Wer sollte das Protokoll schreiben?

Nicht die Person, die das Meeting leitet. Wer leitet, achtet auf Zeit und Entscheidungen; wer schreibt, hält sie fest. Die Rolle kann jedes Mal wechseln.

Was, wenn im Meeting nichts entschieden werden kann?

Dann ist das Ergebnis eine Aufgabe: Wer klärt bis wann, was für die Entscheidung fehlt? Auch das gehört mit Namen ins Protokoll.

Finden wir Entscheidungen später wieder?

In Peak Docs gibt es eine eigene Ansicht für die Entscheidungen, die in euren Dokumenten stehen. Wie sie dort erscheinen, siehst du in der App.

課題 · 成果のない会議

1時間話し合った。これから何が起きるのか、誰もわかっていません。

成果の出ない会議は、内容が足りないことはほとんどありません。足りないのは、最後に誰かが「何が決まり、誰がいつまでに何をするか」を言う瞬間です。

ミーティングチェックリストを開く原因を理解する

ミーティングチェックリスト

前に、最中に、その後。

次のミーティングに向けて各項目を確認しましょう。未完了のものは、右側に次のステップとして表示されます。

ミーティングの目的がひとことで示されている。目標がなければ、いつ完了なのか誰にもわかりません。
アジェンダは事前に届き、キーワードではなく問いが書かれていた。「展示会の予算：承認するか、削るか？」なら決められますが、「展示会」だけでは決められません。
決定する人か、何かを提供する人だけを招待します。
1人が進行し、もう1人が記録します。
すべての決定事項が、完全な文として議事録に記載されています。その場にいなかった人でも、質問せずに理解できるように。
すべてのタスクに名前と期日があります。「対応します」はタスクではありません。
未解決の質問には、それを解決する担当者がいます。
最後の5分間はまとめの時間です。
結果はその日のうちに関係者全員に届きます。

あなたの状況

0 / 9

次に：

1会議の目的が一文で示されている。
2アジェンダは事前に届き、キーワードではなく問いが書かれていました。
3招待するのは、決定する人か貢献する人だけです。

前提と限界

チェックリストでミーティングが短くなるわけではありませんが、拘束力が増します。そもそもミーティングが必要かどうかは確認しません。
短い振り返りなら、決定事項とタスクの項目だけで十分です。
この内容は保存も送信もされません。ページを閉じる前に結果をコピーしてください。

入力内容はこのブラウザ内にとどまります。保存も送信もされません。

気づくきっかけ

話はたくさんした。何も決まっていない。

次の会議で、同じテーマがもう一度話し合われます。
打ち合わせの後、全員が違うことを覚えている。
会議で決まったタスクがどこにも記録されず、放置される。

原因を理解する

どこで成果が失われる。

01
質問ではなくテーマ
気づくきっかけ
アジェンダが「マーケティング」や「プロジェクト X」といったキーワードだけでできている。
なぜ起こるのか
テーマはいくらでも議論できますが、問いには答えられます。
役立つこと
アジェンダの各項目を、決定で終わる質問の形にする。
境界
情報共有のための会議もあります。その場合の目的は意思決定ではなく理解です。
02
誰が決めるのかが不明確
気づくきっかけ
時間切れになるまで議論が堂々巡りする。
なぜ起こるのか
全員が合意を待ち、誰も最終決定権を持っていない。
役立つこと
議題に入る前に、誰が決めるのか、採決があるのかを伝える。
境界
最終決定権を持つ人には、チームの信頼が必要です。
03
何も記録されていない
気づくきっかけ
議事録がないか、後で誰にもわからないキーワードだけが残っている。
なぜ起こるのか
議事録係は役割として決まっていないので、誰もきちんとやらない。
役立つこと
1人が記録し、決定事項は完全な文で書く。
境界
議事録は、チームが確認する場所にあってこそ役に立ちます。
04
担当者名のないタスク
気づくきっかけ
最後は「やりましょう」で終わり、誰も自分のことだと思わない。
なぜ起こるのか
タスクについて話し合っても、割り当てられない。
役立つこと
会議中に、すべてのタスクを期日付きで誰かに渡す。
境界
不在の人には、タスクを割り当てる前に確認が必要です。

解決の道筋

1つのルールどんなツールにも勝ります。

成果の出ない会議を解決する方法
道筋	十分なのは	境界
決まった会議ルールとこのチェックリスト	定例ミーティングが少なく、きちんと守っている。	タスクが、仕事をする場所ではなく議事録に記録される。
共有ドキュメントの議事録テンプレート	全員がドキュメントを見つけて読める。	議事録に書かれたタスクは、誰かが手作業で追跡しなければならない。
自動文字起こし機能つきのミーティングツール	多くの会話があり、何も見逃したくない。	メモは、まだ決定でもタスクでもありません。
Peak One	議事録、決定事項、担当者付きのタスクを一か所で見つけられるようにしたい。	議事録とタスクは Docs と Work という 2 つのアプリにあります。タスクは自分で Work に登録します。