dùng được.
Thuật ngữ mơ hồ khiến việc điều hành trở nên khó. Chúng tôi chốt chúng bằng văn bản – kiểm chứng được, không dựa vào cảm giác.
| Thuật ngữ | Đạt khi | Ai quyết định |
|---|---|---|
| Lead | Một liên hệ có nhu cầu rõ ràng và gắn với một doanh nghiệp | Marketing hoặc inbound |
| Opportunity | Có một vấn đề cụ thể, một người liên hệ và một cuộc trao đổi đầu tiên | Bán hàng |
| Đủ điều kiện | Khung ngân sách, người ra quyết định và thời gian đã được trao đổi và ghi lại | Bán hàng, được xác nhận trong buổi rà soát |
| Báo giá | Đã gửi báo giá và thống nhất ngày phản hồi | Bán hàng |
| Đàm phán | Khách hàng đã phản hồi về báo giá, các điểm còn mở đã được nêu rõ | Bán hàng, chuyển cấp khi cần |
Thói quen
Hai thói quen vận hành gánh phần còn lại.
Họp nhiều hơn không làm bán hàng tốt hơn. Hai thói quen vận hành được dẫn dắt tốt với chương trình cố định là đủ cho hầu hết các đội.
Monthly Funnel Review
Mỗi tháng một lần nhìn toàn cảnh: Đầu vào có bao nhiêu, bị kẹt ở đâu, các giai đoạn kéo dài bao lâu, so với tháng trước có gì thay đổi – và vì thế chúng ta thay đổi gì?
Vì sao chỉ hoạt động thôi là chưa đủ
Cuộc gọi, e-mail, lịch hẹn là đầu vào, không phải kết quả. Ai chỉ đo hoạt động là đang thưởng cho sự chăm chỉ thay vì tiến triển. Chúng tôi đo xem deal có dịch chuyển không – và nếu không thì vì sao.
Chương trình họp và chuyển cấp
Điều gì diễn ra trong buổi rà soát – và khi nào một việc được chuyển lên cấp trên.
| Điểm | Câu hỏi trong buổi rà soát | Chuyển cấp khi |
|---|---|---|
| Thương vụ không có bước tiếp theo | Việc gì tiếp theo, ai làm, đến khi nào? | Tuần thứ hai liên tiếp không có bước tiến |
| Giai đoạn quá hạn | Vì sao deal đứng yên? Cụ thể đang thiếu gì? | Vượt xa thời lượng tối đa của giai đoạn |
| Cơ hội lớn | Tuần này chúng ta có thể làm gì để giúp họ quyết định? | Không liên lạc được hoặc chưa biết người ra quyết định |
| Deal bị mất | Thành thật mà nói, nguyên nhân là gì? | Cùng một lý do cứ lặp lại |
| Dự báo | Đâu là Commit, đâu là Best Case, đâu còn mở? | Commit bị lùi lần thứ hai |
Chuyển cấp không có nghĩa là quy lỗi. Nó có nghĩa là một quyết định được đưa ra ở cấp cao hơn trước khi cơ hội lặng lẽ biến mất.
Dự báo
Dự báo theo kịch bản. Không phải sự chắc chắn mà chẳng ai có.
Dự báo tốt không phải lời hứa với ban giám đốc, mà là một đánh giá có trật tự, tốt lên mỗi tuần.
- 01
Commit
Những deal đã xác nhận người ra quyết định, ngân sách và thời gian, và có bước tiếp theo kèm ngày cụ thể.
- 02
Best Case
Những deal có thể chốt thực tế trong kỳ này nếu giải quyết được một điểm còn mở đã biết.
- 03
Pipeline
Tất cả phần còn lại – được đánh giá theo giai đoạn và độ cũ, nhưng không có mốc thời gian trong kỳ hiện tại.
- 04
Đối chiếu
Mỗi tuần: Những gì trong Commit đã thực sự xảy ra? Sai lệch cho thấy định nghĩa nào còn mơ hồ.
Dự báo không tốt lên nhờ ước tính lạc quan hơn. Mà nhờ hiểu được các sai lệch.
Sản phẩm bàn giao
Những gì bạn nhận được cụ thể.
Mô hình vai trò và giai đoạn
Định nghĩa bằng văn bản cho lead, opportunity, qualified và mọi giai đoạn khác – kèm tiêu chí và người phụ trách.
Chương trình rà soát
Chương trình họp cố định cho Weekly Pipeline Review và Monthly Funnel Review, kèm quy tắc chuyển cấp.
Bộ chỉ số
Một vài chỉ số cho thấy sự dịch chuyển: độ cũ của giai đoạn, tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn, độ tin cậy của follow-up, độ chính xác của dự báo.
Logic dự báo
Quy tắc cho Commit, Best Case và Pipeline, cùng một lần đối chiếu hằng tuần.
Triển khai và đồng hành
Chúng tôi cùng điều phối những buổi rà soát đầu tiên cho đến khi đội ngũ của bạn tự dẫn dắt – hoặc ở lại với vai trò giám đốc bán hàng thuê ngoài.
Câu hỏi thường gặp
Trả lời rõ ràng.
Chúng tôi đã có giám đốc bán hàng thì có cần Sales Management không?
Thường lại chính là lúc đó. Một người lãnh đạo giỏi mà không có hệ thống rõ ràng sẽ tốn quá nhiều thời gian ứng biến cấu trúc. Sales Management trao cho họ định nghĩa, thói quen vận hành và chỉ số để dẫn dắt – thay vì mỗi tuần lại giải thích lại “đủ điều kiện” nghĩa là gì.
Bao nhiêu chỉ số là hợp lý?
Rất ít. Chúng tôi làm việc với một bộ nhỏ cho thấy sự dịch chuyển: độ cũ của giai đoạn, chuyển tiếp giữa các giai đoạn, độ tin cậy của bước tiếp theo, độ chính xác của dự báo. Mỗi chỉ số phải chuẩn bị cho một quyết định – nếu không sẽ bị loại.
Còn CRM của chúng tôi thì sao?
Hệ thống phải thể hiện được các giai đoạn và dữ liệu tối thiểu. Nếu hiện chưa làm được, chúng tôi điều chỉnh trong khuôn khổ tối ưu CRM. Công cụ mới hiếm khi là bước đầu tiên.
Mất bao lâu để hệ thống vận hành?
Định nghĩa và chương trình họp được xây dựng nhanh. Để chúng thực sự được áp dụng cần vài lần lặp lại – vì vậy chúng tôi đồng hành trong những buổi rà soát đầu tiên. Phạm vi cụ thể được thống nhất trong cuộc trao đổi đầu tiên.
