Otevřené faktury
Vystavené, ale nezaplacené. Některé v rámci splatnosti, některé po ní – a nikdo se nezeptal.
Cash Control · Peak Atlas
Měj přehled, jaké peníze přijdou jako další.
Provozní přehled o otevřených fakturách, splatnostech, potvrzených zakázkách a splatných prodlouženích – v jednom přehledu s odpovědností a další akcí.
Nechat analyzovat shop
Žádné právní, daňové ani investiční poradenství. Pracovní rutina pro tvůj tým.
O co jde
Mezi potvrzenou zakázkou a příchozí platbou leží spousta malých kroků.
Cash Control doplňuje tvé finanční plánování o konkrétní přehled otevřených kroků mezi zakázkou a platbou. Provozní otázka zní: Jaké peníze jsou na cestě, kde vázne a kdo se o ně stará?
Splatnosti
Dohodnuté lhůty, které nikdo aktivně nesleduje. Nevyjasněný dotaz nebo chybějící doklad může příchozí platbu zdržet.
Potvrzené zakázky
Písemně potvrzené, ale ještě nezahájené nebo nevyfakturované – třeba proto, že chybí číslo objednávky, uvolnění startu nebo převzetí.
Splatná prodloužení
Smlouvy a předplatná, které končí. Bez aktivního prodloužení se z opakovaného obratu stane tichá ztráta.
Společný přehled ukazuje, které částky jsou potvrzené, které už splatné a které ještě nejisté.
Tři hlavní stavy
Od potvrzené zakázky až po příchozí platbu.
Zakázka, faktura a příchozí platba odpovídají na různé otázky. Navíc zviditelníme, jaké schválení, plnění nebo zpětná vazba ještě chybí.
| Hlavní stav | Význam | Typický další krok |
|---|---|---|
| Zakázka potvrzená | Zákazník zakázku potvrdil; plnění ještě není úplně vyfakturované | Získat chybějící číslo objednávky, uvolnění startu nebo převzetí; určit důvod fakturace |
| Faktura vystavena | Faktura je u zákazníka, splatnost běží | Sledovat lhůtu, odpovídat na dotazy, doložit chybějící doklady |
| Platba přijatá | Částka je na účtu | Nahlásit příchozí platbu obchodu a delivery, uzavřít položku |
Ještě otevřenou interní objednávku, číslo objednávky, uvolnění startu nebo převzetí vedeme jako doplňkový stav zpracování uvnitř hlavního stavu – podle toho, jak proces u tvého zákazníka probíhá.
Týdenní přehled
Přehled, který každý týden odpovídá na stejné čtyři otázky.
Kolik, do kdy, kdo a jaký je další krok? Víc týdenní rutina nepotřebuje.
| Položka | Stav | Splatnost | Odpovědný | Další akce |
|---|---|---|---|---|
| Projekt A · konečná faktura | Faktura vystavena | po termínu | Finance | Přátelská připomínka s dotazem na důvod |
| Zákazník B · zakázka fáze 2 | Zakázka potvrzená · uvolnění startu otevřené | Start otevřený | Obchod | Získat datum startu a číslo objednávky |
| Zákazník C · roční smlouva | Zakázka potvrzená · prodloužení na řadě | za čtyři týdny | Obchod | Naplánovat rozhovor o prodloužení |
| Projekt D · milník 1 | Zakázka potvrzená · převzetí otevřené | Milník dosažen | Delivery | Potvrdit převzetí, spustit fakturaci |
Řadí se podle splatnosti a nejistoty: Co je na řadě první a kde víme nejméně?
Postup
Od první inventury k týdenní rutině.
- 01
Udělat inventuru
Spojit všechny otevřené položky z obchodu, delivery a účetnictví – jednou a úplně.
- 02
Oddělit stavy
Každou položku přiřadit k jednomu ze tří hlavních stavů a zapsat otevřený stav zpracování – třeba chybějící číslo objednávky, uvolnění startu nebo převzetí.
- 03
Určit priority
Seřadit podle splatnosti a nejistoty: Co je po splatnosti, co je nejasné, co je velké?
- 04
Sladit finance a obchod
Jeden společný stav místo dvou seznamů. Kdo mluví se zákazníkem, kdo s účetnictvím?
- 05
Zavést týdenní rutinu
Krátký pevný termín: Co se pohnulo, co je nově splatné, kdo co udělá do kdy?
Vymezení
Co Cash Control není.
Vytváříme provozní přehled a pracovní rutinu. Nenahrazujeme odborné poradenství a ani ho nenabízíme:
- Žádné právní poradenství – třeba k upomínacímu řízení, úrokům z prodlení nebo výkladu smluv
- Žádné daňové poradenství a žádné vedení účetnictví
- Žádné vymáhání – nepřebíráme pohledávky a nevystupujeme vůči tvým zákazníkům
- Žádné investiční ani finanční poradenství
Výstupy
Co konkrétně dostaneš.
Inventura
Úplný seznam všech otevřených položek přiřazených ke třem hlavním stavům – s příslušným otevřeným stavem zpracování.
Týdenní přehled
Struktura s částkou, stavem, splatností, odpovědností a další akcí – v nástroji, který tvůj tým už používá.
Pravidlo priorit
Písemně: podle čeho se řadí, kdy se eskaluje, kdo rozhoduje.
Rutina sladění
Pevný termín a agenda pro finance a obchod.
Předání
Tvůj tým vede rutinu dál sám. Doprovázíme ho, dokud nesedí.
Pokud chceš začít hned: Cashflow Cockpit je volně použitelná šablona týdenního přehledu – s ukázkovou strukturou a stažením CSV.
Otevřít Cashflow CockpitČasté otázky
Jasně zodpovězeno.
Jak spolupracujete s naším účetnictvím?
Účetnictví zůstává zdrojem faktur a příchozích plateb. Nestavíme druhé účetnictví, ale provozní přehled, který jeho data spojuje se stavem z obchodu a delivery. Jak sladění technicky poběží – export, rozhraní nebo ručně – domluvíme se zúčastněnými.
Jak zacházíte s důvěrnými daty?
Před startem vyjasníme potřebná data, přístup, místo zpracování a dohodnutá pravidla mazání a uchovávání. Přístup omezíme na dohodnutý účel a postup sladíme s tvými odpovědnými osobami.
Jde jen o otevřené pohledávky?
Ne. Otevřené faktury jsou jen jedním ze tří hlavních stavů. Stejně důležité jsou potvrzené zakázky, které ještě čekají na uvolnění startu, převzetí nebo fakturu, a smlouvy, jejichž prodloužení je na řadě. Cash Control sleduje celou cestu od potvrzené zakázky až na účet.
Kdo povede přehled, až odejdete?
Určená osoba u tebe – většinou z financí nebo obchodní podpory. Rutinu stavíme tak, aby zabrala málo času a běžela bez nás. To je součást předání.
