Bài 2: Gần dòng tiền.

Giữa một việc và tiền vào tài khoản có số bước khác nhau. Mô hình sắp xếp công việc theo các bước này – từ cuối lên đầu:

Thu tiền

Tiền đã kiếm được nhưng chưa về: hóa đơn đến hạn, dịch vụ có thể xuất hóa đơn, cách thanh toán chưa rõ. Một bước đến khi tiền về.

Hoàn tất

Khách hàng đã có, chỉ thiếu quyết định: báo giá đang mở, liên hệ quan tâm nhưng chưa có bước tiếp theo. Hai đến ba bước.

Mở rộng

Khách hàng biết bạn, nhưng nhu cầu chưa được trao đổi: khách hàng hiện tại, gia hạn, kích hoạt lại. Nhiều bước, nhưng đã có lợi thế về niềm tin.

Giành khách

Chưa ai biết bạn: xây dựng nhu cầu, trả lời và đánh giá các yêu cầu. Nhiều bước nhất – và tác động lâu dài nhất.

Thứ tự này không có nghĩa “giành khách không quan trọng”. Nó có nghĩa: nếu hôm nay bạn có một giờ, dùng nó để thu tiền sẽ mang lại tiền nhanh nhất. Giành khách cần thời gian cố định riêng – nhưng không lấn át việc thu tiền chỉ vì nó thú vị hơn.

Giai đoạn là tiêu chí sắp xếp đầu tiên. Bốn hiệu chỉnh có thể đẩy một việc lên trước hoặc xuống sau:

• →Khung thời gian: Việc này có hết hạn không? Một hợp đồng gia hạn hết hạn tuần tới được đưa lên trước hóa đơn đến hạn tháng sau.
• →Số tiền: Cùng giai đoạn, số tiền lớn hơn đi trước – nếu nó thực tế.
• →Cơ hội: Kết quả có khả năng xảy ra đến đâu? Một báo giá với khách hàng đang tích cực đi trước một báo giá đã im lặng nhiều tuần.
• →Công sức: Một việc chỉ tốn mười phút có thể được đưa lên trước một việc cần cả ngày chuẩn bị.

Sáng thứ Hai, một chủ agency có sáu việc đang mở: (a) một hóa đơn quá hạn 3.200 €, (b) một báo giá 18.000 € chưa được phản hồi suốt năm tuần, (c) một hợp đồng bảo trì 6.000 € mỗi năm sẽ hết hạn sau chín ngày, (d) một khách hàng hiện tại đề nghị trao đổi về năm tới, (e) ba yêu cầu mới từ hôm qua và (f) ý tưởng cho một loạt bài LinkedIn.

Theo giai đoạn: a (Thu tiền), b (Chốt), c và d (Mở rộng), e và f (Giành khách). Sau hiệu chỉnh: c lên vị trí đầu vì khung thời gian, a theo sau (cuộc gọi ngắn, ít công sức), e đứng trước b vì yêu cầu mới mất dần cơ hội theo từng ngày chờ, còn b sau năm tuần im lặng có ít cơ hội – b nhận một câu hỏi quyết định rõ ràng, nhưng không chiếm cả buổi sáng. d được lên lịch. f có khung giờ cố định hằng tuần vào chiều thứ Năm và không bị gạch bỏ.

1. 01Liệt kê mười việc đang mở liên quan đến doanh thu hoặc tiền.
2. 02Xếp mỗi việc vào một giai đoạn: Thu tiền, Chốt, Mở rộng, Giành khách.
3. 03Với mỗi việc, ghi lại khung thời gian, số tiền, cơ hội (cao/trung bình/thấp) và công sức (phút/giờ/ngày).
4. 04Sắp xếp theo giai đoạn, rồi hiệu chỉnh. Ghi lại thứ tự mới.
5. 05Lên lịch năm việc đầu tiên trong tuần – kèm ngày và giờ. Đồng thời dành một khung giờ cố định cho Giành khách.

• →Trong danh sách của bạn có việc thuộc “Thu tiền” nằm sau việc thuộc “Giành khách” không? Hãy kiểm tra xem có hiệu chỉnh nào biện minh cho điều đó – hay chỉ là việc nào hấp dẫn hơn.
• →Mỗi việc đã có số tiền chưa? Nếu bạn không biết, bạn không thể ưu tiên nó.
• →Thời gian Giành khách của bạn đã được chặn trên lịch chưa? Nếu chưa, hai tuần nữa nó sẽ biến mất.

Bài tiếp theo cho thấy cách làm cho giai đoạn “Chốt” có thể điều khiển được: với tiêu chí giai đoạn, bước tiếp theo, người phụ trách và ngày.